Die moderne Unternehmenskommunikation beinhaltet heute mehr als jemals zuvor ein gewisses Maß an Transparenz – extern gegenüber Kunden, Stakeholdern, Kritikern und intern gegenüber Mitarbeitenden aus allen Bereichen. Doch was ist die Definition von transparenter Kommunikation, wie setzt man diese um und warum kann zu viel ungefilterte Kommunikation von Nachteil für ein Unternehmen sein?
Transparent kommunizieren und Mitarbeitende einbinden
Transparente Kommunikation bedeutet die rechtzeitige und umfängliche Bereitstellung von Informationen. Im Bezug auf die interne Unternehmenskommunikation heißt das, dass Mitarbeitende schnellstmöglich über unternehmensbezogene Neuigkeiten informiert werden.
Wenn beispielsweise ein neue Produkt eingeführt oder ein neuer Unternehmensstandort eröffnet wird, sollten die Mitarbeitenden nicht erst kurz vor der Einführung bzw. vor der Eröffnung in Kenntnis gesetzt werden.
Andernfalls fühlen sich die Mitarbeitenden unter Umständen zu wenig informiert und ausgeschlossen. Infolgedessen verlieren sie die Bindung zum Unternehmen sowie die Motivation, weiterhin für das Unternehmen zu arbeiten.
Und gerade das Feedback von den Mitarbeitenden kann für die Geschäftsführung enorme Chancen des Wachstums und der Zusammenarbeit bedeuten. Denn transparente Kommunikation begünstigt die unternehmensweite Produktivität durch Wissensaustausch zwischen Geschäftsführung und Belegschaft.
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Worauf kommt es bei transparenter Kommunikation an?
Vertrauen schaffen und Vertrauen schenken, ist eine Säule der transparenten Kommunikation. Dies gelingt, indem Informationen zeitnah, vollständig und wahrheitsgemäß geteilt werden.
Je früher beispielsweise die Mitarbeitenden über Corona-bedingte finanzielle Engpässe informiert werden, desto eher können sie auf anstehende Änderungen – wie Standortschließungen oder Stellenabbau o.ä. – vorbereitet werden. Dabei sollte das Unternehmen ehrlich und mitarbeiternah auf Rückfragen und Feedback aus der Belegschaft reagieren sowie keine Informationen zurückhalten, die zu einem späteren Zeitpunkt ohnehin kommuniziert werden.
Ansonsten stellen die Mitarbeitenden die Glaubwürdigkeit der Informationen von Seiten der Geschäftsführung infrage.
Ebenfalls relevant für die transparente Kommunikation sind die Organisationsstruktur im Unternehmen sowie die Zielgruppenorientierung bei der Art und Weise der Kommunikation. Das heißt zum einen, dass die Mitarbeitenden die Zuständigkeitsbereiche der verschiedenen Ansprechpartner und Vorgesetzten kennen, sodass Missverständnisse und Unklarheiten sowie unnötig lange Kommunikationswege von vorneherein ausgeschlossen werden können.
Und zum anderen, dass adressatenorientiert und kompakt kommuniziert wird, denn bei der transparenten Kommunikation zählt Qualität vor Quantität, wenn diese nicht kontraproduktiv sein soll.
Kann Kommunikation zu transparent sein?
Transparente Kommunikation bedeutet nicht, dass mit allen Mitarbeitenden ungefiltert alle Informationen geteilt werden sollen. Vielmehr müssen die Informationen mit einer strategischen Ausrichtung verteilt und zielgruppengerecht angepasst werden.
Dabei sollten sich die Verantwortlichen der Unternehmenskommunikation fragen: Mit welchem Ziel werden diese Informationen geteilt? Sind sie im Hinblick auf die Adressaten in das richtige Format und in die richtige Länge gebracht?
So ist es beispielsweise sinnvoller, wenn die Geschäftsführung eines Unternehmens sich in Form eines kurzen Video-Statements bzw. eines kurzen Textes an die Belegschaft wendet. Dies ist beispielsweise angesichts der aktuellen Corona-Pandemie sinnvoller, als wenn sie den Mitarbeitenden eine unsortierte und unübersichtliche Liste von aktuellen Studien, Fallzahlen sowie branchenrelevanten Fallbeispielen präsentiert.
Wenn die Informationen nicht zielgruppenorientiert aufbereitet sind, könnten die Mitarbeitenden sich von den Informationen übersättigt und gleichwohl wenig informiert fühlen, wodurch wiederum das Vertrauen in die Geschäftsführung und das Unternehmen sinken kann.
Wie setzt man koordiniert Transparenz in der Kommunikationstrategie um?
Eine transparente Unternehmenskommunikation wird also durch gegenseitiges Vertrauen und eine strategische Ausrichtung der Informationen ermöglicht. Durch den nahbaren Austausch des Unternehmens mit den Mitarbeitenden und dem ehrlichen Umgang mit Stärken und Schwächen wird sowohl die Mitarbeiterbindung gefördert als auch die Attraktivität für potenzielle Arbeitnehmer erhöht.
Wenn Unternehmen zugunsten der Attraktivität für Arbeitnehmer und der Produktivität ihre Unternehmenskommunikation transparenter gestalten wollen, sollten die Führungskräfte dies nicht nur von ihren Mitarbeitenden verlangen, sondern diese zuallererst selbst umsetzen.
Taten müssen Worten folgen, um die Glaubwürdigkeit der angestrebten transparenten Kommunikation zu gewährleisten. Die vorgelebte Authentizität der Führungskräfte macht auch die Unternehmensziele authentisch.
Zudem sollte sich das Unternehmen nahbar machen und interaktive Kommunikation begrüßen sowie aktiv unterstützen. Gerade bei unangenehmen Informationen kann die Kommunikationsstrategie auf Augenhöhe mit den Mitarbeitenden die Akzeptanz im Unternehmen begünstigen.
Denn unternehmensbezogene Entscheidungen betreffen nicht nur das gesamte Unternehmen, sondern unter Umständen auch jeden einzelnen Mitarbeitenden. Daher sollten getroffene Entscheidungen hinreichend begründet werden und auf kritisches Feedback oder Nachfragen individuell und zeitnah eingehen. Dies ist beispielsweise über eine mobile Mitarbeiter-App am leichtesten für alle Beteiligten realisierbar.
Transparent kommunizieren – mit Beekeeper
Moderne Unternehmen leben von transparenter Kommunikation. Potenzielle Arbeitnehmer informieren sich heutzutage vorab auf Jobportalen über die Zufriedenheit der aktuellen Angestellten. Auf diese Weise erfährt die Öffentlichkeit auch von der internen Kommunikation, welche nach modernen Standards ein Minimum an Transparenz bei Unternehmen erwartet.
Die transparente Kommunikation ist mit analogen Medien wie einer Mitarbeiterzeitung oder einem Tool wie dem Intranet, welches nicht allen Mitarbeitenden zugänglich ist, schwer umzusetzen. Digitale und vor allem mobile Tools wie die Mitarbeiter-App von Beekeeper begünstigen dagegen die Transparenz der Unternehmenskommunikation.
Auf diese Weise funktioniert die Kommunikation nicht nur schnell und unkompliziert – dank Push-Benachrichtigungen direkt aufs Smartphone und tagesaktuellen News-Streams – , sondern auch interaktiv durch die bewusste Einbindung der Mitarbeitenden.
Laut BITKOM ermöglicht die Digitalisierung in jedem zweiten Unternehmen die zunehmende Veränderung zu transparenteren internen Entscheidungsprozessen. Wir haben an anderer Stelle schon darüber berichtet, wie man die betriebliche Führung mit einer Team-Kommunikations-App verbessert.