Mitarbeiter Apps für bessere Kommunikation und Effizienz
Wenn ein Unternehmen heute wettbewerbsfähig sein will, muss es dafür sorgen, dass die interne Kommunikation gut funktioniert und Prozesse optimal durchgeführt werden. In vielen Berufen ist es seit langer Zeit selbstverständlich, dass Mitarbeitende regelmäßig ihre E-Mails checken, Chatnachrichten schreiben und über das Internet und am Computer praktisch alles erledigen. Was aber, wenn jemand keinen Computer hat, geschweige denn einen Schreibtisch? Vor allem bei Firmen mit vielen Mitarbeitenden ohne PC und Schreibtisch ist eine Mitarbeiter-App das ideale Mittel, um beide Ziele zu unterstützen. Durch sie wird der Austausch zwischen Führungskräften und der Belegschaft, aber auch den Mitarbeitenden untereinander möglich.
Kein PC am Arbeitsplatz: Das ist die Realität für 80% der Arbeitskräfte auf diesem Planeten. Sie sind die Frontline-Mitarbeitenden in Unternehmen und Organisationen von der Fertigung über den Einzelhandel bis ins Gesundheitswesen. Blicken wir auf ihren Alltag, wirkt die Zeit wie vor 20 Jahren stehengeblieben: Stapel von Papier, Aushänge, Ordner und Stempel, wohin das Auge blickt. Mitarbeitende sind mit administrativen Aufgaben überladen und auf sich allein gestellt. Nur 10% von ihnen nutzen die digitalen Tools ihres Unternehmens.
Der Grund dafür ist, dass diese fast durchgängig für PC-Arbeit gemacht wurden, die sich grundlegend von der an der Frontline unterscheidet. Die größten Unterscheide im gewerblichen Bereich:
- Kein Schreibtisch
- Sprachbarrieren
- Koordinierung und Zusammenarbeit offline
- Hohe Fluktuation
- Immer auf den Beinen
Und weil die IT-Lösungen von heute nicht für diese systemrelevanten Mitarbeitenden gemacht sind, müssen die sich auf herkömmliche Methoden verlassen: Alles auf Papier, an Schwarzen Brettern, analog und in mündlichen Besprechungen. Ihr Arbeitsalltag wird gesteuert von Prozessen, die sich seit Jahrzehnten kaum entwickelt haben. Angefangen bei Schichtplänen und Lohnzetteln über Sicherheitsprotokolle bis zu Checklisten für immer wiederkehrende Aufgaben.
Täglich neue Herausforderungen
Zu den normalen Herausforderungen kommt eine Vielzahl von Hindernissen, die gewerbliche Mitarbeitende und ihre Vorgesetzten mit diesen veralteten Methoden bezwingen müssen. Extreme Wetterlagen, unbesetzte Stellen, neue interne oder gesetzliche Regelungen, fehlendes Arbeitsmaterial: All das erschwert es den Teams, Bestleistungen zu bringen. Und diese Belastung führt leicht zu Burnout oder innerer Kündigung.
Reden wir darüber, was das konkret für das Geschäft bedeutet. Diese Probleme machen nicht nur herausfordernde Jobs noch schwieriger, sie kosten Ihr Unternehmen auch bares Geld. Deloitte hat vor ein paar Jahren berechnet, dass die Kosten des Status Quo (also veralteter Technologie an der Frontline) sich jährlich auf ungefähr 8000 Euro pro Mitarbeitenden belaufen. Bei Ihren 4000 Mitarbeitenden wären das also rund 32 Millionen Euro. Wenn man all die versteckten Kosten durch Fluktuation, Unterbesetzung, Überstunden und mehr bedenkt, ist das vielleicht noch konservativ gerechnet. Neue Mitarbeitende waren dank Eintellungsboni und hohen Einarbeitungskosten noch nie so teuer wie heute. Zu wenige und unerfahrene Mitarbeitende führen zu verpassten Zielen, schlechter Qualität und mehr Arbeitsunfällen. Das führt nicht nur zu Umsatzeinbußen sondern auch zu Unzufriedenheit bei den Kunden.
Als Unternehmen muss man sich entscheiden: Entweder man verändert sich, oder man verliert. Und zwar Angestellte, Kunden und entscheidende Wettbewerbsvorteile. Es hängt so viel von Ihren Mitarbeitenden in der Produktion ab. Das heißt aber auch, dass Sie sie in Ihren größten Wettbewerbsvorteil verwandeln können.
Den Schlüssel dazu haben auch die meisten Fabrikarbeiterinnen, Kellner und Kassierer in ihrer Hosentasche: das Smartphone. Mit der richtigen App ausgestattet wird es zum wichtigen Bindeglied zwischen Mitarbeitenden, Teams und Organisationen.
Professionelle Mitarbeiter-Apps findet man nicht in jedem App Store, sie laufen aber genau so auf den Smartphones der Beschäftigten. Einfachere Lösungen können das Intranet ersetzen oder ergänzen um die Mitarbeiterbindung zu steigern und direkte Kommunikation zu ermöglichen. Weiter entwickelte Apps können zudem als Kollaborationstool für effizientere Zusammenarbeit sorgen und steigern so die Produktivität des gesamten Betriebs.
Generation Smartphone
Nicht nur junge Mitarbeitende wissen eine gute App zu schätzen. Laut dem Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) nutzten 2019 schon 79 Prozent der Deutschen ein Smartphone, mit besonders starkem Wachstum in der mittleren Altersgruppe. Der digitale Alltag hat uns alle eingeholt.
Die Digitalisierung der Arbeit ist nicht aufzuhalten. Der Wandel, den mobile Echtzeitkommunikation über Mitarbeiter-Apps bedeutet, gleicht dem Aufstieg des PCs in den 80er Jahren, als die Korrespondenz zunächst in Form von E-Mails digitalisiert wurde.
Aber anders als der PC vor rund 40 Jahren erlaubt die Allgegenwärtigkeit der Smartphones heute, dass ein Arsenal an digitaler Kommunikation buchstäblich in der Tasche aller Mitarbeitenden lebt, ohne an einen Schreibtisch gebunden zu sein. Diese Verlagerung hat die Art und Weise, wie Unternehmen die Verbindung der Angestellten durch Mitarbeitermanagement herstellen, grundlegend verändert.
Während Büroangestellte schon seit langem in den Genuss digitaler Kommunikation kommen, waren gewerbliche Mitarbeitende lange außen vor. Auch moderne Kommunikationstools wie Slack und MS Teams sind grundsätzlich für den Computer gedacht.
In Branchen, die viele Mitarbeitende ohne Schreibtisch und Rechner beschäftigen, wie Hotellerie, Produktion, Einzelhandel und unzählige andere, kann die neue digitale Mobilität nicht nur interne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, sondern auch die Art und Weise der Geschäftsführung grundlegend verändern. Zudem eignet sich eine Mitarbeiter App neben der verbesserten Kommunikation auch die Verwaltung unterstützen, da viele Aufgaben der Personalabteilung effizient digitalisiert werden können.
Was eine Mitarbeiter App können muss
Die Anforderungen an eine App für Kollaboration und Kommunikation hängen immer von der individuellen Situation ab und die Auswahl kann schwierig sein. Hier einige der wichtigsten Funktionen:
- Sofortbenachrichtigungen – Schnelle, zentralisierte Weitergabe von wichtigen und aktuellen Nachrichten ist essenziell.
- Newsfeed – Intern öffentliche Kanäle sorgen für Transparenz und erhöhen die Mitarbeiterbindung.
- Meetings, Chats und Videokonferenzen – Direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden ermöglicht reibungslose Zusammenarbeit
- Dateiablage, Wiki, Schwarzes Brett – Wichtige Informationen, wie Hygienevorschriften immer in der Hosentasche.
- Feedback, Befragung, Onboarding – Mitarbeiter-Apps können das Mitarbeitererlebnis in vielen Bereichen verbessern.
- Suche, Filterfunktion – Vergessen wir nicht das Grundsätzliche für den schnellen Überblick.
- Integrationsfähigkeit – Am besten lässt sich die Mitarbeiter-App nahtlos mit bestehenden Tools (vom Intranet bis zum Online-Dienstplan) verbinden.
Wenn nicht alle Mitarbeitenden fließend die Unternehmenssprache sprechen, sollten Sie auch auf eine eingebaute Übersetzungsfunktion achten.
Warum lohnt sich eine Mitarbeiter App?
Hier noch einmal die wichtigsten Vorteile in Kürze:
- Bessere Interne Kommunikation
- Höchste Sicherheit
- Schnelle Erreichbarkeit
- Erhöhte Mitarbeiterbindung
- Mehr Produktivität
All diese Vorteile finden Sie in Beekeeper, dem Kollaborationstool für gewerbliche Teams. Mitarbeitende können sich in wenigen Minuten, auch ohne E-Mail-Adresse anmelden und die App sofort intuitiv nutzen.
So überzeugen Sie Führungskräfte von einer Mitarbeiter-App
Trotz der offensichtlichen Argumente für die Implementierung einer internen Mitarbeiter-App kann es manchmal ein harter Kampf für Angestellte und Personalmanager sein, die Führungsebene davon zu überzeugen, in eine App für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu investieren.
Wir haben die besten Tipps für eine zielführende Argumentation in einem White Paper zusammengefasst.
Hier ein kleiner Einblick.
1. Untermauern Sie mit Daten die Wichtigkeit einer Mitarbeiter App
Überlegen Sie, welche Daten Ihre Argumentation am besten unterstützen und was genau die Anforderungen aus der internen Kommunikation Ihres Unternehmens an eine Mitarbeiter-App sind. Finden Sie vergleichbare Unternehmen und füttern Sie Ihre Präsentation mit den Daten und Statistiken für die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Als Beispiel: Für ein Multi-Location-Franchise ist es zentral, die Mitarbeitenden unter einem digitalen Dach zu vereinen und so die Möglichkeit zum unternehmensweiten Austausch zu generieren.
Für ein Restaurant oder ein Unternehmen im Einzelhandel kann der zeitsparende Vorteil, den Dienstplan für Mitarbeitende über eine App zu erstellen, ein zentraler Aspekt sein. Ziehen Sie die Parallelen für Ihr Unternehmen von solchen Erfolgsgeschichten und untermauern Sie Ihre Argumente mit Zahlen.
Dies wird Sie dabei unterstützen, die Relevanz einer Mitarbeiter-App aufzuzeigen. Hilfreich ist es in diesem Kontext auch, auf die Konformität mit Datenschutzbestimmungen der Mitarbeiter-App hinzuweisen.
2. Erklären Sie die Wichtigkeit von Mitarbeiterzufriedenheit
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist zu einer der wichtigsten Messzahlen für Unternehmen geworden und es gibt gute Gründe, die Mitarbeiterbindung zu einer Ihrer obersten Prioritäten zu machen. In gewerblichen Organisationen identifizieren sich laut manchen Studien nur 13 Prozent der Beschäftigten mit dem Unternehmen, und das kann folgen haben.
Laut Mitarbeiter-Engagement-Expertin und Autorin Jill Christensen geht es nicht nur um die Moral und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch um das betriebliche Endergebnis. Bei niedriger Mitarbeiterbindung leiden die Team-Produktivität, die Kundenzufriedenheit – und auch das Umsatzwachstum:
„Die profitabelsten Unternehmen der Welt und die Unternehmen, die am schnellsten wachsen, haben ein Höchstmaß an Mitarbeiterengagement.“ – Jill Christensen, Expertin für Mitarbeiterbindung und Autorin
Auch haben hochgradig engagierte Mitarbeitende in allen Branchen nachweisliche Erfolge bei der Erzielung von ROI gezeigt. Ein Weg zu größerem Engagement ist es, den Mitarbeitenden die Möglichkeit für Feedback zu geben. Dies kann beispielsweise schnell und einfach über eine Mitarbeiter-App realisiert werden. Die Bedeutung der Mitarbeiterbeteiligung durch fundierte Statistiken zu verdeutlichen, hilft Führungskräften zu sehen, wie sich unengagierte Mitarbeitende auf jeden Aspekt des Geschäfts auswirken.
3. Entwickeln Sie ein erfolgreiches Pilotprogramm für eine Mitarbeiter App
Die Entwicklung eines perfekten Pilotprogramms hilft als weiterer Schritt, um Ihr Führungsteam von den Vorteilen einer Team-Kommunikationssoftware zu überzeugen.
In kleinen Rahmen kann die Software ausprobiert und getestet werden, um somit Daten aus erster Hand zu generieren. Dieser Ansatz stützt sich auf eine breite Palette von Erfahrungen, sodass Sie eine wirklich umfassende Stichprobe von Daten haben, mit denen Sie während des Rollouts der Mitarbeiter-App die Vorher-Nachher-Situation mit Ihrem Team vergleichen und kontrastieren können.
Mit der richtigen Recherche und unterstützenden Daten wird es einfacher, ein prägnantes Bild für die Führungsriege zu zeichnen, das von der Wichtigkeit und den Möglichkeiten einer Mitarbeiter-App überzeugt. Somit erleichtern Sie Ihren Führungskräften die Entscheidung, eine Mitarbeiter-App einzuführen.
Das Betriebssystem für die Frontline
Wenn Sie das volle Potential ausschöpfen, wird aus der Mitarbeiter-App mehr als nur ein Kommunikationstool. Sie kann zur Schaltzentrale werden, die die ganze Organisation am Laufen hält. Sozusagen ein Betriebssystem für die Frontline.
Das ist unser Anspruch mit Beekeeper. Unsere Plattform bietet alles, um die größten Herausforderungen im gewerblichen Bereich zu meistern. Wenn wir den besten Ausgangspunkt gefunden haben (z. B. Sicherheitsvorschriften oder Schichtplanung), stellen wir eine Lösung aus 3 Komponenten zusammen:
- Informieren
- Ausführen
- Organisieren
Unser Ziel ist es, Ihre Herausforderungen so schnell wie möglich gemeinsam mit Ihnen zu lösen, deshalb plant unser Customer Success Team mit Ihnen das ideale Rollout. Das hilft Ihnen, schnell durchstarten zu können.
Das ist unser Anspruch mit Beekeeper. Unsere Plattform bietet alles, um die größten Herausforderungen im gewerblichen Bereich zu meistern. Wenn wir den besten Ausgangspunkt gefunden haben (z. B. Sicherheitsvorschriften oder Schichtplanung), stellen wir eine Lösung aus 3 Komponenten zusammen:
- Informieren
- Ausführen
- Organisieren
Unser Ziel ist es, Ihre Herausforderungen so schnell wie möglich gemeinsam mit Ihnen zu lösen, deshalb plant unser Customer Success Team mit Ihnen das ideale Rollout. Das hilft Ihnen, schnell durchstarten zu können und nicht zuviel auf einmal zu investieren.
