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Die ultimative Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Zum Onboarding-Leitfaden

Das Erstellen einer Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hilft Personalverantwortlichen, jeden Teil des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses zu verfolgen, zu analysieren und zu optimieren.

Beim Onboarding von Mitarbeitern gibt es viel zu beachten. Von der Begrüßung neuer Mitarbeiter über die Bereitstellung von Schulungsmaterialien bis hin zur Sicherstellung, dass ihre Steuerformulare eingereicht werden, gibt es Raum für Fehler und Verwirrung.

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen reduziert eine Checkliste die Überforderung und macht den Onboarding-Prozess effizienter. Aus diesem Artikel erfahren Sie:

  • Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
  • Warum eine Checkliste für die Einarbeitung wichtig ist
  • Unterschiedliche Phasen während des Onboarding-Prozesses
  • Best Practices zum Erstellen einer neuen Einarbeitungscheckliste

Wir fügen auch eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter als Muster bei, damit Sie Ihre eigene erstellen und anpassen können.

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Beginnen wir mit den Grundlagen.

Was ist Mitarbeiter-Onboarding?

Sobald Sie am ersten Tag Ihren Arbeitsplatz betreten, begegnen Sie neuen Gesichtern, Verfahren, Technologien und Papierkram. Vom Unterschreiben von Formularen bis zum Kaffeetrinken mit Kollegen – all das gehört zum Onboarding von Mitarbeitenden. Schauen wir uns eine formellere Definition an.

Die Kurzform „Onboarding“ stammt ursprünglich aus dem amerikanischen Englisch und steht für „taking on board“ – grob übersetzt: „neue Mitarbeiter an Bord holen“. Gemeint ist die systematische Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen

Karrierebibel

Während der Einarbeitung erfahren Mitarbeitende mehr über die Struktur, Kultur und Werte der Organisation sowie natürlich auch darüber, was von ihnen im Job erwartet wird und wie sie diese Erwartungen erfüllen können. Die formelle Einführung ins Unternehmen umfasst organisierte Aktivitäten, wie Treffen mit Vorgesetzten und die Teilnahme an Schulungsprogrammen. Auch informelle Begegnungen, wie das Mittagessen mit einem Kollegen, zählen zum Onboarding.

Das Onboarding von Mitarbeitenden ist nicht dasselbe wie die Mitarbeiterorientierung, obwohl die beiden Begriffe oft synonym verwendet werden. Die Orientierung ist in der Regel ein kurzfristiger Prozess, der das Ausfüllen von Papierkram beinhaltet und einige Tage bis zu einer Woche dauert. Onboarding ist ein längerfristiger Prozess, der Mitarbeitende in ihre spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten integriert.

Der Nutzen einer Einarbeitungscheckliste

Bei der Einarbeitung neuer mitarbeiter sind Checklisten eines von mehreren Tools, die zu einem erfolgreichen Onboarding-Prozess für Neueinstellungen beitragen. Lassen Sie uns definieren, was eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter bedeutet:

Eine Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste ist ein Leitfaden für das HR-Team und den Einstellungsmanager eines Unternehmens, der sicherstellt, dass Arbeitgeber keinen der Schritte im Onboarding-Prozess eines Mitarbeiters verpassen.

Das Onboarding kann sowohl für neue Mitarbeitende als auch für Personalverantwortliche stressig und auslaugend sein , insbesondere wenn es viele Schritte gibt, die über mehrere Tage, Wochen oder sogar Monate hinweg verfolgt werden müssen. Eine aktuelle Checkliste für die Einarbeitung verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein entscheidender Schritt übersehen wird und sowohl Mitarbeitende als auch Manager später Zeit damit verschwenden müssen, den Vorgang zurückzuverfolgen.

Eine Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat mehrere Vorteile:

  • Konsistentes Onboarding 
  • Schnelles Onboarding
  • Stressfreies Onboarding

All dies kann sich positiv auf das Mitarbeiterengagement auswirken. Das Engagement der Mitarbeitenden oder ihr Verhältnis zum Arbeitgeber beginnt am ersten Tag der Einarbeitung. Der erste Eindruck vom Arbeitsplatz gibt den Ton an, wie im neuen Job alles funktionieren wird. Ein organisierter und effizienter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende besser vorbereitet, motivierter und produktiver werden.

Onboarding-Phasen

Lassen Sie uns die verschiedenen Teile des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses aufschlüsseln, damit wir besser verstehen, was bei der Erstellung einer Onboarding-Checkliste für Neueinstellungen zu beachten ist.

Orientierung

Wie bereits erwähnt, ist Orientierung nicht gleichbedeutend mit Onboarding, sondern Teil eines längeren Prozesses. Ziel der Orientierung ist es, neue Mitarbeitende an ihren neuen Arbeitsplatz heranzuführen. Dabei werden sieaber noch nicht vollständig integriert. 

Orientierung kann eine Eins-zu-Eins-Erfahrung sein. Aber für größere Organisationen, insbesondere solche, die Mitarbeitende an vorderster Front beschäftigen, bringt die Orientierung normalerweise eine Gruppe neuer Mitarbeitender auf einmal zusammen. Präsentationen, Walk-Throughs und Frage-und-Antwort-Runden sind typische Beispiele für Orientierungsaktivitäten.

Berufsspezifische Schulungen

Nachdem die Mitarbeitenden die Grundlagen ihres neuen Arbeitsplatzes kennen, besteht der nächste Schritt darin, sie mit ihren täglichen Aufgaben vertraut zu machen. Dazu gehören zum Beispiel eine Klärung der Leistungserwartungen, die Begleitung erfahrener Kolleginnen oder Kollegen und technische Unterweisungen. Der Vorteil des digitalen Onboardings besteht darin, dass berufsspezifische Schulungen auch dann stattfinden können, wenn die Mitarbeiter auf verschiedene Standorte verteilt sind. Dies kann besonders nützlich für Frontline-Organisationen sein, die eine verstreute Belegschaft beschäftigen. Die Schaffung eines digitalen Onboarding-Prozesses über eine mobile-first Lösung wie Beekeeper bedeutet, dass Mitarbeitende berufsspezifische Schulungen jederzeit absolvieren können, wo immer sie sich befinden.

Übergangsphase

In der Regel sind die Mitarbeitenden nach 2 bis 4 Monaten mit den ersten Phasen des Onboardings fertig, eine Übergangsphase beginnt. Während dieser Zeit werden sich die neuen Mitarbeitenden vollständig mit ihrer Rolle vertraut machen. Die Personalabteilung tritt an dieser Stelle meist in den Hintergrund und die neuen Arbeitskräfte stehen eher mit unmittelbaren Mitarbeitenden und Vorgesetzten in Kontakt.

Profi-Tipp: Unterstützen Sie Mitarbeitende auch in der Übergangsphase durch kontinuierliches Lernen. Micro-Learnings sind eine der effektivsten Schulungsmethoden für Mitarbeitende, da sie Fähigkeiten in kleinen Dosen im Laufe der Zeit aufbauen.

Kontinuierliche Entwicklung

Die letzte Phase des Onboarding-Prozesses konzentriert sich auf die Entwicklung der Mitarbeitenden innerhalb der Organisation. Zeit und Ressourcen in die Erstellung eines langfristigen Plans zu investieren, signalisiert den Mitarbeitenden, dass das Unternehmen, für das sie arbeiten, in ihre Entwicklung investiert. Dies wiederum gibt ihnen mehr Motivation, im Unternehmen zu bleiben und ihr Bestes zu geben.

In dieser Phase können Führungskräfte beurteilen, wie gut die Mitarbeitenden in ihre Rolle übergegangen sind und ob sie zusätzliche Ressourcen benötigen, um erfolgreich zu sein. Laufbahnkartierung, individualisierte Pläne und Zielsetzung sind mögliche Bestandteile eines kontinuierlichen Entwicklungsplans.

Schlüsselelemente einer Checkliste für die Einarbeitung

Wenn Sie ein erfolgreiches Onboarding-Programm erstellen, denken Sie darüber nach, wie Ihre Onboarding-Erfahrung bei einem neuen Job war. Hattest Sie alle nötigen Ressourcen? Oder waren Sie sich selbst überlassen? Was hätten Sie noch benötigt? Hier sind ein paar Best Practices für die Erstellung einer Einarbeitungscheckliste.

Ziele und Erwartungen klar formulieren

Die meisten Führungskräfte möchten, dass ihre Teammitglieder Höchstleistungen erbringen. Aber was bedeutet das konkret? Definieren Sie Metriken, die den Fortschritt der neuen Arbeitskräfte beim Onboarding darstellen. Das hilft auch den neuen Mitarbeitenden zu verstehen, wo sie im Einführungsprozess stehen und woran sie arbeiten müssen. Ausserdem ermöglicht dieser Ansatz, dass Führungskräfte Mitarbeitendende, die Schwierigkeiten mit bestimmten Aspekten des Onboardings haben, frühzeitig unterstützen. Ebenso können sich Mitarbeitende zu Wort melden, wenn sie nicht über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um ein Ziel zu erreichen, das ihre Vorgesetzten ihnen gibt.

Realistische Ziele setzen

Sie können nicht erwarten, dass neue Mitarbeitende alle ihnen gegebenen Informationen sofort behalten und am ersten Tag perfekte Leistungen erbringen. Das Setzen realistischer Ziele kann neuen Mitarbeitenden helfen, sich auf eine Weise an ihre neue Arbeitsumgebung zu gewöhnen, die Vertrauen aufbaut, ohne sie zu überwältigen. Realistische Ziele motivieren neue Mitarbeitende, indem sie es ihnen ermöglichen, regelmäßig Meilensteine ​​zu erreichen.

Papierkram eliminieren

Das Onboarding von Mitarbeitenden bringt oft einen Berg von Papierkram mit sich. Handbücher, Produktspezifikationen, Regelwerke und Sicherheitsrichtlinien sind wichtige Dokumente, die jedoch in Papierform oft nicht optimal genutzt werden können. Mitarbeitende sehen möglicherweise diese großen, klobigen Handbücher, die während der Einarbeitung in den Büros der Personalabteilung liegen, haben aber nach mehreren Monaten im Job keinen einfachen Zugriff darauf. Die Digitalisierung der Dokumentation und eine Umstellung auf papierlose Prozesse bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, wichtige Materialien während des Onboarding-Prozesses und darüber hinaus griffbereit zu haben. Zu wissen, dass diese Dokumente immer zur Verfügung stehen, gibt den Mitarbeitenden auch die Gewissheit, dass sie bei Bedarf jederzeit auf sie zurückgreifen können.

Mentoren bestimmen

Es ist eine Sache, ein Handbuch zur Durchführung einer Aufgabe zu lesen oder sich ein Schulungsvideo dazu anzusehen. Aber es ist ein ganz anderes Erlebnis, es selbst in der Wirklichkeit zu versuchen. Nervosität bei neuen Jobs, Leistungsdruck und eine ungewohnte Umgebung können sich alle auf die Fähigkeit neuer Mitarbeitender auswirken, ihre Aufgaben zu erfüllen. Die Zuweisung eines Mentors oder einer Mentorin, also einer Person, die ihnen in der Einführungszeit mit Rat und Tat beiseite steht und ihnen hilft, sich im neuen Job zurecht zu finden kann solche Situationen lösen bevor sie wirklich zum Problem werden.

Checkliste Einarbeitung neuer Mitarbeitender: Das Muster

Eine standardmäßige Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kann Personalverantwortlichen helfen, bei der Mitarbeiterführung nicht den Faden zu verlieren und jeden nötigen Schritt zu evaluieren. Hier ist unser Vorlage für eine Checkliste zur Einarbeitung, die sie kopieren und beliebig anpassen können.

Pre-Onboarding

__ Arbeitsplatz vorbereiten

__ Verantwortliche Führungskraft kontaktieren

__ Team über Neuzugang informieren

__ Details zum Arbeitsanfang kommunizieren (Tag/Uhrzeit/Ort)

__ Erforderliche Dokumente sammeln

__ Onboarding-Zeitplan mitteilen

Tag 1

__ Rundgang durch den Arbeitsplatz

__ Einführung in Werkzeuge/Ausrüstung/Technologie

__ HR-Dokumentation durchgehen (Gehaltsabrechnung, Steuern, Versicherungen usw.)

__ Teammitglieder vorstellen

__ Erwartungen definieren (Termine, Sicherheit, Leistung usw.)

__ Unternehmenskultur und Mission besprechen

__ Mentor:in zuweisen/vorstellen

Woche 1

__ Schulungen planen

__ Informelle Veranstaltungen organisieren (Happy Hour, Meet and Greet, etc.)

__ Status der HR-Dokumente überprüfen

__ Herausforderungen identifizieren und angehen

Einarbeitungs-Checkliste für den ersten Monat und darüber hinaus

__ Leistungsfortschritt überprüfen

__ Zusätzliche Schulungen planen (falls erforderlich)

__ Weitere Teambuilding-Aktivitäten planen

__ Zufriedenheit mit dem Onboarding abfragen

Eine Checkliste für die Einarbeitung erstellen: Die wichtigsten Tipps

Lassen Sie uns zusammenfassen, warum es sich lohnt eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Muster bereit zu haben: 

  • Weniger Aufwand für Manager und Managerinnen
  • Wichtige Onboarding-Schritte werden garantiert abgeschlossen
  • Einheitliche Prozesse, die überprüft und verbessert werden können

Unsere Vorlage für Ihre Onboarding-Checkliste haben sie ja schon gesehen. Hier noch ein paar Ideen, wie Sie diese Ihren Bedürfnissen am besten anpassen:

  • Setzen Sie sich realistische, spezifische Ziele und Erwartungen 
  • Vermeiden Sie Papierkram und digitalisieren Sie den Onboarding-Prozess
  • Durchdenken Sie jeden Teil des Prozesses, von der Orientierung bis zur weiteren Entwicklung
  • Erstellen Sie eine ganzheitliche Strategie, die das gesamte Onboarding umfasst

Möchten Sie wissen, wie Sie ein besseres und effizientes Onboarding an der Frontline realisieren können? Lesen Sie unseren Leitfaden.