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Vermeiden Sie Ausfallzeit im Fertigungsprozess

Wenn das auch auf Ihre Mitarbeitenden zutrifft, sind sie mit ziemlicher Sicherheit von zu viel Ausfallzeit betroffen.

Viele Branchen haben aufgrund von COVID-19 einen Anstieg an Ausfallzeiten erlebt. Erfahren Sie, wie Sie sich mit unserer Recovery Roadmap in einer neuen Normalität zurechtfinden.

Aber wie genau soll das gehen?

Schauen wir uns etwas genauer an, was Ausfallzeiten genau bedeuten, warum es wichtig ist, sie zu erkennen, und wie sie Ihrem Unternehmen schaden können.

Was sind Ausfallzeiten am Arbeitsplatz?

Um besser zu verstehen, was Ausfallzeiten am Arbeitsplatz sind und wie sie am effektivsten bewältigt werden können, damit Ihr Team leistungsfähig bleibt, sollten wir am Anfang beginnen.

Definition und Bedeutung von Ausfallzeit 

Das digitale Wörterbuch der deutschen Sprache beschreibt „Ausfallzeit“ unter anderem folgendermaßen:

Zeitdauer, in der jemand ausfällt, nicht zur Verfügung steht oder etwas nicht in Betrieb ist. Es kann sich dabei sowohl um Ausfälle von Mitarbeitenden handeln, aber auch um Kapazitätsüberschüsse, Produktionsausfälle und Stillstandszeiten von Maschinen.

Diese Definition bezieht sich in erster Linie auf den personellen Ausfall sowie auf Ausfälle aufgrund von wirtschaftlichen oder technischen Einflüssen.

In Wirklichkeit stehen Unternehmen vieler Branchen genau vor dieser Herausforderung, nämlich die Kapazitätsauslastung ihrer Mitarbeitenden während betriebsbedingter Ausfallzeiten zu optimieren.

Wir definieren Ausfallzeiten deshalb insbesondere als eine Zeit, in der Mitarbeitende aufgrund von maschinellen und technischen Problemen, Projektengpässen, wirtschaftlichen Einflüssen oder einem eingeschränkten persönlichen Kundenkontakt unfreiwillig zur Untätigkeit gezwungen sind.

Ausfallzeiten sind keine Kleinigkeit

Ausfallzeiten kosten US-Firmen jedes Jahr schwindelerregende 100 Milliarden Dollar. Das sind Beträge, die sich viele Unternehmen in den besten Zeiten nicht leisten können, ganz zu schweigen in Zeiten einer durch Corona geschwächten Wirtschaft.

Unternehmen, die Ausfallzeiten geschickt handhaben …

  • … können auf unbeständige Situationen flexibler reagieren.
  • … verfügen über eine informiertere und produktivere Belegschaft.
  • … sind operativ effizienter.
  • … reduzieren ihre Kosten aufgrund von geplanten oder ungeplanten Ausfallzeiten.

Ausfallzeiten effektiv einplanen

Von produktionsorientierten Betrieben bis hin zu Serviceunternehmen — alle haben mit Ausfallzeiten zu kämpfen.

Dabei gibt es zwei Hauptgründe, die Ausfallzeiten für Mitarbeitende verursachen.

Geplante Ausfallzeit

Jede Branche kennt geschäftige und ruhigere Zeiten. Zu wissen, wann mehr oder weniger Nachfrage herrscht, ist entscheidend, um Ausfallzeiten zu berücksichtigen und ihnen effektiv entgegenzuwirken.

Wird Ihr Unternehmen saisonal beeinflusst? Gibt es Zeiten, in denen in Ihrem Geschäft mehr los ist als sonst?

Unternehmen, die ihre Nachfragestrukturen fest im Griff haben, sind oft in der Lage, neue Wege zu finden, wie Mitarbeitende auch in unproduktiven Zeiten produktiv bleiben können.

Ungeplante Ausfallzeit

Die Achillesferse eines jeden Ausfalls ist, wenn er spontan eintritt, und Unternehmen nicht vorbereitet sind, schnell darauf zu reagieren.

Ungeplante Ausfallzeiten umfassen:

  • Fehlfunktion von Maschinen: Maschinen fallen ständig aus. Wenn dies der Fall ist, werden Unternehmen, die nicht über die Kapazität verfügen, ihre Mitarbeitenden auf andere Produktionslinien zu verlegen oder ihnen eine andere Aufgabe zuzuteilen, Ausfallkosten anhäufen.
  • Netzwerkausfall: In der heutigen von Technik regierten Welt ist es unglaublich frustrierend, wenn alles zum Erliegen kommt, sobald das Internet ausfällt. Je nachdem, wie lange der Ausfall dauert, sind Mitarbeitende unter Umständen zur Untätigkeit gezwungen.
  • Arbeitsverzögerung: Gelegentlich bleiben Aufgaben im Posteingang einer anderen Person hängen. Ausfallzeiten entstehen also oft, wenn Mitarbeitende ihre Arbeit erledigt haben, aber nicht wissen, was sie als nächstes tun sollen.
  • Notfall- oder Krisensituationen: Niemand weiß, wann eine Notfallsituation eintritt. Das Jahr 2020 ist das beste Beispiel dafür. Dennoch kann ein solider Geschäftskontinuitäts- und Notfallwiederherstellungsplan dazu beitragen, dass so wenig Ausfallzeiten wie möglich anfallen.

Wege zur Reduzierung von Ausfallzeiten

Wenn es darum geht, Ausfallzeiten von Mitarbeitenden zu reduzieren, benötigen Unternehmen einen Fundus an Strategien, um unproduktive Zeiten effektiv zu nutzen und die finanziellen Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.

Dies sind unsere beliebtesten Strategien:

Auf geplante und ungeplante Ausfallzeiten vorbereitet sein

Unabhängig davon, ob Sie wissen, dass Ausfallzeiten auf Sie zukommen oder nicht, ist es ein absolutes Muss, einen Risikominimierungsplan in petto zu haben.

In Branchen wie der Fertigungsindustrie ist es unerlässlich, den jährlichen Produktionszyklus zu kennen, damit Sie die notwendigen Ausfallzeiten in den Betriebsablauf einplanen können.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise im Sommer Hochkonjunktur hat, sollten Sie geplante Wartungsarbeiten im Winter durchführen. Erstellen Sie für die Zeit dieser Wartungsarbeiten einen Plan für die Umverteilung von Arbeitskräften und vermeiden Sie so Ausfallzeiten in Ihrer Anlage.

Für ungeplante Ausfallzeiten hingegen sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die erforderlichen Werkzeuge und Prozesse verfügen, um auch auf unvorhersehbare Situationen reagieren zu können.

Führen Sie ein auf mobile Geräte ausgerichtetes Kommunikationsmittel ein

In Krisensituationen müssen Sie in der Lage sein, Ihre Mitarbeitenden schnell zu erreichen. Nicht nur zum Wohle ihrer Gesundheit und Sicherheit, sondern auch, um sie mit Informationen zu versorgen und ihnen bei Bedarf Anweisungen zu geben.

Eine auf mobile Geräte ausgerichtete Mitarbeiterkommunikationsplattform wie Beekeeper ermöglicht es allen Mitarbeitenden sofort und von überall auf wichtige Unternehmensinformationen und 1:1- und Gruppen-Chats zuzugreifen sowie Push-Benachrichtigungen in Echtzeit zu erhalten.

Neue Technologien und Werkzeuge einführen

Reduzieren Sie Ausfallzeiten durch den Einsatz neuer Tools, mit denen Sie immer einen Schritt voraus sind.

Zum Beispiel: In der Fertigungsbranche verfügen Maschinen heutzutage über interne Sensoren, die die Arbeitskräfte benachrichtigen, wenn eine Wartung ansteht. Mit einem Benachrichtigungs- und Reaktionssystem in Echtzeit kann die Technologie der vorausschauenden Wartung mechanische Ausfälle erkennen, bevor sie auftreten, und die Gesamtausfallzeit reduzieren.

Eine flexible IT-Infrastruktur einsetzen

Die Debatte SaaS vs. On-Prem ist nicht neu.

Bei On-Prem-Software ist der Nutzer dafür verantwortlich, dass Software-Updates und Datensicherung rechtzeitige durchgeführt werden, um Ausfallzeiten, Serviceunterbrechungen und andere betriebliche Probleme zu vermeiden.

Unternehmen können Ausfallzeiten jedoch reduzieren, indem sie ihre Systeme in eine Cloud-Lösung verlagern. Auf diese Weise können allfällige Probleme von überall behoben werden.

Branchen, die von reduzierten Ausfallzeiten profitieren können

Viele verschiedene Branchen sind finanziell, sozial und betrieblich von Ausfallzeiten betroffen.

Besonders die folgenden Branchen können von verbesserter Planung und Reduzierung von Ausfallzeiten profitieren:

Fertigungsindustrie

Die Fertigungsindustrie ist stark von maschinellen und personellen Ausfallzeiten betroffen. Angesichts der Zunahme intelligenter Maschinen und regelmäßiger Produktionszyklen ist die Branche jedoch auch am besten für die Erstellung eines umfassenden Zeitplans für geplante Ausfallzeiten gerüstet.

Laut einer kürzlich durchgeführten Studie

  • … haben 82 % der befragten Unternehmen in den letzten drei Jahren Ausfallzeiten erlebt.
  • … müssen Unternehmen für ungeplante Ausfallzeit bis zu 250 EUR/CHF[3]  pro Stunde berappen.
  • … hat die Vermeidung von jeglicher Ausfallzeit für 72 % der Unternehmen oberste oder zumindest hohe Priorität.

Einzelhandel

Die Einzelhandelsbranche wurde von COVID-19 hart getroffen, was bedeutet, dass heute jede produktive Minute mehr denn je zählt. Einzelhändler erleben Ausfallzeiten typischerweise aufgrund von:

  • Netzwerkunterbrechungen
  • Weniger Laufkundschaft
  • Personeller Überbesetzung

Um Ausfallzeiten und die daraus resultierenden Kosten zu reduzieren, müssen Einzelhändler in der Lage sein, sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen, ganz gleich, aus welchem Grund.

Gastgewerbe

Das Gastgewerbe funktioniert, wie viele andere Branchen auch, wie ein gut geöltes Getriebe. Dennoch kann es zu Ausfällen kommen, die in der Regel durch ungeplante Ereignisse wie Netzwerkunterbrechungen oder im Fall von 2020 durch eine Pandemie verursacht werden.

Während COVID-19 nutzte die Mandarin Oriental Hotel Group ihre Beekeeper-Kommunikations-App, um mit ihren Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben. Während die beurlaubten Mitarbeitenden dem Betrieb fern blieben, konnte die Hotelgruppe sie weiterhin mit Informationen und Entwicklungsmöglichkeiten versorgen, die diese während der Ausfallzeit nutzen konnten.

Bewährte Verfahren und Strategien rund um Ausfallzeiten

Ausfallzeiten können frustrierend sein, aber sie bieten gleichzeitig eine ausgezeichnete Gelegenheit, Ihr Unternehmen in unsicheren Zeiten produktiver zu machen.

Hier finden Sie fünf bewährte Verfahren und Strategien, die Ihnen dabei helfen, Ausfallzeiten von Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen zu vermeiden oder immerhin optimal zu nutzen:

1. Terminvereinbarungen anbieten

Eine äußerst wirksame Methode zur Reduzierung von Ausfallzeiten, insbesondere für Branchen wie Einzelhandel und Banken, die stark von Laufkundschaft abhängig sind, besteht darin, Termine anzubieten, die sich lange im Voraus planen lassen.

Indem Sie Kunden ermöglichen, individuell gebuchte Zeit an Ihrem Geschäftsstandort zu verbringen, können Sie als Unternehmen …

  • … arbeitsreiche und weniger arbeitsreiche Zeiten besser ausgleichen.
  • … Termine in erster Linie auf Zeiten legen, in denen weniger Betrieb zu erwarten ist.

2. Zugang zu zeitlich flexiblen Schulungsprogrammen ermöglichen

Wenn das Unerwartete eintritt — eine Maschine fällt aus oder das Internet spielt wieder einmal verrückt — sollte eine Plattform zur Verfügung stehen, die es den Mitarbeitenden erlaubt, im Handumdrehen auf Trainings und Kurse zuzugreifen.

Manchmal können ungeplante Ausfallzeiten nicht verhindert werden, aber sie können als Gelegenheit für die Mitarbeitenden genutzt werden, sich neue Fähigkeiten anzueignen, die sie dann direkt in ihre Arbeit einfließen lassen können.

3. Prozesse mithilfe neuer Technologien optimieren

Nutzen Sie die Vorteile neuer Technologien, mit denen Sie Prozesse rationalisieren und Ihre Mitarbeitenden dort einsetzen können, wo sie die größte Wirkung erzielen.

Digitale Tools maximieren beispielsweise die Mitarbeiterproduktivität in der Fertigungsindustrie, während Analysen im Einzelhandel den Unternehmen helfen, ihre Geschäftszyklen besser zu verstehen.

4. Interne Kommunikationsplattformen stärken

Gewerbliche Mitarbeitende, die am stärksten von Ausfallzeiten betroffen sind, brauchen dynamische Kommunikationskanäle, um mit ihrem Unternehmen verbunden zu bleiben. Insbesondere wenn Ausfallzeiten auf Netzwerkprobleme zurückzuführen sind, müssen Mitarbeitende wissen, wie sie den Kundenservice weiterhin aufrechterhalten.

Mobile Mitarbeiterkommunikation, wie beispielsweise über Beekeeper, ermöglicht Mitarbeitenden Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, auf den Geräten, die sie täglich nutzen.

5. Flexibel planen und flexibel bleiben

Letzten Endes kommt es in jeder Branche zu ungeplanten Ausfallzeiten und dies meist zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt. Gerade deshalb müssen Unternehmen agil bleiben und stets einen Geschäftskontinuitätsplan im Ärmel haben.

Lassen Sie nicht zu, dass Ausfallzeiten während der Pandemie zu einer andauernden operativen Herausforderung werden. Erfahren Sie in unserem White Paper “Navigieren Sie durch die neue Normalität”, wie Sie in einer von Corona geprägten Zeit überleben.