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SOP für Anfänger: Dokumentierte Standards, die Zeit und Geld sparen

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Im Kern geht es in jedem Unternehmen um eine Reihe von Prozessen. Wie genau diese ausgeführt werden müssen, sollte als SOP dokumentiert werden. Unternehmen erstellen diese internen Leitfäden, um schlanke, effiziente und einheitliche Arbeitsabläufe zu schaffen.

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SOP: Eine Definition

Beginnen wir mit den Grundlagen. Was ist die Bedeutung von SOP? SOP steht für Standard Operating Procedure, zu deutsch Standardvorgehensweise. Es ist eine Anleitung, die einen Prozess in Schritte aufgliedert und verschiedene Formate haben kann, von Flussdiagrammen bis hin zu Checklisten. Im Qualitätsmanagement sind SOPs wichtige Bausteine. 

Anstatt das Rad jedes Mal neu zu erfinden, reicht es, einmal eine SOP-Vorlage zu erstellen.

Warum SOPs?

Standardarbeitsanweisungen können Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten und letztendlich Geld zu sparen. Eine SOP in der Produktion kann beispielsweise die tägliche Maschinenwartung beschreiben. Eine Checkliste, die täglich überprüft werden muss, kann ungeplante Ausfallzeiten aufgrund von Geräteausfällen verhindern. 

8 Tipps zu SOP-Erstellung

Die jüngsten Ereignisse haben erneut die Bedeutung von SOP-Vorlagen und Best Practices gezeigt. Als COVID-19 auftauchte, mussten viele Unternehmen schnell neue Betriebsabläufe schaffen, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Zum Beispiel mit einer SOP zur Desinfektion von Oberflächen und anderen Prozessen, um die Geschäftskontinuität zu stützen. 

Auf den ersten Blick scheinen SOPs starre Strukturen ohne Spielraum für Flexibilität zu schaffen. Aber eine SOP diktiert einfach die Details einer einzelnen Aufgabe. Tatsächlich rationalisieren effektive SOPs Prozesse, um Platz für Innovationen zu schaffen. Je effizienter die internen Prozesse werden, desto weniger Geld wird ausgegeben und desto mehr Kapital steht für Wachstumsinitiativen zur Verfügung. 

Nehmen Sie zum Beispiel Apple. Das Unternehmen verschiebt die Grenzen des Design Thinking, indem es strenge Protokolle für die Aufgabenerledigung befolgt. Starbucks konnte durch die Standardisierung der Kaffeezubereitung sprunghaft wachsen. Kunden weltweit kommen wegen der Vertrautheit und Zuverlässigkeit des Prozesses und des Produkts wieder. 

Hier sind 10 Top-Tipps zum Erstellen einer effektiven SOP:

  1. Identifizieren Sie Ihr Publikum. Das bestimmt den Detailgrad Ihrer SOP und die von Ihnen verwendete Sprache. Wenn Sie sich an eine Gruppe wenden, die bereits Erfahrung mit diesem speziellen Prozess hat, können Sie eher technische Formulierung entscheiden. 
  2. Teilen Sie den Vorgang logisch auf. Gehen Sie den Prozess durch und gliedern Sie die Schritte der Reihe nach. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Schritte oder Informationen vergessen. 
  3. Seien Sie klar und prägnant. Ihr Ziel ist es, Missverständnisse zu reduzieren. Verwenden Sie eine einfache Sprache und halten Sie sich kurz. Nutzen Sie die aktive Stimme, um Ihre Mitarbeitenden einzubeziehen. Beginnen Sie Anweisungen mit dem Imperativ. Beispiel: „Reinigen Sie das Gerät nach jedem Gebrauch.“ 
  4. Befragen Sie Mitarbeitende. Bevor Sie eine SOP erstellen, müssen Sie einige Vorarbeit leisten, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Informationen enthält. Befragen Sie Mitarbeitende, um sicherzustellen, dass Sie jeden Schritt des Prozesses abdecken.
SOP
  1. Machen Sie SOPs digital verfügbar. In der heutigen Arbeitswelt ist die effektivste Art eine mobile Arbeitsplatz-App, die jedem Mitarbeitenden Zugriff auf das Dokument auf dem Smartphone ermöglicht. 
  2. Verwenden Sie visuelle Elemente. Illustrationen, Flussdiagramme oder Fotos sind eine schnelle und benutzerfreundliche Methode, um einen komplexen Prozess zu vermitteln. 
  3. Führen Sie mehrere Probeläufe durch. Testen Sie Ihre SOP, indem Sie den Prozess mit Personen, die diese Aufgabe regelmäßig ausführen, einige Male durchlaufen. Wiederholen Sie dies mit einer Person, die mit der Aufgabe nicht vertraut ist. 
  4. Halten Sie SOPs auf dem neuesten Stand. Unternehmen entwickeln sich ständig weiter. Stellen Sie sicher, dass Ihre Standardarbeitsanweisungen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Prozessen und Verfahren widerzuspiegeln. 

Natürlich bringt auch die beste SOP nur etwas, wenn sie auch gelesen wird. Sparen Sie Ihren gewerblichen Mitarbeitenden die Suche nach gedruckten Handbüchern oder einem Zugang zum Intranet. Nutzen Sie eine Mitarbeiter-App wie Beekeeper, um alle wichtigen Dokumente direkt aufs Smartphone der Mitarbeitenden zu bekommen.

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