Social Intranets sind aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken, denn sie ermöglichen ein autonomes Miteinander der Mitarbeitenden einschließlich der Führungsebene. Doch was ist ein Social Intranet und ist die Kombination aus klassischem Intranet und Sozialen Medien überhaupt noch zeitgemäß?
Sinnvolle Tools, bedenkenswerte Schwachstellen und inwiefern ein Social Intranet in Kombination mit einer Mitarbeiter-App die perfekte Grundlage für zufriedene und motivierte Mitarbeitende ist, erfahren Sie hier!
Social Intranet – Was ist das?
Das Social Intranet dient dem vernetzenden Informations- und Wissensaustausch für eine verbesserte Zusammenarbeit in einem Unternehmen. Dies umfasst sowohl die abteilungs- und standortübergreifende Kommunikation als auch die Bereitstellung von Informationen über eine gemeinsame Datenbank, die allen Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich ist. Als Folge dessen können Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeitenden gefördert werden.
Mit dem klassischen Intranet gemein haben Social Intranet Lösungen das Ziel, Mitarbeitende schnell, sicher und optimal mit Informationen aller Art zu versorgen. Während das klassische Intranet jedoch über die wenig interaktive Top-Down-Kommunikation funktioniert, können im Social Intranet alle Benutzer Beiträge verfassen sowie direkt in Gruppen und Einzelchats kommunizieren, genau wie in den Sozialen Medien.
Dadurch ist das Social Intranet weniger starr als ein klassisches Firmen-Intranet und kann durch die sozialen Nutzungsmöglichkeiten wie die persönlichen Profilseiten der Mitarbeitenden deren Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen fördern.
Zudem erhöht es die soziale Vernetzung der Kollegen untereinander und die Möglichkeit, ungeahntes Expertenwissen aus verschiedenen Arbeitsstellen zu bündeln. Somit kombiniert das Social Intranet die Vorzüge des klassischen Intranets mit denen von Social Media. Dennoch sind moderne Intranets mehr als die bloße Kombination dieser.
Was sollten Social Intranets für Lösungen und Funktionen haben?
Social Intranet-Software gibt es seit geraumer Zeit von unterschiedlichen Unternehmen, mit einer variablen Preisspanne sowie einem individuellen Implementierungsumfang. Grundsätzlich müssen sich Mitarbeitende – gegenüber einem klassischen Intranet – im Social Intranet proaktiv verhalten, um sich einzubringen sowie um relevante Informationen zu erhalten. Dabei unterstützen renommierte Social Intranets durch diverse Kooperationsmöglichkeiten:
- ein Hauptkanal als Newsfeed für Aktualisierungen und wichtige Informationen
- Teamräume und Gruppen für thematisch definierte und abteilungsübergreifende Projekte und Bereiche
- Chats für den informellen Austausch zwischen Kollegen als Ersatz für den E-Mail-Verkehr
- Kanban-Boards zur Aufgabenverteilung und einen transparenten Projektüberblick samt Deadline und Fortschritten
- Umfragen für abteilungsübergreifende Expertensuche und zur Einholung von Mitarbeiter-Feedback
- Benutzerprofile mit Ausschreibung von Hard- und Soft-Skills für berufliche sowie private soziale Vernetzung
- Mobile Nutzung als App für die standortungebundene Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
- Managementsysteme für die geführte Content-Erstellung einiger Kanäle sowie für die anpassbare Zugänglichkeit von Informationen
- durch die Nutzer aktualisierbare Formate wie Wikis, Kalender und Dokumente-Ablagen zur individuellen Informations- und Wissensbeschaffung
Social Intranets haben in jüngeren Unternehmen und Start-ups das klassische Intranet durch die interaktive Bottom-Up-Kommunikation abgelöst. Dennoch sind auch sie nicht unfehlbar und das Nebeneinander von Kommunikation und Zusammenarbeit in einem geschlossenen System erweist sich trotz der löblichen Grundidee als eine Schwachstelle, die aktuellen Trends zum Opfer fallen kann.
Welche Risiken und Nachteile kann ein Social Intranet haben?
Etablierte Social Intranets sind zwar schon der richtige Schritt in Richtung moderner Unternehmenskommunikation, dennoch können diese in ihrer All-in-One-Grundidee auch Nachteile mitsichbringen.
Als firmeninterne Kommunikationsplattform muss das Social Intranet einen Spagat zwischen dem standortungebundenen Erreichen aller Mitarbeitenden bei gleichzeitiger Einhaltung der Datensicherheit bewältigen.
Zudem ist die Zusammenarbeit – wie etwa gemeinsam ein Dokument online zu bearbeiten – in den meisten Social Intranet Formaten wie in den Themenräumen oder Wikis nicht vorgesehen, wenngleich diese als Ablage für strukturierte Informationen weiterhin funktionieren.
Wenn Social Intranets zwar sinnvolle Tools wie Kalender, Datei-Ablagen, How-To-Tutorials etc. beinhalten, aber keine Schnittstellen für mobile Employee Self Services bieten, müssen sie zudem neben weiteren Kommunikations- bzw. Collaborationtools verwendet werden, was den Vorteil des Social Intranets dann wieder fraglich macht.
Um Social Intranets an die sich ändernden Trends in der Kommunikation, Zusammenarbeit und in den digitalen Lösungen anzupassen, werden moderne Social Intranets Softwares daher weniger in sich geschlossen angeboten, sondern vielmehr als Ausgangspunkt eines digital Workplace verstanden. Dieser ist offen für vielfältige, spezialisierte Erweiterungen sowie mobile Anwendungen aller Art, wie eine Mitarbeiter-App.
Beekeeper und das Social Intranet
Herkömmliche Social Intranets ohne ESS sind nicht mehr zeitgemäß und bedürfen einer neuen Form. Kollaborative Intranet-Software ermöglicht jedoch die Integration von unterschiedlichsten Tools sowie sinnvollen Ergänzungen und damit auch von Beekeeper.
Auf diese Weise können die Schwachstellen von sozialen Intranets – wie etwa der Zwiespalt von Datensicherheit und Reichweite – aufgehoben werden: Dank der hohen Sicherheitsstandards von Beekeeper können auch vertrauliche firmenbezogene Informationen standortübergreifend und an die Frontline-Mitarbeitenden kommuniziert werden.
Durch die hohe Flexibilität bei der Implementierung in bestehende Systeme und die vielfältigen Analyse- und Feedback-Features der App kann diese zudem die Kollaboration des Social Intranets begünstigen. Zudem ist die Mitarbeiter-App ähnlich leicht zu bedienen wie alle übrigen Apps auf dem Smartphone der Mitarbeitenden: Fotos und Videos können direkt aufgenommen und über die App im ganzen Unternehmen geteilt werden, die Bedienoberfläche der App ist benutzerfreundlich und übersichtlich.
Und zu guter Letzt lassen sich die Mitarbeiter-App und das Social Intranet in verschiedener Weise kombinieren und gemeinsam nutzen:
- Mitarbeiter-App und Social Intranet laufen parallel nebeneinander, wobei bestimmte Inhalte womöglich doppelt eingepflegt werden müssen – wie etwa auf den News-Kanälen.
- Die App dient als Erweiterung des Social Intranets für eine erhöhte Reichweite der Inhalte.
- Die Kommunikation des Social Intranets wird auf die Mitarbeiter-App ausgelagert.
Die Kombination aus Mitarbeiter-App und Social Intranet geht also ganz mit dem Trend des Digital Workspace, der das beste aus unterschiedlichen digitalen Tools in sich vereint.