Digitalisierung hat die Welt verändert und auch vor der internen Kommunikation nicht Halt gemacht. Während vor nicht allzu langer Zeit noch Rund- und Informationsschreiben, das Schwarze Brett, Mitarbeiterzeitungen und Mitarbeiterversammlungen die Säulen des internen Kommunikationskonzeptes waren, ist der Fokus heute online. Mit der Einführung von E-Mail und Intranet haben wir die erste Welle der Digitalisierung durchgemacht. Jedoch haben die raschen und zahlreichen Entwicklungen im Bereich der Kommunikationssoftware, E-Mail längst überholt und auch das Intranet mag vielerorts bereits antiquarisch wirken.
Bei der Vielzahl an brandneuen Möglichkeiten kann man leicht den Überblick verlieren. Fraglich ist auch wie langlebig so mancher Trend sein wird und ob die ein oder andere Software nicht schon kurz nach der Implementierung und Adaption wieder veraltet sein wird. Schließlich ist nicht jede Option passend für ein jedes Unternehmen. Während es sich lohnt, branchen- und unternehmensspezifisch nach den richtigen Optionen für die Modernisierung der internen Kommunikation zu filtern, ist es ebenso wichtig für den Betriebserfolg branchenweite Trends im Auge zu behalten.
Wir haben uns für Sie umgehört und die wichtigsten Trends in der internen Kommunikation zusammengefasst.
Mitarbeiter-Apps
Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat dezentrale und mobil agierende Mitarbeiter mit sich gebracht. Zusätzlich zwingt das Aufkommen agiler Arbeitsmethoden auch tradierte Unternehmen zum Umdenken – vor allem wenn es um die interne Kommunikation geht. Daher können Apps für die interne Kommunikation ganz klar als einer der IK Trends genannt werden.
Mobile Apps sind für viele Unternehmen schon heute wichtiger Bestandteil. Sie können nicht nur in der internen Kommunikation, sondern auch im Personalmanagement und der operativen Führung eingesetzt werden. Zu den Vorteilen einer App zählen unter anderem:
- Schnell implementierbar. Im Gegensatz zu großen und langwierigen IT-Projekten, kann eine App wie Beekeeper rasch eingeführt werden.
- Zugang und Information für Alle. Während Intranet und Rundschreiben per E-Mail häufig nur über Computer-Arbeitsplätze zugänglich sind, kann eine App auf unterschiedlichen Geräten ein Zuhause finden. Non-Desk Arbeiter können die Informationen über ihre Mobiltelefone abrufen und so Teil an der internen Kommunikation haben.
- Integration mit Softwareprovidern. Eine App kann als zentraler Hub dienen, von dem aus Mitarbeiter auch auf andere Systeme zugreifen können. So wird beispielsweise die Lohnabrechnung, Auskunft über Urlaubstage und vieles mehr mit nur wenigen Klicks via App für die gesamte Belegschaft zugänglich.
- Digitaler Arbeitsplatz für Alle. Mitarbeiter im Außendienst, Frontline Mitarbeiter auf der Fläche oder Mitarbeiter in der Produktion – diese und viele mehr sind von der Digitalisierung bisher ausgeschlossen. Eine App erreichte Ihre gesamte Belegschaft und stattet alle mit einem digitalen Arbeitsplatz aus.
- Mitarbeiterengagement und Feedback. Eine App gibt Mitarbeitern eine Stimme und
ermöglicht rasche Feedback Runden. Führungskräfte habe so einen Echtzeit-Einblick in die Stimmung in
Ihrem Unternehmen.
Puls-Umfragen
Während Mitarbeiterfeedback ein zentraler und sehr wichtiger Teil der internen Kommunikation ist, kann das Vorbereiten, Ausführen und Nachbearbeiten von Mitarbeiterumfragen sehr zeitaufwendig sein. Häufig kommt es zu Abstrichen, da für diesen Vorgang nicht genug Zeit vorhanden ist. Wer kennt es nicht, dass für einen solchen Prozess einfach nicht genug Ressourcen vorhanden sind und das Durchführen von Mitarbeiterumfragen daher nur sporadisch stattfindet?
Ein Trend in der internen Kommunikation sind daher kurze, maßgeschneiderte Puls-Umfragen. Bei Puls-Umfragen ist der Name Programm: Sie “messen” den Puls Ihrer Belegschaft und geben Echtzeit Einblicke in das Betriebsklima. Sie sind ein leistungsstarkes Instrument, um das Engagement der Mitarbeiter zu messen und zu fördern. Pulse-Umfragen bieten Erkenntnisse und Aufschlüsse über die Mitarbeitererfahrungen, indem sie regelmäßig kurze, angepasste Fragen über eine Team-App versenden. Die Ergebnisse dienen Geschäftsführern als wichtige Informationsquelle, um datenbasierte Entscheidungen über die Unternehmensstrategie zu treffen. Mitarbeitereinbindung ist mehr als nur ein Trend: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeiter produktivere Stakeholder sind.
Videos
Wie wir es bereits aus den Sozialen Netzwerken kennen, geht der Trend auch in der internen Kommunikation weg von langen E-Mail Botschaften, Aushängen oder Anleitungen und hin zu Videos. Videos erfreuen sich einer immer größer werdenden Beliebtheit in der internen Kommunikation. Gründe hierfür sind vor allem, dass Videos am ehesten der Art und Weise wie wir lernen und kommunizieren entsprechen: mit Bild, Ton und Bewegung. Videos erzielen generell mehr Aufmerksamkeit.
Es wird davon ausgegangen, dass die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter ein Video ansieht 75% höher ist, als die Wahrscheinlichkeit dass ein E-Mail oder Dokument gelesen wird. Videos mit bewegten Bildern haben den Vorteil Mitarbeitern ein Gefühl der Verbundenheit zu geben und resultieren eher in der Ausführung der gewünschten Aktion.
Für die internen Kommunikation sind vor allem folgende Vorteile der Video Botschaft relevant:
- Geschwindigkeit: In nur wenigen Sekunden oder Minuten kann Videomaterial Informationen abdecken, die schriftlich mehrere Absätze oder sogar seitenlang wären. Eine Videominute kann bis zu 1,8 Millionen Wörter ersetzen (Forrester Research).
- Zeit-/Kostenersparnis: Mithilfe von Videos in der internen Kommunikation kann jeder Mitarbeiter auf denselben Stand gebracht werden. Dies sorgt dafür dass kostspielige persönliche Meetings oder Trainings sowie lange E-Mail Threads der Vergangenheit angehören.
- Zugriff für Alle: Videos können auf diversen Endgeräten angesehen werden. Ob Computer oder Mobiltelefon, jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die gleichen Informationen.
Employee Generated Content
Ein weiterer Trend in der internen Kommunikation ist das Implementieren von Mitarbeiterideen für die Unternehmenskommunikation. Das Wissen der eigenen Mitarbeiter wird für die Contenterstellung immer wichtiger, um interessante und für Angestellte relevante Inhalte zu generieren. Anstelle einer hierarchischen Top-Down Kommunikation werden Mitarbeiter motiviert, die interne Kommunikation aktiv mitzugestalten. Der Prozess kann durch Mitarbeiterbefragungen angestoßen werden und Kollegen können Themenvorschläge teilen. Mit einer Mitarbeiter-App wie Beekeeper können Mitarbeiter in sogenannten Streams in Form von Posts Informationen, Bilder und sogar Videos teilen. Vorteile diese “Peer-to-Peer” Inhalte ist neben der Relevanz der Informationen die Stärkung des Teamgeistes die durch eine solche interne Kommunikation angestoßen wird. Zusätzlich wird das Vertrauen und die Zugehörigkeit zum Unternehmen gesteigert, Mitarbeiter bekommen eine Stimme und sind aktiv in die Kommunikation eingebunden.
