Social Intranets sind aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken, denn sie ermöglichen ein autonomes Miteinander der Mitarbeitenden einschließlich der Führungsebene. Doch was ist ein Social Intranet und ist die Kombination aus klassischem Intranet und Sozialen Medien überhaupt noch zeitgemäß?
Social Intranet – Was ist das?
Das Social Intranet dient dem vernetzenden Informations- und Wissensaustausch für eine verbesserte Zusammenarbeit in einem Unternehmen. Dies umfasst sowohl die abteilungs- und standortübergreifende Kommunikation als auch die Bereitstellung von Informationen über eine gemeinsame Datenbank, die allen Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich ist. Als Folge dessen können Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeitenden gefördert werden.
Klassisches Intranet vs Social Intranet
Mit dem klassischen Intranet gemein haben Social Intranet Lösungen das Ziel, Mitarbeitende schnell, sicher und optimal mit Informationen aller Art zu versorgen. Während das klassische Intranet jedoch über die wenig interaktive Top-Down-Kommunikation funktioniert, können im Social Intranet alle Benutzer Beiträge verfassen sowie direkt in Gruppen und Einzelchats kommunizieren, genau wie in den Sozialen Medien.
Typische Vorteile des Social Intranets
Dadurch ist das Social Intranet weniger starr als ein klassisches Firmen-Intranet und kann durch die sozialen Nutzungsmöglichkeiten wie die persönlichen Profilseiten der Mitarbeitenden deren Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen fördern.
Zudem erhöht es die soziale Vernetzung der Kollegen untereinander und die Möglichkeit, ungeahntes Expertenwissen aus verschiedenen Arbeitsstellen zu bündeln. Somit kombiniert es die Vorzüge des klassischen Intranets mit denen von Social Media. Dennoch sind moderne Social Intranet Tools mehr als die bloße Kombination dieser.
Unternehmenskultur
Social Intranets ermöglichen Kommunikation auf Augenhöhe über das gesamte Unternehmen hinweg und bauen Barrieren zwischen Abteilungen und Standorten, aber auch gewerblichen Angestellten und der Führungsebene ab. Das stärkt das Verständnis und den Zusammenhalt in alle Richtungen, sowie steigert die Mitarbeiterbindung und Motivation.
Wissensmanagement
Beim Teilen von Informationen können Social Intranets eine wichtige Stütze sein. Von den aktuellen Sicherheitsbestimmungen über Produktinfos bis zu Schulungsangeboten können sie Mitarbeitenden einfachen Zugang zu einer Vielfalt von Unternehmenswissen bieten. Nicht zu unterschätzen ist auch der Effekt von Tips und Best Practices aus dem Alltag, die vom Team in diesem Forum geteilt werden.
Produktivität und Motivation
Im Endeffekt wirkt sich die soziale Vernetzung am Arbeitsplatz auch positiv auf den gesamten Betrieb aus. Mitarbeitende sind besser informiert, besser geschult und motivierter als zuvor. Das führt zu weniger Arbeitsunfällen, besser besetzten Schichten und höherer Produktivität. Noch effizienter wird es, wenn man ihnen dann auch noch Tools für die digitale Zusammenarbeit, also Social Collaboration, bereitstellt.
Was sollten Social Intranets für Lösungen und Funktionen haben?
Social Intranet-Software gibt es seit geraumer Zeit von unterschiedlichen Unternehmen, mit einer variablen Preisspanne sowie einem individuellen Implementierungsumfang. Grundsätzlich müssen sich Mitarbeitende – gegenüber einem klassischen Intranet – proaktiver verhalten, um sich einzubringen sowie um relevante Informationen zu erhalten. Dabei unterstützen renommierte Social Intranets durch diverse Kooperationsmöglichkeiten:
- ein Hauptkanal als Newsfeed für Aktualisierungen und wichtige Informationen
- Teamräume und Gruppen für thematisch definierte und abteilungsübergreifende Projekte und Bereiche
- Chats für den informellen Austausch zwischen Kollegen als Ersatz für den E-Mail-Verkehr
- Umfragen für abteilungsübergreifende Expertensuche und zur Einholung von Mitarbeiter-Feedback
- Benutzerprofile mit Ausschreibung von Hard- und Soft-Skills für berufliche sowie private soziale Vernetzung
- Mobile Nutzung als App für die standortungebundene Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
- Managementsysteme für die geführte Content-Erstellung einiger Kanäle sowie für die anpassbare Zugänglichkeit von Informationen
- durch die Nutzer aktualisierbare Formate wie Wikis, Kalender und Dokumente-Ablagen zur individuellen Informations- und Wissensbeschaffung
Social Intranets haben in jüngeren Unternehmen und Start-ups das klassische Intranet durch die interaktive Bottom-Up-Kommunikation abgelöst. Dennoch sind auch sie nicht unfehlbar und das Nebeneinander von Kommunikation und Zusammenarbeit in einem geschlossenen System erweist sich trotz der löblichen Grundidee als eine Schwachstelle, die aktuellen Trends zum Opfer fallen kann.
Welche Risiken und Nachteile kann ein Social Intranet haben?
Etablierte Social Intranets sind zwar schon der richtige Schritt in Richtung moderner Unternehmenskommunikation, dennoch sind sie nicht automatisch eine Erfolgsgeschichte.
Organisationen müssen sich entscheiden, wie sehr sie die Kommunikation in kontrollierte Bahnen lenken will. Ist die Struktur zu starr, wird die Belegschaft die Plattform nicht ins Herz schließen. Auf der anderen Seite muss auch die Firmenleitung zeigen, dass ihr das Projekt wichtig ist und aktiv werden. Wenn der Geschäftsführer auf der Plattform aus dem Nähkästchen plaudert, zeigen auch die Mitarbeitenden sofort mehr Interesse.
Sprachbarrieren können in einer internationalen Belegschaft auch leicht zum Blocker werden. Zum Glück gibt es Plattformen wie Beekeeper mit Übersetzungen auf Knopfdruck in über 100 Sprachen.
Datenschutz
Als firmeninterne Kommunikationsplattform muss das Social Intranet einen Spagat zwischen der standortungebundenen Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden und der Datensicherheit bewältigen.
Server müssen geschützt, ISO-Zertifikate überprüft und die DSGVO eingehalten werden. Noch schwieriger wird es allerdings, wenn es keine offizielle Plattform zum Austausch gibt. Dann wenden sich Teams automatisch beschränkteren, für privaten Gebrauch gemachten Tools wie Whatsapp zu. Und diese sind berüchtigt für ihre Datenschutzprobleme.
Zusammenarbeit
Zudem ist die Zusammenarbeit – wie etwa gemeinsam ein Dokument online zu bearbeiten – in den meisten Social Intranet Formaten wie in den Themenräumen oder Wikis nicht vorgesehen. Somit sind die Möglichkeiten für Social Collaboration stark begrenzt. Dabei ist der Wert dieser, auf digitale Kommunikationskanäle gestützten Kollaboration kaum abzustreiten.
Wenn Social Intranets zwar sinnvolle Tools wie Kalender, Datei-Ablagen, How-To-Tutorials etc. beinhalten, aber keine Schnittstellen für mobilen Employee Self Services (ESS) bieten, müssen sie zudem neben weiteren Kommunikations- bzw. Kollaborationtools verwendet werden, was ihren Vorteil dann wieder fraglich macht.
Besonders im Frontline-Bereich, also bei gewerblichen Arbeitskräften im Einzelhandel, der Fertigung und der Lebensmittelindustrie oder dem Bauwesen fehlt es Teams an effizienten Tools für Social Collaboration. Obwohl es im Office-Bereich an Software-Innovationen nur so wimmelt, geht bei ihnen nichts ohne Stift, Papier und Schwarzes Brett.
Wie alle Tools müssen auch Social Intranets auf die Bedürfnisse von mobilen Belegschaften ausgelegt sein, um im Betrieb einen nachhaltigen Effekt zu erzielen. Es gibt keinen Schreibtisch, keinen Rechner, meistens nicht einmal eine E-Mail-Adresse, dafür aber meistens ein Smartphone in der Tasche. Deshalb müssen Mitarbeiter-Apps für die Frontline folgendes können:
- Mobile-First mit einfacher Anmeldung
- Direkter Zugriff auf alle digitalen Tools (z.B. HR- oder Lernsysteme)
- Aufgabenmanagement
- Kollaborative Schichtplanung
Schnelle Entscheidungen
Diese digitale Zusammenarbeit führt unter anderem zu besseren und schnelleren Entscheidungen. Wissen wird gebündelt und in Echtzeit geteilt. Es entstehen keine Informationslücken mehr und Verzögerungen im Entscheidungsprozess werden minimiert. So kann die gesamte Organisation schneller agieren und reagieren, ob im Normalbetrieb oder einer Krisensituation.
Was macht ein gutes Social Intranet aus?
Wie gut ein Social Intranet auch ist, mit seinem Fokus auf einfache Kommunikationsfunktionen bleibt die Auswirkung auf den Unternehmenserfolg begrenzt. Wenn diese jedoch in eine anspruchsvolle Plattform integriert sind, die auch Kollaboration und bessere Prozesse ermöglicht, können sie die unverzichtbare Basis sein, auf der eine Reihe von positiven Effekten aufbaut.
Beekeeper und das Social Intranet
Herkömmliche Social Intranets ohne ESS und Social Collaboration sind nicht mehr zeitgemäß und bedürfen einer neuen Form. Kollaborative Intranet-Software ermöglicht jedoch die Integration von unterschiedlichsten Tools sowie sinnvollen Ergänzungen und damit auch von Beekeeper.
Auf diese Weise können die Schwachstellen von sozialen Intranets – wie etwa der Zwiespalt von Datensicherheit und Reichweite – aufgehoben werden: Dank der hohen Sicherheitsstandards von Beekeeper können auch vertrauliche firmenbezogene Informationen standortübergreifend und an die Frontline-Mitarbeitenden kommuniziert werden.
Durch die hohe Flexibilität bei der Implementierung in bestehende Systeme und die vielfältigen Analyse- und Feedback-Features der App kann diese zudem die Kollaboration des Social Intranets begünstigen. Zudem ist die Mitarbeiter-App ähnlich leicht zu bedienen wie alle übrigen Apps auf dem Smartphone der Mitarbeitenden: Fotos und Videos können direkt aufgenommen und über die App im ganzen Unternehmen geteilt werden, die Bedienoberfläche der App ist benutzerfreundlich und übersichtlich.
Und zu guter Letzt lassen sich die Mitarbeiter-App und das Social Intranet in verschiedener Weise kombinieren und gemeinsam nutzen:
- Mitarbeiter-App und Social Intranet laufen parallel nebeneinander, wobei bestimmte Inhalte womöglich doppelt eingepflegt werden müssen – wie etwa auf den News-Kanälen.
- Die App dient als Erweiterung des Social Intranets für eine erhöhte Reichweite der Inhalte.
- Die Kommunikation des Social Intranets wird auf die Mitarbeiter-App ausgelagert.
Die Kombination aus Mitarbeiter-App und Social Intranet geht also ganz mit dem Trend des Digital Workspace, der das beste aus unterschiedlichen digitalen Tools in sich vereint.