Ein neuer Mitarbeiter wurde rekrutiert oder hat sich im Bewerbungsverfahren durchgesetzt. Damit steht er kurz davor Teil des Unternehmens und eines bestehenden Teams zu werden. Um den neuen Mitarbeitenden bestmöglichen Willkommen zu heißen und zu integrieren, ist ein durchdachtes Onboarding-Konzept nötig. Dieses ist wichtig für die weitere Entwicklung und die Produktivität des Neuen. Bestenfalls wird der Onboarding Prozess durch eine Mitarbeiter-App unterstützt.
Was ist Onboarding?
Onboarding ist ein gängiger Begriff aus dem Personalmanagement und meint wortwörtlich an Bord holen, wonach der Onboarding Prozess im Bezug auf ein Unternehmen das Einstellen sowie das adressatenorientierte Integrieren der neuen Mitarbeitenden bedeutet.
Dabei soll das Onboarding
- die schnelle und sichere Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden in ihr neues Aufgabenfeld umfassen,
- ihm die Unternehmenswerte, -ziele und -kultur näher bringen,
- interne Prozesse verständlich machen und
- die Integration in ein bestehendes Team durch den Kontakt zu den neuen Kollegen und Kolleginnen ermöglichen.
Mithilfe eines Onboarding-Konzepts und durch die Nutzung passender Hilfestellungen wie einer Mitarbeiter-App wird das Ziel des Onboardings verfolgt, die Produktivität und Motivation der neuen Mitarbeitenden von Anfang an hoch zu halten bzw. zu steigern. Auch die Bindung zum Unternehmen und dem Rest der Belegschaft aufzubauen und zu stärken gehört oft zu den Zielen.
Das Onboarding beginnt bereits mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag und endet üblicherweise mit dem Ablauf der Probezeit. Je nachdem wie komplex das Tätigkeitsfeld ist, indem der neue Mitarbeitende zukünftig arbeiten wird, kann der Onboarding-Prozess dabei einige Wochen und Monate oder aber deutlich länger oder kürzer dauern.
Warum ist Onboarding wichtig?
Eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist aus vielerlei Gründen relevant. Zum einen kann sich der neue Mitarbeiter, bzw. die neue Mitarbeiterin gleich willkommen fühlen, wenn er oder sie beispielsweise bereits vor dem ersten Arbeitstag Infomaterial zu den bevorstehenden Aufgaben und seiner oder ihrer Abteilung erhält, sowie vor Ort vorgestellt und strukturiert eingewiesen wird. Wenn die neuen Neuen zudem von Anfang an Wertschätzung für ihre Arbeit erfahren sowie schnell Verantwortung und eigene Aufgaben übernehmen können, genießen sie sofortiges Vertrauen und sind motiviert, ihr Bestes zu geben.
Beim Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden auch erste Kontakte zu Kollegen und Kolleginen geknüpft, wenn diese aufrichtiges Interesse an den Neuen zeigen sowie diese unaufgefordert als Teil des Teams verstehen. Dies ebnet den Weg für eine zukünftig reibungslose Zusammenarbeit und gute Mitarbeiterbeziehungen unter den Kolleginnen und Kollegen. Zudem führt ein Onboarding unter Einbeziehung der bestehenden Mitarbeitenden auch bei diesen zu einem Gefühl der Wertschätzung, da diese das Gefühl haben, Teil des Einarbeitungsprozesses zu sein.
Für das Unternehmen bedeutet ein gelungenes Onboarding, dass die neuen Mitarbeitenden auch über die Probezeit hinaus gerne Teil des Unternehmens bleibent. Dies spart Zeit und Kosten bei einer andernfalls notwendigen Neubesetzung der Stelle. Zudem verbreitet sich dadurch die positive Information, dass es sich bei dem Unternehmen um einen attraktiven Arbeitgeber handelt.
Die genannten Gründe zeigen die Notwendigkeit, den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende ernst zu nehmen und entsprechend vorzubereiten, um einen motivierten und effizient arbeitenden neue Arbeitskraft für das eigene Unternehmen zu gewinnen und zu halten. Gerade auch angesichts der aktuellen Corona-Pandemie müssen neue Remote-Mitarbeitende durchdacht und umfangreich eingearbeitet sowie so persönlich wie möglich ins Team integriert werden.
Was sind die Vorteile guten Onboardings?
- motivierte neue Mitarbeitende, die das Unternehmen bereichern
- optimierte Einarbeitungsprozesse dank Mitarbeiter-Apps
- reibungslose Übergabe von Aufgaben
- geringe Kündigungsrate
- frühzeitige Loyalität zum Unternehmen
- verbessertes Mitarbeitererlebnis bei neuen und bestehenden Mitarbeitenden
- das Bild des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber
- Steigerung der Team-Effizienz
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- Umfangreiche und strukturierte Einarbeitung
Das Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in gewerblichen Branchen müssen über Arbeitsabläufe, Ansprechpartner sowie den Zugang zu relevanten Informationen schnellstmöglich unterrichtet werden, um einerseits den Arbeitsprozess nicht zu behindern und andererseits schnell eigenständig einsetzbar zu sein.
Dabei sollten die neuen Mitarbeitenden jedoch nicht ins kalte Wasser geworfen, sondern umfangreich informiert und aufgeklärt werden. Dies gibt sowohl den neuen Mitarbeitenden ein gutes Gefühl und erlaubt einen zügigen und effizienten Einstieg in den Berufsalltag.
- Ein vorbereiteter Arbeitsplatz
Damit die neuen Mitarbeitenden an Ihrem ersten Arbeitstag direkt loslegen und sich nicht nur erwünscht, sondern willkommen fühlen, sollten der zukünftige Arbeitsplatz des neuen Kollegen sowie dessen Fach im Pausenraum ausreichend vorbereitet sein.
Hinterlassenschaften des Vorgängers, fehlende Arbeitsutensilien oder ein unhygienischer Zustand sorgen dagegen nicht für einen guten ersten Eindruck.
- Persönlicher Austausch
Jeder war einmal irgendwo neu. Darum ist es hilfreich für die neuen Mitarbeitenden, aber auch für das ganze Team, den Austausch zwischen den Kolleginnen und Kollegen voranzutreiben. So können die bestehenden Mitarbeitenden schon vor dem ersten Arbeitstag der Neuen über deren Kommen informiert werden und aktiv dazu aufgefordert werden, ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.
Im Idealfall übernimmt ein Ansprechpartner die Einarbeitung der Neuen, stellt diese dem ganzem Team vor und macht eine ausführliche Tour durch das Unternehmen, um Fragen zu beantworten und Abläufe zu erklären.
- Erreichbarkeit
Neue Mitarbeitende sollten sich nicht scheuen, Arbeitsabläufe zu hinterfragen sowie grundsätzlich Fragen zu stellen und Vorschläge zu machen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn sie auch von Anfang an das Gefühl bekommen, für ihre Anliegen einen Ansprechpartner zu haben und dass diese überhaupt von Belang sind.
Daher sollte das Onboarding-Konzept ausreichend Zeit und Raum für die Mitarbeitenden bieten um neue Eindrücke sacken zu lassen und Fragen und Bedenken zu äußern. Dafür eignen sich informierende Meetings ebenso wie ein Mentor, dem von Seiten des Unternehmens ausreichend Zeit für die Einarbeitung eingeräumt wird. Auf diese Weise kann zeitnah auf Anfragen der neuen Mitarbeitenden reagiert werden.
- Feedback und Anerkennung
Die Vorgesetzten und der Ansprechpartner der neuen Mitarbeitenden sollten sich ausreichend Zeit für Feedback-Gespräche nehmen und die erfolgreiche Umsetzung von ersten Aufgaben der Neuankömmlinge wertschätzen. Bereits nach dem ersten Tag, aber auch nach der ersten Woche, den ersten Monaten und am Ende der Probezeit sollte ausreichend Zeit für ein Gespräch über Eindrücke der neuen Mitarbeitenden und die Beobachtungen der Vorgesetzten eingeräumt werden.
So erfahren Mitarbeitende, wie ihre bisherige Arbeit von Seiten des Unternehmens wahrgenommen wird und das Unternehmen kann Onboarding-Prozesse optimieren, sowie Einblicke in die Erlebenswelt des Mitarbeitenden bekommen. Im Sinne des Mitarbeitererlebnisses sollte diese Feedback-Kultur natürlich über die Zeit des Onboardings hinausgehen.
- Teil des Unternehmens
Neue Mitarbeitende wollen schnell den Status der Neulinge ablegen. Am einfachsten gelingt dies, wenn ihnen die Unternehmenskultur und -werte durch die Kollegen und Kolleginnen nahe gebracht werden und sie sich mit diesen identifizieren können. Dies erhöht die Bindung an das Unternehmen und an die neuen Mitarbeitenden und verbessert das individuelle Mitarbeitererlebnis.
Damit neue Mitarbeitende sich auch in Zeiten von Corona eingebunden und integriert fühlen, müssen mitunter besondere Strategien wie Online-Team-Events oder Treffen außerhalb des Büros angewandt werden.
Die erste Woche für neue Mitarbeitende
Bevor neue Mitarbeitende ihren ersten Arbeitstag erleben, sollten ihnen vorab ausreichend Informationen zugespielt werden, die den Arbeitsalltag betreffen und etwa Lagepläne, Kontakte und Unternehmensinformationen umfassen, aber auch Informationen zu Freizeitangeboten oder Benefits (wie z. B: Zugang zu Hörbuch-Apps oder Online-Kursen). Ein Ablaufplan für den ersten Tag oder die erste Woche hilft den Neuen bei der Terminierung der folgenden Tage und bietet ihnen einen hilfreichen Leitfaden.
Die Personalabteilung und die neuen Mitarbeitenden haben zu diesem Zeitpunkt bestenfalls bereits online relevante Informationen ausgetauscht, sodass das Anlegen der Personalakte (in Papierform oder digital) schnell und unkompliziert erfolgen kann. Die bestehenden Mitarbeitenden wissen, wann und zu welcher Uhrzeit die neue Fachkraft ihren ersten Tag im Unternehmen beginnt und unterstützen sie in ihrer ersten Woche besonders.
Am ersten Tag im Unternehmen nimmt sich ein Ansprechpartner den neuen Mitarbeitenden an, führt sie herum und stellt die neuen Kollegen und Kolleginnen vor. Zudem wird der neue Arbeitsplatz begangen und eventuell erstes Arbeitsmittel wie Dienstkleidung oder Transponder übergeben. Zugänge zum Intranet oder einer Mitarbeiter-App sollten bereits vorab angelegt worden sein, sodass die neuen Mitarbeitenden sofort auch digital eingebunden werden können. Bereits am Ende des ersten Tages ist es sinnvoll, neue Mitarbeitende nach ihrem Befinden zu fragen und sie aktiv aufzufordern, Fragen zu stellen sowie die eigenen Erwartungen an die erste Zeit im Unternehmen zu kommunizieren.
In den folgenden Tagen wird neue Mitarbeitende in die Arbeitsprozesse und Tools eingewiesen, unterstützt von ihrem Ansprechpartner. Von Seiten des Unternehmens sollten Arbeitsplatz- sowie Leistungserwartungen klar kommuniziert werden, um Missverständnisse von vorneherein auszuschließen. Durch Team-Meetings können sich neue Mitarbeitende schnell und nach eigenem Ermessen einbringen, um schnellstmöglich eigenverantwortlich arbeiten zu können und Kontakte innerhalb der Belegschaft. Gemeinsame Mittagessen erleichtern den Neuen die Integration und die bestehenden Mitarbeitenden lernen ihre neuen Kollegen außerhalb des Berufsalltags besser kennen.
Am Ende der ersten Arbeitswoche sowie nach Ablauf einiger Monate empfehlen sich beiderseitige Evaluationen, um auf Leistungen und Eindrücke eingehen zu können und Feedback zu geben.
Wie kann eine Mitarbeiter-App den Onboarding-Prozess unterstützen?
Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden soll für alle Beteiligten möglichst reibungslos vonstatten gehen, sodass sich neue Kollegen und Kolleginnen schnell als Teil des Teams verstehen und motiviert und effizient in ihrem neuen Tätigkeitsbereich arbeiten können. Eine Mitarbeiter-App kann dabei helfen, wichtige Teilbereiche des Onboardings digital und zum Teil automatisiert abzudecken.
So können mit einer zentralen und mobil nutzbaren Mitarbeiter-App wichtige Dokumente ortsungebunden zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise kann der Mitarbeitende auch nach dem ersten Arbeitstag noch einmal in Ruhe wichtige Informationen nachlesen und eventuell direkte Nachfragen stellen. Denn durch die Chat-Funktion einer Mitarbeiter-App verfügt er über einen direkten Draht zu seinem Ansprechpartner und seinen neuen Kolleginnen und Kollegen.
Der Personalabteilung kann ebenfalls viel Arbeit abgenommen werden, da mithilfe der HR-Technologie einer App beispielsweise automatisch Onboarding-Dokumente versendet werden, aber auch papierlose Dienstpläne und eine digitale Gehaltsabrechnung Zeit und Kosten sparen und den neuen Mitarbeitenden direkt auf ihrem Handy zur Verfügung gestellt werden können.
Schulungsvideos, die über die App aufgerufen werden können, sparen Zeit bei der Einarbeitung – sowohl auf Seiten der Neuen als auf Seiten des Unternehmens. Mit der Beekeeper-App sind zudem Integrationen mit e-Learning Tools wie MobieTrain möglich, welche Mitarbeitende – ob neue oder bestehende – ansprechend zum Wissenserwerb inspiriert.
An einem innovativen Weg, Know-how zu teilen, arbeitet das Startup Ario. Das junge Team entwickelt eine Augmented-Reality-Anwendung, mit der Mitarbeitende spielend die passenden Informationen im richtigen Kontext erhalten. Mit dieser Idee hat Ario vor kurzem den Frontline Innovator Award von Beekeeper gewonnen.
Zu guter Letzt kann die schon vielfach angesprochene Feedback-Kultur dank einer Mitarbeiter-App auch online umgesetzt sowie analysiert werden.
Neue Mitarbeitende bekommen durch eine Mitarbeiter-App zudem den positiven Eindruck, dass ihr neuer Arbeitgeber modern, digital affin und offen für Austausch ist. Er wird bereits zu seinem ersten Arbeitstag umfangreich mit Informationen ausgestattet und kann dank Chats und Channels direkt Kontakte mit seinen neuen Kollegen und Kolleginnen knüpfen.
