Das richtige Kommunikationskonzept für motivierte Mitarbeitende

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Ein internes Kommunikationskonzept sorgt für Klarheit im Betrieb.

Jedes Unternehmen, das seine Mitarbeitenden nachhaltig motivieren möchte, tut gut daran, klar und unmissverständlich zu kommunizieren. Andernfalls leidet die Authentizität und Glaubwürdigkeit des Unternehmens und die Mitarbeitenden fühlen sich aufgrund lückenhafter Kommunikation wenig motiviert und wertgeschätzt. Dabei geht es im Besonderem um Aspekte wie die Vereinbarung von Corporate Identity und Corporate Image. 

Um die eigene Kommunikationsstrategie zu verbessern, die eigenen Ziele im Auge zu behalten und langfristig zu wachsen, empfiehlt sich ein regelmäßig aktualisiertes Kommunikationskonzept. Wir verraten Ihnen, worauf es dabei ankommt, wie Sie ein solches Kommunikationskonzept erstellen und nach welcher Struktur Sie dabei vorgehen sollten.

In unserem White Paper “Konzept für interne Kommunikation” finden Sie zudem weitere Informationen und Best Practice Tipps für eine verbesserte Unternehmenskommunikation.

Was ist das Ziel eines Kommunikationskonzepts? 

Ein Kommunikationskonzept bildet die Basis für eine einheitliche interne Kommunikation. Mit dem Fokus auf Konzeption werden in allen Teilbereichen genaue Vorgaben gemacht. Auf diese Weise wird durch das Kommunikationskonzept Mitarbeitenden, Stakeholdern und Geschäftsführung ein einheitlicher und klarer Leitfaden vorgegeben, der Missverständnisse minimiert und ein stimmiges Gesamtbild schafft. 

Denn häufig geht dem Wunsch nach einem einheitlichen Kommunikationskonzept eine Problemlage in der Unternehmenskommunikation voraus, die sich aus verschiedenen Teilproblemen zusammensetzt. Dazu zählen unter anderem: 

  • Viele Mitarbeitende haben keine eigene Arbeits-E-Mail und lassen sich nicht direkt erreichen
  • Die Mitarbeitenden ohne eigenen PC sowie Teilzeitangestellte haben keinen Zugriff auf interne Kommunikationskanäle und sind damit schlechter über unternehmensrelevante Veränderungen informiert
  • Es ist schwierig, die richtigen Personen mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu erreichen
  • Die interne Kommunikation ist zumeist unstrukturiert sowie dezentral organisiert
  • Neuigkeiten werden ineffektiv weitergeleitet
  • Die technologischen Möglichkeiten werden in der internen Kommunikationsstrategie nicht ausgeschöpft
  • Durch fehlenden Austausch können ungeahnte Potenziale in der Belegschaft nicht genutzt werden
  • Bottom-up-Kommunikation ist kaum gegeben, Peer-to-Peer-Kommunikation dagegen zumeist sehr kompliziert
  • Ohne ein passendes Kommunikationstool weichen Mitarbeitende auf unsichere Kommunikationsmittel wie WhatsApp aus
  • Die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden sinken aufgrund lückenhafter Informationskultur
  • Schwarze Bretter werden häufig ignoriert, auf denen unternehmensrelevante Informationen geteilt werden
  • Viele verschiedene Standorte und Abteilungen machen die Unternehmensstruktur sehr komplex
  • Komplexität erschwert Teamgeist und unternehmensweite Einheitlichkeit

Ein Kommunikationskonzept soll helfen, diesen Problemen entgegenzuwirken. Dabei richtet es sich bewusst nach den Unternehmens- und Marketingzielen aus, auf die sich die kommunikativen Ziele beziehen. Anhand dieser werden entsprechende Maßnahmen und Instrumente zur Umsetzung ausgewählt, deren Erfolg evaluiert und gemessen wird und die die Unternehmenskommunikation verbessern. 

Einsatz und Vorteile eines Kommunikationskonzepts

Ein Kommunikationskonzept hat sowohl extern wie intern Vorteile und sollte daher in beiden Bereichen der Unternehmenskommunikation Anwendung finden. So nehmen Kunden durch die Verwendung gleicher Logos, Farben und Schriftarten in der externen Kommunikation das Unternehmen als organisiert und seriös wahr. 

Die Mitarbeitenden erleben durch ein einheitliches Kommunikationskonzept ihr Unternehmen unverfälscht und nachvollziehbar:

Wenn die Außendarstellung mit der Wahrnehmung durch die Mitarbeitenden übereinstimmt, werden Motivation und Engagement bei den Angestellten gesteigert.

Durch die gleichzeitige Verinnerlichung der Unternehmens- und Kommunikationsziele sind interne strategische Entscheidungen zugunsten dieser für die Mitarbeitenden besser nachzuvollziehen. 

Grundsätzlich bedeutet ein Kommunikationskonzept sowohl für das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden Verbesserungen in diversen Bereichen und eine gleichzeitige Minimierung der vorausgehenden Problemlage.

Verbesserte interne Kommunikation

Mitarbeitende und Geschäftsführung können in einen Austausch gehen, der die Top-Down-Kommunikation ergänzt. Durch eine zeitgemäße Bottom-Up-Kommunikation können Probleme und Fragen schneller geklärt sowie Informationen sowohl geteilt als auch durch die Mitarbeitenden eingeholt werden.

Feedback-Kultur

Moderne Unternehmen wissen um die Vorteile, die sie aus Mitarbeitenden-Feedback ziehen können. Die gewerblichen Mitarbeitenden können so beispielsweise die Geschäftsführung auf Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zur Arbeitsoptimierung hinweisen, auf die das Leitungspersonal mitunter kaum bzw. deutlich weniger Einblick hat. Gleichzeitig fühlen sich die Mitarbeitenden dadurch wertgeschätzt, dass ihr Feedback nicht nur gestattet, sondern sogar gewünscht ist.

Motivations- und Effizienzsteigerung

Indem sich die Mitarbeitenden als wertgeschätzter Teil des Unternehmens verstehen, über unternehmensbezogene Neuerungen informiert werden und sich standortungebunden mit ihren Kollegen sowie Vorgesetzten austauschen können, wird das grundsätzliche Mitarbeitererlebnis jedes Einzelnen optimiert. Auf diese Weise arbeiten die Mitarbeitenden motivierter und engagierter und fühlen sich dem Unternehmen verbunden. Gleichzeitig wird die Fluktuation der Mitarbeitenden gesenkt.

Verbesserte Teamproduktivität

Durch den erleichterten Austausch innerhalb der Teams, mit der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern können Entscheidungen schneller getroffen und Projekte zügiger umgesetzt werden. Durch die verbesserte Unternehmenskommunikation über entsprechende Kanäle können sich Mitarbeitende näher kommen und lernen die Arbeitsbereiche ihrer Kolleginnen und Kollegen kennen. So kann auch der Teamzusammenhalt wachsen, der wiederum die Teamproduktivität verbessert.

DSGVO-konforme Kommunikationskanäle

Mit sicheren Kommunikationskanälen wie Beekeeper wird den Mitarbeitenden eine frei verfügbare, sichere Plattform zur Verfügung gestellt wird. Über diese können sie Informationen erhalten, sich mit Kolleginnen und Kollegen austauschen sowie Zugang zu Dateien und Dokumenten bekommen. Die Mitarbeitenden wissen, dass ihre eigenen Daten geschützt sind und die Geschäftsführung ermöglicht eine digitale Kommunikation, die nicht über unsichere Dienstleister wie WhatsApp erfolgt und so womöglich diskrete Interna für Hacker angreifbar macht.

Zentraler und transparenter Informationsaustausch

Die Mitarbeitenden wissen, wo und durch wen sie relevante Informationen bekommen. Und dies ist dank Mitarbeiter-Apps auch standortunabhängig und mobil möglich. So können sich auch gewerbliche Mitarbeitende im Außeneinsatz, Krankenhauspersonal nach der Visite und Rezeptionisten in der Hotelbranche über unternehmensrelevante Neuerungen auf Streams und Kanälen informieren, Schichten planen und tauschen sowie mit der Geschäftsführung kommunizieren. Unternehmen müssen Informationen nicht mehr über mehrere Kommunikationskanäle wie E-Mails, Aushänge und Newsletter kommunizieren, um möglichst viele Mitarbeitende zu erreichen; Mit einer App für alle, werden garantiert alle erreicht.

Analysierbare und optimierbare Ergebnisse

Das Kommunikationskonzept zielt auf einen optimierten Austausch innerhalb des Unternehmens ab. Inwiefern Maßnahmen und Instrumente erfolgreich sind, lässt sich bei digitalen und mobilen Lösungen wie Beekeeper problemlos nachvollziehen. Integrierte Analyse-Tools zeigen die Nutzungsdauer, Nutzerverhalten sowie Optimierungsbedarfe an. Weiterhin können Mitarbeitende über Umfragen mitteilen, wodurch sie sich angesprochen fühlen und was ihrer Meinung nach verbessert werden könnte. Dies kann dann sowohl die Kommunikation betreffen als auch Arbeitsabläufe und Co.

Erstellung und Bestandteile des Kommunikationskonzepts

Die grundlegenden Herausforderungen bei der Erstellung eines Kommunikationskonzepts sind die Ausformulierung des Konzepts, die Vermittlung und Erklärung im Unternehmen sowie die finale Steuerung und Kontrolle der notwendigen Maßnahmen und Instrumente. 

Bei der Erstellung des Konzepts können Kommunikationskonzept-Vorlagen helfen. Dabei orientiert sich die Erarbeitung grundsätzlich an der folgenden Struktur:

  • Briefing
  • Situationsanalyse
  • Kommunikationsziele
  • Zielgruppenbestimmung
  • Kommunikationsstrategie
  • Umsetzung und Controlling

Das Briefing

In einem Briefing anlässlich des geplanten Kommunikationskonzepts können alle entscheidungstragenden Akteure aus dem Marketing, der Unternehmenskommunikation, der Geschäftsführung etc. grundsätzliche Fragen klären wie etwa das aktuelle Mitarbeitererlebnis und die Aktualität der Unternehmensziele. Auch die Erwartungen an und der Einfluss der Stakeholder auf die interne Kommunikation sollten an dieser Stelle geklärt werden. Indem sich über die wesentlichen Grundsätze verständigt wird, ist der Weg für ein gemeinsames Konzept geebnet.

Die Situationsanalyse

Die Ist-Analyse des Unternehmens bildet die Ausgangsbasis des späteren Kommunikationskonzepts. Zu diesem Zweck werden die Unternehmensstruktur sowie die bisher genutzten Kommunikationskanäle und -instrumente genauer betrachtet: Wie erfolgt die Kommunikation zwischen Hauptsitz und Niederlassungen? Werden intern alle Mitarbeitenden erreicht? Sind die Kommunikationsmittel im digitalen Zeitalter noch zeitgemäß? Wie erfolgt die Unternehmenskommunikation – ausschließlich Top-Down oder ist ein Austausch zwischen Belegschaft und Geschäftsführung möglich?

Hilfreich hierbei ist auch die SWOT-Analyse, die die Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen der Unternehmenskommunikation erfasst. Diese kann bereits dabei helfen, erste ungenutzte Potenziale der internen Kommunikation aufzudecken.

Ziele definieren

Im Anschluss an die Situationsanalyse erfolgt die Definition der internen Kommunikationsziele. Diese sollten zu den Unternehmens- und den Marketingzielen passen und sich bestenfalls nach den SMART-Kriterien – spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert – festlegen lassen. 

So könnte ein Unternehmen als Ziel definieren, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Mitarbeitenden – einschließlich der gewerblichen – mobil und ortsungebunden erreichen zu wollen sowie Bottom-Up-Kommunikation für ein verbessertes Arbeitsklima anzustreben. Mithilfe entsprechender Plattformen wie Beekeeper können solche Vorhaben realisiert und deren Erfolg anhand der integrierten Analysemöglichkeiten gemessen werden. 

Zielgruppe bestimmen

Bei der internen Kommunikation geht es grundsätzlich um das Erreichen der Mitarbeitenden. Doch auch dabei lassen sich verschiedene Zielgruppen voneinander unterscheiden. Dies kann sich auf das Alter, das Geschlecht, die Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Neuerungen oder die Position und Tätigkeit im Unternehmen beziehen. Erst mit der Bestimmung der Zielgruppen können verschiedene Strategien und Maßnahmen im Zuge der internen Kommunikation erarbeitet werden.

Mögliche Kriterien bei der Segmentierung der Zielgruppe

  • Organisationseinheit (z.B. Funktion, Abteilung, Region, Land)
  • Mitarbeitertyp (z.B. Verkauf, Facility Management, Geschäftsführung, Produktion)
  • Hierarchische Stufe (z. B. Management, Abteilungsleitung)
  • Mitarbeiter-Lifecycle (z.B. Neueintritt, Veteran)
  • Thema/Interesse (z.B. Experten, IT-Affinität)

Die Kommunikationsstrategie

Die Kommunikationsstrategie soll die definierten Ziele erreichbar machen. Im Zuge der Erstellung werden gleich mehrere Faktoren besprochen, die entscheidend für das Kommunikationskonzept sind:

  • Kommunikationsinhalt
  • Kommunikationsbudget
  • Kommunikationsmaßnahmen und -instrumente

Dabei ist zu klären, welche Inhalte auf welchem Weg und auf welche Weise kommuniziert werden sollen. Wieviel Geld dafür zur Verfügung steht. Wer für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich ist und inwiefern deren Effizienz analysiert werden kann. Dieser Bereich umfasst sehr viele Einzelschritte, die bestenfalls separiert betrachtet werden sollten, damit kein Bereich in der Planung zu kurz kommt.

Dabei ist es es sowohl wichtig auf die jeweiligen Zielsetzungen einzugehen als auch die Corporate Identity, das Corporate Image, das Mitarbeitererlebnis und die individuellen Befindlichkeiten der Zielgruppen zu berücksichtigen. Die Kommunikationsstrategie ist ein entscheidender Baustein des Kommunikationskonzepts.

Umsetzung und Erfolgskontrolle

Im letzten Schritt des Kommunikationskonzepts geht es um die Terminierung von Umsetzung und Erfolgskontrolle. Beispielsweise kann die Einführung einer Mitarbeiter-App realisiert werden, welche mittels eines Redaktionsplans vonseiten des Unternehmens aktiv bespielt wird. Die erhoffte Beteiligung der Mitarbeitenden in Form von Kommentaren und eigenen Beiträgen kann dann nach einer gesetzten Dauer evaluiert werden.

Der letzte Schritt des Kommunikationskonzepts ist nicht zwangsläufig das Ende. Vielmehr kann er gleichermaßen wieder zum ersten Schritt führen, denn Ziele, Mitarbeitererlebnis sowie SWOT-Analysen müssen immer wieder hinsichtlich ihrer Aktualität angepasst werden. Denn sowohl Unternehmen können sich verändern als auch die äußeren Umstände. Daher sollte das Kommunikationskonzept auch langfristig als Prozess verstanden werden.

Exkurs: Unterschied von Marketing- und Kommunikationskonzept

Grundsätzlich ähneln sich Marketing- und Kommunikationskonzept in ihren Bestandteilen und Prozessen. Neben der Analyse der Ausgangssituation, der Formulierung der Ziele und der Planung von Budget, Strategie, Maßnahmen und Controlling befassen sich diese Konzepte jedoch mit unterschiedlichen Kernthematiken: Während das Marketingkonzept alle Marketingbereiche umfasst – so auch die Preis- und Produktpolitik – bezieht sich das Kommunikationskonzept ausschließlich auf die Kommunikation und das mit Hinblick auf die Unternehmens- UND Marketingziele.

Klares Konzept zugunsten der Unternehmenskommunikation

Die Erarbeitung eines Kommunikationskonzepts dauert seine Zeit. Mitunter sind Unternehmen auch auf externe Profis angewiesen. Doch der Aufwand lohnt sich: Denn durch die einheitliche und klare Formulierung von Zielen, Strategien und Maßnahmen lassen sich diese effizient erreichen. Auf diese Weise erreicht das Unternehmen bei der internen Kommunikation Glaubwürdigkeit und Authentizität, die Mitarbeitende motiviert und bindet.

Mit Beekeeper können Unternehmen ihr Kommunikationskonzept zugunsten einer lückenlosen Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden realisieren. Denn so kann die Unternehmenskommunikation mobil und ortsungebunden erfolgen. Und das DSGVO-konform. Dies ist besonders für die gewerblichen Branchen relevant.

Die Plattform ermöglicht eine mobile Kommunikation, über die Dokumente geteilt, Umfragen durchgeführt und Arbeitsprozesse wie die Veröffentlichung von Newslettern und Dienstplänen automatisiert werden können. Bei der stetigen Optimierung operativer Prozesse hilft das Analyse-Dashboard. Weiterhin steht das Beekeeper-Team beratend und unterstützend zur Seite. 

Beekeeper-Vorzüge in Kürze

  • alle Mitarbeitenden ortsungebunden und mobil erreichen
  • höchste Datensicherheit
  • Steigerung der Produktivität
  • Erhöhte Agilität 
  • Intranet-Lösungen für mobile Geräte
  • Individualisierte, kundenspezifische Lösungen 
  • Integrationen für Umfragen, Schichtpläne, Kollaboratives Arbeiten
  • Mitarbeiteraktivität einsehen dank Analysetools
  • Unterstützung bei der Inhaltsplanung durch Branchenexperten

Bereits unser White Paper zur internen Kommunikation dient als Leitfaden für die Konzepterarbeitung, -implementierung und -evaluation. Es gibt Ihnen Hinweise darauf,

  • wie Sie eine Kanal-, Stakeholder- und SWOT-Analyse durchführen,
  • wie Sie Kommunikationsziele festlegen,
  • wie Sie Massnahmen planen, umsetzen und evaluieren
  • und vieles mehr

Die Kombination aus einem klaren Kommunikationskonzept und dem passenden Tool für die interne Kommunikation bietet die Möglichkeit für einen verbesserten Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden. Zugunsten des Mitarbeitererlebnisses, zugunsten der Arbeitserleichterung und der Effizienz sowie zugunsten der Feedback-Kultur. Auf diese Weise werden die Produktivität des Unternehmens und das Mitarbeiterengagement gesteigert sowie die Fluktuationsrate gesenkt.

Holen Sie sich mit unserem White Paper “Konzept für die interne Kommunikation” alle notwendigen Informationen und Best Practices zur Erarbeitung Ihres eigenen Kommunikationsplans.

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