Il y a près de 20 ans, Microsoft lançait Zune pour concurrencer l’iPod d’Apple.
Même si le concept était plutôt sympa, Zune n’est jamais parvenu à s’imposer sur le marché pour une raison simple : il ne répondait pas aux besoins des utilisateurs.
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Si l’on en croit les récents efforts déployés par Microsoft pour commercialiser ses produits auprès des entreprises de terrain, l’histoire est en passe de se répéter. Microsoft 365 et Teams sont d’excellentes solutions pour les employés de bureau. Peut-on dire la même chose pour les effectifs de terrain ? Ceux qui ne passent pas leurs journées assis à un bureau avec un ordinateur à portée de main ?
Découvrez pourquoi le déploiement de Microsoft sur le terrain est une mauvaise idée qui nuira très certainement à votre chiffre d’affaires.
Les coûts cachés du déploiement de Microsoft auprès des effectifs de terrain
Les équipes informatiques et RH sont sous pression pour conserver une approche single-stack de la transformation numérique. Il est facile de penser qu’une solution Microsoft pour le terrain s’inscrit dans le cadre d’une telle stratégie, mais ce n’est pas le cas.
Analysez tous les tenants et aboutissants de n’importe quelle solution équivalente, et vous vous rendrez vite compte que les coûts cachés surpassent de loin les avantages d’une consolidation de la pile technologique de l’expérience employé.
Des applications par milliers (ou presque)
L’architecture de collaboration moderne (MOCA) est un cadre inventé par Microsoft pour décrire la façon dont chaque application est intégrée à l’écosystème.
Comme vous pouvez le constater, elle est extrêmement fournie. Or, l’employé de terrain lambda n’a pas besoin de toutes ces applications pour faire son travail. Tout ce qu’il souhaite c’est pouvoir accéder à ses fiches de paie, communiquer avec ses collègues, consulter le planning, gérer les tâches qui lui sont attribuées et se reporter aux politiques de sécurité qui l’intéressent sur son téléphone, sans avoir à naviguer entre différentes applications.
L’architecture de collaboration moderne (MOCA) de Microsoft
Microsoft a imposé ce cadre aux collaborateurs de terrain, présentant Teams comme un point d’entrée unique pour accéder aux « applications de terrain » hébergées dans la suite Viva. Or, la suite Viva compte plus de huit applications distinctes nécessitant d’être configurées de façon spécifique. De plus, la prise en main n’est pas simple et une formation est généralement nécessaire pour pouvoir les utiliser. Sans oublier que toutes ont subi des modifications suite à une série d’acquisitions.
Plusieurs clients de Microsoft nous ont raconté leurs déboires avec la suite.
Selon un DSI :
“Microsoft Teams n’est pas adapté aux employés du secteur manufacturier. Ils n’en veulent pas sur leur téléphone et ne savent pas comment l’utiliser. Ajoutez à cela Viva, et les choses deviennent encore plus difficiles. Pour dire les choses simplement, les employés ont besoin d’une application qui ressemble à Facebook ou Instagram, et non à un produit Microsoft.”
S’attendre à ce que les travailleurs de terrain adoptent une suite bureautique complexe est un pari risqué. Après tout, ils ne passent pas leurs journées devant un écran d’ordinateur ; ils sont dans une usine, dans un atelier, sur le terrain ou aux côtés des clients.
Des taux d’adoption sur le terrain qui avoisinent les 10 à 15 %
Microsoft est une application de bureau destinée aux employés de bureau. L’entreprise ne propose pas une expérience mobile conçue pour répondre aux besoins des effectifs de terrain. C’est d’ailleurs pourquoi les taux d’adoption sont si faibles.
Comme le dit ce responsable de l’expérience employé :
“Le niveau de complexité des informations dans de nombreuses salles Microsoft Teams, ainsi que les mises à jour, deviennent problématiques lorsque les utilisateurs ne se connectent que rarement à Teams, ce qui est le cas des effectifs sur le terrain, contrairement aux employés de bureau qui l’utilisent quotidiennement.”
Si c’est trop compliqué, vos travailleurs de terrain ne l’utiliseront pas. Un rapport récent a révélé que 99 % des employés accèdent à SharePoint sur un ordinateur de bureau. Seuls 0,22 % des utilisateurs accèdent à l’intranet sur leur téléphone et 0,02 % sur une tablette.
L’intégration SharePoint de Beekeeper résout le problème en permettant aux employés de terrain d’accéder à la dernière version des fichiers SharePoint directement sur leur téléphone, sans surcroît de travail pour vos équipes. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.
Il est facile de tomber dans le piège du « puisque c’est gratuit, essayons ! ».
Il y a une raison pour laquelle c’est gratuit. Microsoft n’a pas percé le secret de ce qui peut inciter les travailleurs de terrain à adopter sa plateforme. Leur offre si alléchante consiste donc à faire de vous leur cobaye.
Dans le rapport d’analyse comparative Yammer & Viva Engage 2022/23, SWOOP Analytics a constaté que seulement 10 % des utilisateurs sont actifs sur la plateforme. Si seulement 1 employé sur 10 utilise Microsoft pour communiquer avec ses collègues, quelles autres plateformes le reste d’entre eux utilisent-ils ?
Eh bien, 53 % des employés finissent par utiliser WhatsApp ou Facebook Messenger. Non seulement ils se tournent vers des canaux de communication moins sécurisés, mais cela fait baisser la productivité et l’efficacité. Les employés ne savent plus comment communiquer et en reviennent même aux processus manuels, stylo et papier en tête !
Pire encore, les dirigeants n’ont aucune visibilité sur la réalisation des tâches, l’engagement des employés et le sentiment général dans l’entreprise. Impossible d’optimiser l’expérience de terrain sans une vision complète de ce qui se passe.
Fonctionnalités manquantes et goulots d’étranglement administratifs
Microsoft vend des modèles de licence, pas des solutions.
Si l’on y regarde d’un peu plus près, force est de constater que la suite de terrain de Microsoft présente des lacunes flagrantes qui nuisent à la productivité des administrateurs comme des utilisateurs.
Selon un autre DSI d’entreprise :
« Même si les licences E3 et E5 sont très complètes, il leur manque certaines fonctionnalités clés, comme Viva Goals, Viva Topics, Viva Answers… Il manque même les alertes en situation de crise. Si l’on fait le total, il nous faudrait encore mettre sur la table 15 à 17 USD de plus par employé par mois, ce qui ne rentre pas dans notre budget puisque nous payons déjà 57 USD par mois et par employé pour une licence de niveau E5. »
Pour résumer, le modèle de tarification à la carte est difficile à naviguer. Si vous souhaitez essayer Microsoft, nous vous recommandons de lire tout ce qui est imprimé en petits caractères.
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La structure même des licences est problématique, mais les véritables problèmes surviennent lors de la mise en œuvre. Le déploiement de Microsoft sur votre site nécessite une expertise approfondie de la suite de produits Microsoft. Or, seuls les développeurs et partenaires revendeurs Microsoft ont cette expertise.
Imaginons que vous souhaitiez automatiser votre processus d’intégration des nouvelles recrues avec un workflow. Vous ne pourrez pas personnaliser ce processus vous-même ni même le déployer sans aide externe ; vous devrez faire appel à un partenaire. Résultat : les délais de mise en œuvre seront certainement 4 à 5 fois plus longs, ce qui fera augmenter considérablement les coûts de main-d’œuvre et aura un impact sur votre chiffre d’affaires.
Une expérience et une expertise du terrain limitées
Depuis septembre 2023, Microsoft ne dispose plus de son propre service d’assistance client. La société sous-traite ce service à des partenaires externes qui sont rémunérés en fonction du nombre de licences vendues.
Ces partenaires connaissent les produits Microsoft sur le bout des doigts ; ils ne savent quasiment rien des entreprises et industries de terrain. Ils ignorent tout de la façon dont s’organise la communication dans une usine ou un entrepôt et n’ont aucune idée des événements qu’il est possible d’organiser pour booster les taux d’adoption de la solution. Mettre à disposition des employés de terrain les outils dont ils ont besoin nécessite une approche rigoureuse. Seuls de véritables experts terrain, des personnes qui vont à la rencontre des effectifs sur le terrain et qui ont déjà une expérience dans ce domaine savent comment procéder.
C’est ce qui explique que les taux d’intégration et d’activation de nos clients sont les plus élevés du marché, entre 80 et 85 %. Depuis plus de 10 ans, nous apprenons sans cesse de nos plus de 500 000 utilisateurs actifs mensuels. Plus de 1 200 entreprises de terrain font confiance à Beekeeper pour les aider à gérer leurs opérations quotidiennes.
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La meilleure expérience employé inclut Beekeeper
Créer la meilleure expérience employé implique de répondre aux besoins de tous vos employés, pas seulement de vos collaborateurs de bureau. Beekeeper améliore la suite d’expérience employé de Microsoft en fournissant un système conçu pour les employés de terrain afin qu’ils soient en permanence engagés, informés et connectés.
Votre parcours de transformation numérique ne saurait être complet s’il ne répond pas aux besoins des employés sur le terrain. En intégrant Beekeeper à votre écosystème Microsoft, vous protégez votre investissement et mettez à disposition de l’ensemble de vos effectifs les outils dont ils ont besoin pour faire grandir votre entreprise.