In den meisten Unternehmen in Deutschland ist ein eindeutiger Trend hin zu einer intensiveren Personalentwicklung zu beobachten. Das bestätigen auch einschlägige Statistiken. Einer der wesentlichen Gründe hierfür besteht im immer stärkeren Fachkräftemangel. Da viele Unternehmen große Probleme damit haben, passende Fach- und Führungskräfte zu finden, gehen sie dazu über, diese durch Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen selbst zu entwickeln. In unserem ersten Artikel zur Personalentwicklung haben wir bereits die Vorteile und Ziele besprochen. Nun geht es darum, wie Sie in der Personalentwicklung Maßnahmen umsetzen, mit denen Sie diese Ziele schnell und effektiv erreichen.
Was sind die Aufgaben der Personalentwicklung?
Die Personalentwicklung dient dazu, die Kompetenzen der Mitarbeitenden zu erweitern. Davon profitieren Sie als Arbeitgeber, da Sie die Arbeitskräfte auf diese Weise für anspruchsvollere Tätigkeiten einsetzen können. Doch auch für die Mitarbeitenden ist dies sehr positiv, da diese Maßnahmen die persönliche Karriere fördern. Zu den wichtigsten Aufgaben der Personalentwicklung gehört es, Potenziale in der Belegschaft zu erkennen und diese gezielt zu fördern.
Was ist der Unterschied zu Fort- und Weiterbildung?
Wenn es um die Instrumente der Personalentwicklung geht, kommen den meisten Menschen erst einmal Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen in den Sinn. Das alleine sind jedoch noch keine ausreichenden Maßnahmen für eine effektive Personalentwicklung. Deshalb schauen wir uns zunächst an, worin überhaupt die Unterschiede zwischen Fort- und Weiterbildung bestehen und was darüber hinaus noch für die Personalentwicklung erforderlich ist.
Bei reinen Weiterbildungsmaßnahmen handelt es sich um (virtuelle oder Präsenz-)Lehrveranstaltungen, bei denen das Unternehmen die Lernziele selbst festlegen kann. Außerdem erhalten die Teilnehmer hierbei keinen allgemein anerkannten Bildungsabschluss. Häufig wird ihnen zwar ein Zertifikat ausgestellt, doch handelt es sich dabei lediglich um eine Bestätigung der Teilnahme am entsprechenden Kurs. Oftmals führt der Arbeitgeber diese Veranstaltungen intern durch. Sie sind daher nur für die Mitarbeitenden des entsprechenden Unternehmens bestimmt. Bei der Fortbildung handelt es sich hingegen um öffentlich zugängliche Kurse, die das Ziel haben, einen gesetzlich anerkannten Abschluss zu erreichen. Dabei kann es sich beispielsweise um die Aufstiegsfortbildung auf Meisterebene handeln. Doch auch die Durchführung einer gesetzlich anerkannten Berufsausbildung oder sogar eines Studiums fallen in diesen Bereich.
Im Rahmen der Personalentwicklung spielen sowohl die Fort- als auch die Weiterbildung eine wichtige Rolle.
In vielen Fällen handelt es sich dabei um spezifische Weiterbildungsmaßnahmen, die genau auf die Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens abgestimmt sind. Sollte für deren Ausübung jedoch eine bestimmte Ausbildung vorgeschrieben sein, ist es auch möglich, die hierfür erforderlichen Fortbildungsmaßnahmen umzusetzen. Obwohl Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen den zentralen Aspekt der Personalentwicklung darstellen, geht diese noch einen Schritt weiter. Hierbei spielt auch die strategische Planung eine wichtige Rolle. Es ist wichtig, bereits frühzeitig herauszufinden, welche Anforderungen in absehbarer Zeit bestehen werden. Danach ist es notwendig, geeignete Kandidaten zu finden. Dafür ist es erforderlich, Potenziale zu entdecken und richtig einzuschätzen. Schließlich müssen Sie dem entsprechenden Mitarbeitenden die Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen und ihn von diesem Weg überzeugen. Erst danach ist die Umsetzung der entsprechenden Personalentwicklungsmaßnahmen aus dem Bereich der Fort- und Weiterbildung möglich.
Welche Maßnahmen gibt es?
Sie können im Bereich der Personalentwicklung Maßnahmen ganz unterschiedlicher Art umsetzen. Deshalb ist es für ein Unternehmen sehr wichtig, durch die Auswahl geeigneter Instrumente Personalentwicklung und Bildungsmaßnahmen so zu gestalten, dass sie die gewünschten Kenntnisse und Fähigkeiten gezielt und effizient vermitteln. Bevor wir auf die konkrete Umsetzung eingehen, wollen wir zunächst jedoch ein kleines Framework entwerfen. Dieses teilt die verschiedenen Umsetzungsformen in unterschiedliche Gruppen ein.
On the Job – Weiterbildung im Beruf
Die meisten Maßnahmen im Bereich der Personalentwicklung finden „On the Job“ statt – also während der Berufsausübung. Das beginnt meistens bereits am ersten Arbeitstag – mit dem Onboarding. Häufig verfügt eine neue Arbeitskraft zwar über eine Ausbildung und über Berufserfahrung. Dennoch kann es hinsichtlich der genauen Arbeitsabläufe große Unterschiede zwischen den einzelnen Unternehmen geben. Deshalb ist es wichtig, zu Beginn genau zu erklären, wie die Aufgaben zu erledigen sind. Das führt nicht nur zu einem reibungslosen Workflow und hilft dabei, Fehler zu vermeiden. Darüber hinaus führen Weiterbildung und Personalentwicklung dazu, dass die neuen Arbeitskräfte das Gefühl erhalten, dass der Arbeitgeber sich um sie kümmert. Das kann die Motivation und die Identifizierung mit dem Unternehmen deutlich erhöhen.
Die Maßnahmen gehen jedoch auch nach der ersten Einarbeitung weiter.
Insbesondere wenn die Aufgaben, die eine Arbeitskraft erledigen soll, sehr komplex sind oder wenn diese nicht genau dem Ausbildungsstand entsprechen. In diesen Fällen bietet es sich an, Mentoring- oder Coaching-Programme umzusetzen. Dabei nimmt sich einer der erfahrenen Mitarbeitenden oder ein externer Experte Zeit, um dem neuen Kollegen alle Abläufe genau zu erklären. Auch im weiteren Verlauf ist es möglich, dass die Mitarbeitenden während ihrer Berufsausübung neue Kompetenzen erwerben. Das ist beispielsweise durch den Wechsel der Tätigkeiten mit einem der Kollegen (Job Rotation), eine Erweiterung des Aufgabenbereichs (Job Enlargement) oder durch eine Erweiterung des Entscheidungsspielraums (Job Enrichment) möglich.
Into the Job – berufsvorbereitende Unterstützung
Aufgrund des Fachkräftemangels kann es sich lohnen, Maßnahmen für Personalentwicklung und Ausbildung bereits berufsvorbereitend umzusetzen. Grundlage hierfür ist eine langfristig angelegte Personalmarketing-Strategie. Wenn Sie die Kandidaten bereits während der Ausbildung einlernen – beispielsweise im Rahmen eines Praktikums oder Trainee-Programms – vermitteln Sie nicht nur die erforderlichen Sachkenntnisse. Darüber hinaus erzeugen Sie dabei bereits eine Bindung zum Betrieb, die später bei der Berufswahl den Ausschlag für Ihr Unternehmen geben kann. Noch intensiver wird diese durch eine umfassendere Unterstützung bei der Ausbildung – beispielsweise durch ein innerbetriebliches Ausbildungsprogramm oder durch die Möglichkeit, ein duales Studium zu absolvieren.
Along the Job – berufsbegleitende Maßnahmen
Berufsbegleitende Maßnahmen stellen eine weitere Alternative dar. Diese sind recht ähnlich zu den Instrumenten, die wir bereits im Bereich „on the job“ präsentiert haben. Allerdings findet der Lernprozess hierbei normalerweise nicht während der Ausübung der Tätigkeiten statt, sondern ist von dieser getrennt. Dabei sollen neue Qualifikationen vermittelt werden, die einen beruflichen Aufstieg ermöglichen.
Near the Job – externe Schulungen während der Arbeitszeit
Die Maßnahmen in der Kategorie „near the job“ finden zwar nicht direkt am Arbeitsplatz statt, sie stehen jedoch in engem Zusammenhang mit der Berufsausübung. Dabei kann es sich beispielsweise um die Bildung von Qualitätszirkeln handeln, in denen Mitarbeitende unterschiedlicher Abteilungen ermitteln, auf welche Weise sich die Arbeitsprozesse im Unternehmen verbessern lassen. Diese Maßnahmen finden normalerweise während der Arbeitszeit statt.
Off the Job – externe Schulungen außerhalb der Arbeitszeit
Die Kategorie „off the job“ umfasst alle Maßnahmen, die außerhalb des Betriebs stattfinden. Dabei kann es sich um Lehrveranstaltungen wie einzelne Seminare oder Workshops bis hin zu einem kompletten berufsbegleitenden Studium handeln. Diese Maßnahmen sind anspruchsvoll und zeitintensiv. Deshalb erfordern sie eine besonders hohe Motivation der Mitarbeitenden. Der Nutzen ist hierbei jedoch meistens besonders hoch. Deshalb sollten Sie diese als Arbeitgeber so gut wie möglich unterstützen.
Konkrete Beispiele für Instrumente der Personalentwicklung
Nach dieser Klassifizierung wollen wir Ihnen nun noch die wichtigsten Maßnahmen für die Personalentwicklung vorstellen. Dabei bestehen vielfältige Möglichkeiten – vom Mentorenprogramm bis hin zur Nutzung einer Mitarbeiter-App.
Mentorenprogramm
Bei einem Mentorenprogramm kümmert sich eine erfahrene Arbeitskraft um die neuen Kollegen. Sie lernt sie in alle Tätigkeiten ein und erklärt ihnen die Abläufe im Betrieb. Das ist auch für das Wissensmanagement von großer Bedeutung. In diesem Rahmen ist es möglich, alle Kenntnisse zu erfassen, sodass diese nicht verloren gehen, wenn eine Arbeitskraft aus dem Betrieb ausscheidet.
Kompetenzerweiterung
Kompetenzerweiterung bedeutet, dass Sie einer Arbeitskraft mehr Entscheidungs- und Gestaltungsspielraum geben. Daraus folgt, dass die Vorgesetzten sich stärker zurücknehmen und nicht mehr alle Details kontrollieren. Das stellt einen ersten Schritt dar, um später selbst eine Führungsposition zu übernehmen. Dafür ist zunächst eine intensive Einarbeitung notwendig, die genau herausstellt, auf welcher Basis die Entscheidungen getroffen werden sollten.
Talentprogramme
Talente zu finden und zu entwickeln, stellt eine hervorragende Möglichkeit dar, um dem Fachkräftemangel die Stirn zu bieten. Dazu ist es notwendig, ein Talentprogramm aufzusetzen. Dessen Ziel besteht darin, die Fähigkeiten der Mitarbeitenden einzuschätzen und auf dieser Basis einen Talentpool zu erstellen, aus dem das Unternehmen zukünftige Fach- und Führungskräfte rekrutiert.
Mitarbeiter-App
Eine sehr praktische Maßnahme für die Personalentwicklung stellt eine Mitarbeiter-App wie Beekeeper dar. Diese ermöglicht eine einfache Anwendung über das Smartphone. Das führt zu einer hohen Flexibilität – sowohl zeitlich als auch räumlich. Beispielsweise ist es möglich, hier eine Wissensdatenbank einzupflegen, die die Mitarbeitenden bei der Erledigung ihrer Aufgaben nutzen können. Auch wenn Sie mit einer Standard Operating Procedure (SOP) die Arbeitsabläufe verbindlich vorgeben, ist die App sehr nützlich. Bei Bedarf können die Mitarbeitenden die SOP damit direkt am Arbeitsplatz abrufen. Sie können hier sogar Kurse und Lernvideos bereitstellen. Schließlich ist damit ein einfacher und informeller Austausch zwischen den Arbeitskräften möglich. Das fördert die Weitergabe von Wissen und trägt außerdem zu einem besseren Zusammenhalt im Betrieb bei.
Mitarbeiterbeurteilungen
Um die Mitarbeitenden weiterentwickeln zu können, ist es wichtig, deren Fähigkeiten und Neigungen genau zu kennen. Nur wenn die entsprechende Person dazu fähig und gewillt ist, können die Maßnahmen erfolgreich sein. Deshalb ist eine intensive Mitarbeiterbeurteilung in diesem Bereich sehr wichtig.
ELearning
Das ELearning kommt im Bereich der Personalentwicklung immer häufiger zum Einsatz. Das gestaltet die Maßnahmen meistens kostengünstig und sehr effektiv. Darüber hinaus profitieren die Mitarbeitenden von einer hohen Flexibilität. Die Möglichkeiten sind hierbei sehr vielfältig. Sie reichen von automatisierten Lernprogrammen bis hin zu Online-Seminaren.
Zusammenfassung: So setzen Sie in der Personalentwicklung Maßnahmen erfolgreich um
Wenn Sie im Bereich der Personalentwicklung Maßnahmen umsetzen wollen, die Ihre Mitarbeitenden voranbringen, ist es sehr wichtig, diese sorgfältig auszuwählen. Welche Instrumente sich eignen, hängt immer davon ab, welche Inhalte Sie übermitteln und wie Sie das Lernen in die Arbeitsabläufe integrieren möchten. In der Regel bietet es sich an, digitale Lernformen wie beispielsweise die Mitarbeiter-App von Beekeeper zu verwenden. Das sorgt für eine hervorragende Flexibilität und für eine sehr effektive Wissensvermittlung. So können Sie in Ihrem Unternehmen Fach- und Führungskräfte selbst heranführen. Lesen Sie jetzt, wie der Fachkräftemangel das Mitarbeitererlebnis für gewerbliche Arbeitskräfte nachhaltig verändert.
