Der Mitarbeiter Newsletter stellt in vielen Unternehmen nur eine lästige Pflicht dar und kaum eine der Arbeitskräfte liest ihn. Andere Betriebe haben ihn sogar komplett eingestellt. Doch kann der Firmen Newsletter einen wichtigen Teil der Kommunikation innerhalb des Unternehmens darstellen.
Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sie ihn ansprechend präsentieren. Darüber hinaus ist es selbstverständlich notwendig, ihn mit spannenden Inhalten zu füllen. Deshalb stellen wir Ihnen hier einige interessante Ideen für die Gestaltung des Mitarbeiter Newsletters vor und gehen darauf ein, wie Sie diesen Ihren Arbeitskräften am besten präsentieren.
Ist ein interner Newsletter noch zeitgemäß?
In zahlreichen Unternehmen taucht die Frage auf, ob der interne Newsletter überhaupt noch zeitgemäß ist. Dieses Mittel kommt häufig bereits seit Jahrzehnten zum Einsatz – es findet aber kaum Beachtung. Um die Inhalte zu erstellen und das Layout vorzugeben, ist viel Arbeitszeit notwendig. Es kommt hinzu, dass manchmal noch zusätzliche Kosten entstehen – insbesondere wenn Sie hierbei herkömmliche Verteilungsformen umsetzen. Sollten Sie den Newsletter in Papierform verteilen, müssen Sie beispielsweise den Druck und den Versand bezahlen. Es kommt hinzu, dass sich nur schwer kontrollieren lässt, ob die Mitarbeitenden die Inhalte tatsächlich lesen. In vielen Fällen geht die Geschäftsführung davon aus, dass die meisten Newsletter ungelesen im Altpapier landen oder gelöscht werden. Gerade wenn die Führungsetage die Inhalte selbst nicht interessant findet, kann dieser Eindruck schnell entstehen. Demnach müsste man die eingangs aufgestellte Frage mit Nein beantworten.
Das ist jedoch nicht immer der Fall. Es gibt durchaus auch zeitgemäße Konzepte für die Umsetzung des Newsletters. Wenn Sie hierfür ein einfaches elektronisches Format wählen, können Sie nicht nur die Kosten für dieses Mittel senken. Darüber hinaus ist es häufig möglich, die Effekte genau zu messen. Hierbei ist in der Regel ein Tracking möglich, mit dessen Hilfe Sie genau feststellen können, ob Ihre Mitarbeitenden die Inhalte wirklich lesen.
Als klassischen Kanal für einen Mitarbeiter Newsletter fällt einem zunächst die E-Mail ein. Besonders bei Organisationen, in denen viele Mitarbeitende an der Frontline, also z.B. im Kundenkontakt oder in der Produktion beschäftigt sind, ist dieses Mittel aber nicht ausreichend. Diese haben zum einen keine Zeit und keinen Computer am Arbeitsplatz, zum anderen oft nicht einmal eine Firmen-E-Mail-Adresse.
Für diese Mitarbeitenden lohnt es sich, die Inhalte, die typischerweise im Newsletter ihren Platz hätten, in einer App wie Beekeeper zu teilen. Hier stehen je nach Thema dedizierte Kanäle zur Verfügung, aber es sind auch Umfragen und Kampagnen mit Empfangsbestätigung möglich.
Mit einer Kombination aus E-Mails für das Backoffice und Beekeeper-App für die Frontline können Sie eine optimale Verbreitung der Informationen sicherstellen.
Neben der technischen Umsetzung spielen auch die Inhalte eine wichtige Rolle. Wenn Sie hier nur langweilige Beiträge veröffentlichen, die sich ständig wiederholen, ist der Mitarbeiter Newsletter weitestgehend wirkungslos. Sollten Sie hingegen spannende Inhalte präsentieren, die die Mitarbeitenden interessieren und die für die Ausübung der Arbeit von Bedeutung sind, ist dieses Mittel auch heute noch zeitgemäß und stellt eine hervorragende Ergänzung zu Ihrem Mitarbeitermagazin dar.
Warum Mitarbeitende per Newsletter informieren?
Einem Bericht des Spiegels zufolge ist die Motivation der Mitarbeitenden in Deutschland im internationalen Vergleich sehr gering. Unmotivierte Angestellte verursachen jedoch enorme Kosten – beispielsweise durch eine geringere Produktivität und durch einen höheren Krankenstand. Einer der Gründe, die der Bericht hierfür angibt, ist die fehlende Perspektive auf Selbstverwirklichung innerhalb des Unternehmens.
Um dieses Problem zu verhindern, ist es wichtig, die Mitarbeitenden bei den Plänen und Zielen des Unternehmens einzubeziehen. Wenn sie das Gefühl haben, Teil einer bedeutenden Entwicklung zu sein und dabei eine wichtige Rolle zu spielen, kann das die Wahrnehmung der Perspektiven für die eigenen beruflichen Ziele deutlich verbessern. Die Grundlage hierfür stellt eine transparente Kommunikation dar. Hierbei kann der interne Newsletter sehr hilfreich sein. Dieser gibt Ihnen die Möglichkeit, die Mitarbeitenden direkt und persönlich anzusprechen. So fühlen sie sich in die Entwicklungen und Entscheidungsprozesse besser eingebunden.
Darüber hinaus bietet der Newsletter weitere Vorteile. Hier können Sie auch über Persönliches sowie über soziale Veranstaltungen im Unternehmen berichten. Das stärkt den Zusammenhalt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über neue Produkte, Kunden oder Organisationsformen zu schreiben. Kleine Artikel zu diesen Themen, die Sie gemeinsam mit anderen interessanten Inhalten ausliefern, sorgen häufig für eine deutlich erfolgreichere Wissensvermittlung, als wenn Sie hierfür einen Kurs oder ein Seminar organisieren.
Beispiele für erfolgreiche Firmen Newsletter
Die letzten beiden Absätze haben gezeigt: Der Firmen Newsletter lohnt sich nur dann, wenn Sie ihn richtig umsetzen. Falls Sie hierbei veraltete Technik verwenden oder nur belanglose Themen behandeln, erzielen Sie damit sicherlich keinen großen Effekt, sodass Sie sich die Maßnahme auch sparen können. Um kurz klarzumachen, wie sich ein gut gestalteter Newsletter positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann, ist es sinnvoll, einige Beispiele vorzustellen. Diese zeigen auf, wie eine sorgfältige Auswahl der Themen einen positiven Effekt auf die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen haben kann. Die beiden Mitarbeiter Newsletter Beispiele beziehen sich auf die Vorstellung einer neuen Arbeitskraft und die Präsentation neuer Produkte.
Beispiel 1: Vorstellung neuer Mitarbeitender
Unser erstes Firmen Newsletter Beispiel bezieht sich auf die Vorstellung eines neuen Kollegen. Wenn eine neue Arbeitskraft in Ihrem Unternehmen anfängt, ist es nicht immer ganz einfach, sich einzuleben – sowohl beruflich als auch auf einer persönlichen Ebene. Deshalb kann es hilfreich sein, die neuen Mitarbeitenden im Newsletter vorzustellen. So wissen die Kolleginnen und Kollegen, mit wem sie es zu tun bekommen. Sollten Sie hier eine kleine Vorstellung mit einigen persönlichen Details einfügen, erleichtert diese das Kennenlernen und sorgt für Gesprächsstoff. So fühlen sich die neuen Fachkräfte vom ersten Tag an wohl. Das kann die Bindung zum Unternehmen verbessern. Auch hinsichtlich der Organisation der Arbeitsabläufe kann dies vorteilhaft sein. Wenn die Kollegen wissen, in welchem Bereich die neue Fachkraft tätig sind, sind sie sich darüber bewusst, dass diese noch nicht über viel Erfahrung bei der entsprechenden Tätigkeit verfügt. So können sie Hilfestellung geben und bei Fehlern sofort eingreifen.
Beispiel 2: Neue Produkte vorstellen
Auch für die Präsentation der internen Prozesse und Neuerungen in Ihrem Unternehmen kann der Newsletter hilfreich sein. Je besser die Mitarbeitenden über Veränderungen informiert sind, desto leichter lassen sich diese umsetzen. Deshalb kann der interne Newsletter Beispiele für neue Produkte enthalten, die Sie in Ihr Sortiment aufnehmen. Wenn Sie einen neuen Artikel anbieten, sind zunächst nur recht wenige Mitarbeitende involviert – beispielsweise die Fachkräfte der Entwicklungsabteilung, oder des Bereichs, der für die Produktion zuständig ist. Doch interessieren sich wahrscheinlich auch die übrigen Angestellten für diese neuen Angebote. Indem Sie sie darüber in Ihrem Newsletter informieren, sorgen Sie dafür, dass sie sich bei diesen Prozessen involviert fühlen. Außerdem verbessern Sie dadurch die Sachkenntnis zu den neuen Produkten. Das ist ebenfalls vorteilhaft, da diese Artikel im weiteren Verlauf häufig auch für die übrigen Abteilungen Bedeutung erlangen. Zusätzlich wird so jeder Mitarbeitende zu einem Repräsentanten Ihres Unternehmens, der Ihre Produkte auch gegenüber anderen Menschen vertritt.
Themen für den Newsletter für Mitarbeiter
Einer der entscheidenden Faktoren dafür, dass Ihr Mitarbeiter Newsletter zu einem Erfolg wird, stellt die Auswahl passender Themen dar. Nur wenn diese interessant und informativ sind, lesen die Mitarbeitenden die Artikel gerne. Wichtig ist es dabei, auf eine gute Mischung zu achten. Beispielsweise ist es sinnvoll, Neuigkeiten aus dem Unternehmen mit privaten Themen zu den Mitarbeitenden und eher allgemeinen Inhalten, die nicht nur für Ihre Firma relevant sind, zu kombinieren. So ist für alle Arbeitskräfte etwas Passendes dabei. Die folgenden neun Themenvorschläge könnten Sie beispielsweise in Ihrem Newsletter behandeln:
Vision, Mission, Goals
Jedes Unternehmen hat Ziele und eine Mission sowie eine Vision davon, wie es diese erreichen kann. Dabei ist es wichtig, dass sich die Mitarbeitenden damit identifizieren. Dazu ist es zunächst notwendig, dass sie die Ziele überhaupt kennen. Außerdem ist es wichtig, die Vorteile klar zu kommunizieren. All das können Sie in Ihren Newsletter aufnehmen. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über verschiedene Aspekte Ihrer Mission und Ihrer Vision informieren, führt das zu einer höheren Bindung. Darüber hinaus können Sie Ihre Ziele besser erreichen, wenn die gesamte Belegschaft auf diese hinarbeitet.
Updates zur Unternehmensorganisation
Veränderungsprozesse verursachen bei vielen Mitarbeitenden Ängste und eine ablehnende Haltung – insbesondere wenn sie nicht gut darüber informiert sind. Dann entstehen schnell Gerüchte, die die Umsetzung erschweren. Deshalb ist hierbei eine gute Kommunikation sehr wichtig. In Ihrem Newsletter können Sie Ihren Mitarbeitenden regelmäßige Updates zu Veränderungsprozessen in Ihrem Unternehmen geben und die Vorteile derselben klar kommunizieren.
Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Weiterbildung trägt zur persönlichen Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden bei. Zudem profitiert das Unternehmen von einer höheren Qualifikation der Angestellten. Das führt häufig zu einer klassischen Win-Win-Situation. Dafür ist es jedoch wichtig, dass das Personal über die Weiterbildungsmöglichkeiten informiert ist und deren Vorteile wahrnimmt. Um dies zu erreichen, können Sie die Weiterbildungsangebote in Ihrem Firmen Newsletter vorstellen.
Interne Stellenangebote
Fachkräfte sind in vielen Bereichen schwer zu finden. Deshalb ist es wichtig, hierbei alle Kanäle auszuschöpfen. Dazu gehört es auch, die Kontakte der eigenen Mitarbeitenden zu nutzen. Gerade wenn diese selbst im benötigten Fachbereich tätig sind, verfügen sie häufig über Kontakte zu anderen Fachkräften. Deshalb ist es wichtig, Stellenangebote auch intern bekannt zu machen. Der Newsletter eignet sich für diese Aufgabe hervorragend.
Employee Stories
Die Mitarbeitenden verbringen einen großen Teil ihrer Zeit bei der Arbeit. Deshalb ist es nicht nur wichtig, dass sie hier ihre Aufgaben korrekt erfüllen, sondern auch, dass sie sich wohlfühlen. Dazu ist es sehr wichtig, eine persönliche Bindung zu den Kollegen aufzubauen. Auch eine Wertschätzung vonseiten der Unternehmensleitung ist hierfür sehr wichtig. In beiden Bereichen können Employee Stories helfen. Hier ist es möglich, einige persönliche und professionelle Aspekte der einzelnen Mitarbeitenden vorzustellen. Das drückt Wertschätzung aus und kann den Zusammenhalt in der Belegschaft verbessern.
Case Studies
Case Studies untersuchen einen bestimmten Vorgang innerhalb Ihres Unternehmens – beispielsweise die Umsetzung eines Projekts, die Erledigung eines Auftrags für einen Kunden oder die Einführung einer neuen Verkaufsstrategie. Daraus lassen sich auch für die übrigen Mitarbeitenden wertvolle Erkenntnisse gewinnen – auch wenn das konkrete Beispiel nicht direkt mit ihrer Tätigkeit zusammenhängt. Das kann die Zusammenarbeit verbessern und auch für die eigenen Aufgaben viele Anregungen geben. Da es sich hierbei um ein konkretes Beispiel handelt, das außerdem den eigenen Arbeitgeber betrifft, sind diese Studien besonders relevant und interessant. Des Weiteren sorgen sie häufig für Gesprächsstoff und können fruchtbare Diskussionen anregen. Deshalb sollten sie in Ihrem Newsletter ebenfalls nicht fehlen.
News zu Kunden und Geschäftspartnern
Sollten Sie einen wichtigen neuen Kunden gewonnen oder eine Zusammenarbeit mit einem anderen Unternehmen vereinbart haben, ist dies auch für Ihre Mitarbeitenden von Interesse. Viele von ihnen werden im Laufe der Zeit in Kontakt zu den Vertretern des entsprechenden Unternehmens treten. Deshalb ist es sinnvoll, dieses ausführlich vorzustellen. Auch für dieses Thema bietet sich der Newsletter an.
Glückwünsche und Jubiläen
Wenn ein Mitarbeitender einen runden Geburtstag hat, heiratet oder ein Kind bekommt, ist dies ein freudiger Anlass, der jedoch auf den privaten Bereich beschränkt ist. Wenn dazu ein offizieller Glückwunsch von der Betriebsleitung kommt, erhalten die Arbeitskräfte das Gefühl, dass sie wichtig und geschätzt sind. Deshalb ist es sinnvoll, auch diese Themen in den Newsletter aufzunehmen. So informieren Sie außerdem die Kollegen darüber, sodass diese ebenfalls ihre Glückwünsche aussprechen können. Das führt zu einem angenehmen Betriebsklima. Bei Mitarbeiterjubiläen ist dies besonders sinnvoll, da der Anlass hierbei in einem direkten Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen steht.
Gewinnspiele
Falls Sie den Eindruck haben, dass sich Ihre Mitarbeitenden nicht allzu sehr für Ihren Newsletter interessieren, können Sie es einmal mit einem Gewinnspiel versuchen. Ein attraktiver Preis sorgt sicherlich für viel Aufmerksamkeit.
Best Practices für interne Newsletter
Nicht jeder Mitarbeiter Newsletter wird zu einem Erfolg. Oftmals landen diese direkt im Papierkorb, obwohl die Erstellung mit einem großen Aufwand verbunden war. Deshalb ist es wichtig, einige Best Practices zu berücksichtigen. Diese helfen dabei, Fehler und einen unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Layout
Von großer Bedeutung ist das Layout des Newsletters. Ist dieser nicht ansprechend gestaltet, steigt die Wahrscheinlichkeit deutlich an, dass die Mitarbeitenden ihn ignorieren. Dennoch ist es hierfür nicht notwendig, einen professionellen Designer zu beauftragen. Sie können für Ihren Newsletter für Mitarbeiter Vorlagen verwenden. Es gibt viele Kommunikations-Tools, die bereits ansprechende Templates für diese Aufgabe bereithalten. So müssen Sie nur noch Ihre Inhalte einfügen.
Ansprache und Themenauswahl
Der Newsletter sollte dem allgemeinen Kommunikationskonzept in Ihrem Unternehmen entsprechen. Das ist zum einen bei der Ansprache der Mitarbeitenden zu beachten. Wählen Sie hierbei die gleiche Form, die auch sonst in Ihrem Unternehmen üblich ist. Dennoch sollte der Newsletter stets einen persönlichen und nahbaren Ton haben. Eine direkte Ansprache des Empfängers mit seinem Namen ist dabei sehr wichtig. Auch die Themenauswahl sollte sich daran orientieren. Wenn Sie beispielsweise einen eher distanzierten Umgang pflegen, wirken sehr persönliche Themen eventuell störend.
Häufigkeit
Überlegen Sie sich auch genau, in welcher Häufigkeit Sie den Mitarbeiter Newsletter veröffentlichen möchten. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für ein monatliches Rundschreiben. Je nachdem, wie gut dieses ankommt und wie hoch der Arbeitsaufwand dafür ist, können Sie dieses Intervall jedoch auch erhöhen oder erniedrigen. Fragen Sie auch einige Mitarbeitende konkret, wie sie die Häufigkeit des Newsletters empfinden. Falls das Schreiben lästig wirkt, sollten Sie die Anzahl auf jeden Fall reduzieren.
Die Grenzen von Newslettern
Der Versand eines Newsletters erfolgt normalerweise per E-Mail. Allerdings bestehen hierbei einige Einschränkungen, die den Erfolg dieses Kommunikationsmittels beeinträchtigen. Beispielsweise verfügen manche Arbeitskräfte über keine E-Mail-Adresse oder wollen diese nicht mit dem Unternehmen teilen. Außerdem rufen nicht alle Angestellten ihre Mails auf dem Smartphone ab. Bis sie das nächste Mal am Computer sitzen, vergeht häufig viel Zeit. Schließlich landet der Newsletter gelegentlich im Spam-Ordner. All das schränkt den Erfolg dieser Maßnahme stark ein.
Die bessere Alternative, um die Belegschaft informiert zu halten: Beekeeper
Da die E-Mail als Kommunikationsmittel einige Schwierigkeiten mit sich bringt, kann es sinnvoll sein, andere Alternativen zu nutzen. Sehr praktisch ist beispielsweise die Mitarbeiter-App von Beekeeper. Damit erreichen Sie Ihr Personal schnell und einfach. Das trägt zu einem optimalen Erfolg Ihres Mitarbeiter Newsletters bei.