Ausfallzeiten blockieren den Ablauf in Unternehmen, sorgen für Frust bei den Mitarbeitenden und verursachen erhebliche Kosten für Organisationen, kurz: Ausfallzeiten schaden dem Unternehmen. Lesen Sie hier, was man unter Stillstandszeiten versteht, was die Ursachen dafür sind und wie Sie Ausfälle erkennen, vermeiden oder wenigstens planen können.
Was sind Ausfallzeiten am Arbeitsplatz?
Um besser zu verstehen, was Ausfallzeiten am Arbeitsplatz sind und wie sie effektiv bewältigt werden können, damit Ihr Team leistungsfähig bleibt, beginnen wir mit der Definition:
Definition und Bedeutung von Ausfallzeit
Das digitale Wörterbuch der deutschen Sprache beschreibt „Ausfallzeit“ unter anderem folgendermaßen:
„Zeitdauer, in der jemand ausfällt, nicht zur Verfügung steht oder etwas nicht in Betrieb ist.“ Es kann sich dabei sowohl um Ausfälle von Mitarbeitenden handeln, aber auch um Kapazitätsüberschüsse, Produktionsausfälle und Stillstandszeiten von Maschinen.
Diese Definition bezieht sich in erster Linie auf den personellen Ausfall sowie auf Ausfälle aufgrund von wirtschaftlichen oder technischen Einflüssen.
In Wirklichkeit stehen Unternehmen vieler Branchen genau vor dieser Herausforderung, nämlich die Kapazitätsauslastung ihrer Mitarbeitenden während betriebsbedingter Ausfallzeiten zu optimieren.
Wir definieren Ausfallzeiten deshalb insbesondere als eine Zeit, in der Mitarbeitende aufgrund von maschinellen und technischen Problemen, Projektengpässen, wirtschaftlichen Einflüssen oder einem eingeschränkten persönlichen Kundenkontakt unfreiwillig zur Untätigkeit gezwungen sind.
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Ausfallzeiten sind teuer für Unternehmen
Allein die Kosten gesundheitsbedingter Produktionsausfälle lagen 2022 in Deutschland bei rund 89 Millionen Euro – alle anderen Ursachen und Branchen noch gar nicht berücksichtigt. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre Stillstandszeiten reduzieren.
Unternehmen, die Stillstandszeiten geschickt handhaben …
- … können auf unbeständige Situationen flexibler reagieren.
- … verfügen über eine informiertere und produktivere Belegschaft.
- … sind operativ effizienter.
- … reduzieren ihre Kosten aufgrund von geplanten oder ungeplanten Ausfallzeiten.
Gründe für Stillstandszeiten
Von produktionsorientierten Betrieben bis hin zu Serviceunternehmen — alle haben mit Ausfallzeiten zu kämpfen.
Dabei gibt es zwei Hauptgründe, die Ausfallzeiten für Mitarbeitende verursachen.
1. Grund für Stillstand am Arbeitsplatz: Geplante Ausfallzeit
Jede Branche kennt geschäftige und ruhigere Zeiten. Zu wissen, wann mehr oder weniger Nachfrage herrscht, ist entscheidend, um Ausfallzeiten zu berücksichtigen und ihnen effektiv entgegenzuwirken.
- saisonale Schwankungen in Nachfrage, Produktion, Auslastung von Hotels oder wetterbedingte Pausen am Bau
- geplante Wartungsarbeiten an Maschinen und Anlagen
- Streiks
- Umbaumaßnahmen
- Urlaubszeiten
Unternehmen, die ihre Nachfragestrukturen kennen, können sich vorbereiten und vorausplanen, damit Mitarbeitende auch in unproduktiven Zeiten produktiv bleiben können.
2. Grund für Stillstand am Arbeitsplatz: Ungeplante Ausfallzeit
Schlimmstenfalls tritt ein Stillstand von jetzt auf gleich auf, das Unternehmen ist nicht vorbereitet und kann nicht zügig reagieren.
Ungeplante Ausfallzeiten umfassen:
- Fehlfunktion von Maschinen: Maschinen fallen ständig aus. Wenn dies der Fall ist, werden Unternehmen, die nicht über die Kapazität verfügen, ihre Mitarbeitenden auf andere Produktionslinien zu verlegen oder ihnen eine andere Aufgabe zuzuteilen, Ausfallkosten anhäufen.
- Netzwerkausfall: In der heutigen von Technik regierten Welt ist es unglaublich frustrierend, dass alles zum Erliegen kommt, sobald das Internet ausfällt. Je nachdem, wie lange der Ausfall dauert, sind Mitarbeitende unter Umständen zur Untätigkeit gezwungen.
- Arbeitsverzögerung: Gelegentlich bleiben Aufgaben im Posteingang einer anderen Person hängen. Ausfallzeiten entstehen also oft, wenn Mitarbeitende ihre Arbeit erledigt haben, aber nicht wissen, was sie als nächstes tun sollen.
- Notfall- oder Krisensituationen: Niemand weiß, wann eine Notfallsituation eintritt. Das Jahr 2020 ist das beste Beispiel dafür. Dennoch kann ein solider Geschäftskontinuitäts- und Notfallwiederherstellungsplan dazu beitragen, dass so wenig Ausfallzeiten wie möglich anfallen.
Wege zur Reduzierung von Ausfallzeiten
Wenn es darum geht, Ausfallzeiten von Mitarbeitenden zu reduzieren, benötigen Unternehmen Strategien, um unproduktive Zeiten effektiv zu nutzen und die finanziellen Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren. Auch ungeplante Ausfallzeiten können Sie vorbereiten.
Dies sind unsere beliebtesten Strategien:
Auf geplante und ungeplante Ausfallzeiten vorbereitet sein
Unabhängig davon, ob Sie wissen, dass eine Ausfallzeit auf Sie zukommt oder nicht, ist es ein absolutes Muss, einen Risikominimierungsplan in petto zu haben.
In Branchen wie der Fertigungsindustrie ist es unerlässlich, den jährlichen Produktionszyklus zu kennen, damit Sie die notwendigen Ausfallzeiten in den Betriebsablauf einplanen können.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise im Sommer Hochkonjunktur hat, können Sie planbare Wartungsarbeiten im Winter durchführen. Erstellen Sie für die Zeit dieser Wartungsarbeiten einen Plan für die Umverteilung von Arbeitskräften und vermeiden Sie so Ausfallzeiten in Ihrer Anlage.
Für ungeplante Ausfallzeiten hingegen sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die erforderlichen Werkzeuge und Prozesse verfügen, um auch auf unvorhersehbare Situationen reagieren zu können.
Führen Sie ein auf mobile Geräte ausgerichtetes Kommunikationsmittel ein
In Krisensituationen müssen Sie in der Lage sein, Ihre Mitarbeitenden schnell zu erreichen. Nicht nur zum Wohle ihrer Gesundheit und Sicherheit, sondern auch, um sie mit Informationen zu versorgen und ihnen bei Bedarf Anweisungen zu geben.
Eine auf mobile Geräte ausgerichtete Mitarbeiterkommunikationsplattform wie Beekeeper ermöglicht es allen Mitarbeitenden sofort und von überall auf wichtige Unternehmensinformationen und 1:1- und Gruppen-Chats zuzugreifen sowie Push-Benachrichtigungen in Echtzeit zu erhalten.
Neue Technologien und Werkzeuge einführen
Reduzieren Sie Ausfallzeiten durch den Einsatz neuer Tools, mit denen Sie immer einen Schritt voraus sind.
Zum Beispiel: In der Fertigungsbranche verfügen viele Maschinen heutzutage über Sensoren, die die Arbeitskräfte benachrichtigen, wenn eine Wartung ansteht. Mit einem Benachrichtigungs- und Reaktionssystem in Echtzeit kann die Technologie der vorausschauenden Wartung mechanische Ausfälle erkennen, bevor sie auftreten, und die Gesamtausfallzeit reduzieren.
Eine flexible IT-Infrastruktur einsetzen
Die Debatte SaaS vs. On-Prem ist nicht neu.
Bei On-Prem-Software ist der Nutzer dafür verantwortlich, dass Software-Updates und Datensicherung rechtzeitige durchgeführt werden, um Ausfallzeiten, Serviceunterbrechungen und andere betriebliche Probleme zu vermeiden.
Unternehmen können Ausfallzeiten jedoch reduzieren, indem sie ihre Systeme in eine Cloud-Lösung verlagern. Auf diese Weise können allfällige Probleme von überall behoben werden.
Branchen, die besonders unter Ausfallzeiten leiden
Viele verschiedene Branchen sind finanziell, sozial und betrieblich von Ausfallzeiten betroffen.
Besonders die folgenden Branchen können von verbesserter Planung und Reduzierung von Ausfallzeiten profitieren:
Fertigungsindustrie
Die Fertigungsindustrie ist stark von maschinellen und personellen Ausfallzeiten betroffen. Angesichts der Zunahme intelligenter Maschinen und regelmäßiger Produktionszyklen ist die Branche jedoch auch am besten für die Erstellung eines umfassenden Zeitplans für geplante Anlagenstillstände gerüstet.
Laut der Siemens-Studie „The True Cost of Downtime 2022“ sind die Kosten, die eine Stunde Stillstand in der Fertigung ein Unternehmen kostet, allein seit 2019/2020 um 50% gestiegen. Das sei auf die Inflation sowie die höhere Auslastung der Produktionslinien zurückzuführen. Predictive Maintenance hat daher für 72% der produzierenden Unternehmen Priorität, insbesondere in der Automobilindustrie.
Einzelhandel
Einzelhandelnde erleben Ausfallzeiten typischerweise aufgrund von:
- Netzwerkunterbrechungen
- Weniger Laufkundschaft
- Personeller Überbesetzung
Um Ausfallzeiten und die daraus resultierenden Kosten zu reduzieren, müssen Einzelhandelnde in der Lage sein, sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen, ganz gleich, aus welchem Grund.
Gastgewerbe
Das Gastgewerbe funktioniert, wie viele andere Branchen auch, wie ein gut geöltes Getriebe. Dennoch kann es zu Ausfällen kommen, die in der Regel durch ungeplante Ereignisse wie Netzwerkunterbrechungen oder im Fall von 2020 durch eine Pandemie verursacht werden.
Im Corona-Lockdown nutzte die Mandarin Oriental Hotel Group die Beekeeper-Plattform, um mit ihren Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben. Während die beurlaubten Mitarbeitenden dem Betrieb fern blieben, konnte die Hotelgruppe sie weiterhin mit Informationen und Entwicklungsmöglichkeiten versorgen, die diese während der Ausfallzeit nutzen konnten.
Unzufriedene Mitarbeitende wechseln häufiger den Arbeitsplatz, und hohe Fluktuation kommt Unternehmen teuer zu stehen. Lesen Sie unseren Report „Die Kosten der Untätigkeit“ – und wie Sie aktiv werden und systemrelevante Mitarbeitende erfolgreich einbinden.
5 Tipps, wie Sie Ausfallzeiten vermeiden
Ausfallzeiten können frustrierend sein, aber sie bieten gleichzeitig eine ausgezeichnete Gelegenheit, Ihr Unternehmen in unsicheren Zeiten produktiver zu machen.
Hier finden Sie fünf bewährte Verfahren und Strategien, die Ihnen dabei helfen, ungewollt unproduktive Phasen von Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen zu vermeiden oder immerhin optimal zu nutzen:
1. Terminvereinbarungen anbieten
Eine äußerst wirksame Methode zur Reduzierung von Ausfallzeiten, insbesondere für Branchen wie Einzelhandel und Banken, die stark von Laufkundschaft abhängig sind, besteht darin, Termine anzubieten, die sich lange im Voraus planen lassen.
Indem Sie Kunden ermöglichen, individuell gebuchte Zeit an Ihrem Geschäftsstandort zu verbringen, können Sie als Unternehmen …
- … arbeitsreiche und weniger arbeitsreiche Zeiten besser ausgleichen.
- … Termine in erster Linie auf Zeiten legen, in denen weniger Betrieb zu erwarten ist.
2. Zugang zu zeitlich flexiblen Schulungsprogrammen ermöglichen
Wenn das Unerwartete eintritt — eine Maschine fällt aus oder das Internet spielt wieder einmal verrückt — sollte eine Plattform zur Verfügung stehen, die es den Mitarbeitenden erlaubt, im Handumdrehen auf Trainings und Kurse zuzugreifen.
Manchmal können ungeplante Anlangenstillstände nicht verhindert werden, aber sie können als Gelegenheit für die Mitarbeitenden genutzt werden, sich neue Fähigkeiten anzueignen, die sie dann direkt in ihre Arbeit einfließen lassen können.
3. Prozesse mithilfe neuer Technologien optimieren
Nutzen Sie die Vorteile neuer Technologien, mit denen Sie Prozesse rationalisieren und Ihre Mitarbeitenden dort einsetzen können, wo sie die größte Wirkung erzielen.
Digitale Tools maximieren beispielsweise die Mitarbeiterproduktivität in der Fertigungsindustrie, während Analysen im Einzelhandel den Unternehmen helfen, ihre Geschäftszyklen besser zu verstehen.
4. Interne Kommunikationsplattformen stärken
Gewerbliche Mitarbeitende, die am stärksten von Ausfallzeiten betroffen sind, brauchen dynamische Kommunikationskanäle, um mit ihrem Unternehmen verbunden zu bleiben. Insbesondere wenn Stillstände auf Netzwerkprobleme zurückzuführen sind, müssen Mitarbeitende wissen, wie sie den Kundenservice weiterhin aufrechterhalten.
Mobile Mitarbeiterkommunikation, wie beispielsweise über Beekeeper, ermöglicht Mitarbeitenden Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, auf den Geräten, die sie täglich nutzen.
5. Flexibel planen und flexibel bleiben
Letzten Endes kommt es in jeder Branche zu ungeplanten Ausfallzeiten und dies meist zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt. Gerade deshalb müssen Unternehmen agil bleiben und stets einen Plan in der Schublade haben, der dann zum Einsatz kommt und die Geschäftsprozesse schnellstmöglich fortsetzt.
Was kostet es Sie nichts zu tun?
Der Erfolg einer Organisation unmittelbar mit einer zufriedenen Belegschaft zusammen. Die Verbindung von Unternehmen zu systemrelevanten Mitarbeitenden zu ignorieren kann Ihr Unternehmen mehr kosten, als Sie denken.
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