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Firmen-Intranet: Diese einfachen Tricks beleben es

Firmen-Intranets sind wie die öffentlichen Bibliotheken einer Großstadt. Menschen wagen sich nur dann in sie hinein, wenn sie etwas ganz Bestimmtes brauchen. Und wenn sie dann einmal drin sind, ist es ihr einziges Ziel, das Gesuchte zu finden und so schnell wie möglich wieder von dort verschwinden zu können.

Natürlich sind Bibliotheken wunderbar. Ich hatte Englisch im Hauptfach und könnte für den Rest meines Lebens zufrieden in einer Bibliothek leben. Für den Otto-Normalverbraucher ist es aber ein ärgerliches Unterfangen, in die Bibliothek zu gehen, einen Bibliotheksausweis anzulegen und herauszufinden, wonach man suchen soll. All diese Bemühungen, nur um etwas aufzuspüren, das man gar nicht erst lesen wollte. Die meisten gehen nur einen Schritt hinein, schauen sich um und sagen sich: „Ach, ich googel es einfach!“

So in etwa könnten auch Ihre Mitarbeiter das Firmen-Intranet betrachten …

Veraltet, schwer zu handhaben und voller Informationen, die ihnen überhaupt nicht wichtig sind. Vielleicht ist das der Grund, warum Intranets für Firmen eine historisch niedrige Akzeptanzrate haben.

Im Wesentlichen ist ein Intranet wie ein Online-Portal für ein Unternehmen, wie ein privates Firmen-Internet. Intranets sind eine ausgezeichnete Ressource für die Mitarbeiter. Das Problem ist aber, dass viele Intranets  innerhalb ihrer Organisation nicht ausgelastet sind.

In einer Umfrage von Prescient Digital Media gaben nur 13 Prozent der Befragten an, täglich im Intranet ihres Unternehmens aktiv zu sein. Im Gegensatz dazu gaben erstaunliche 31 Prozent an, dass sie ihr Firmen-Intranet nie nutzen.

Kritikpunkte am Intranet

Wir haben für Sie einige der häufigsten Kritikpunkte am Intranet für Firmen gesammelt:

Schlechte User-Experience

Eine fehlende regelmäßige Wartung der Intranet-Lösung kann zu schwieriger Navigierung führen.

Niedrige Akzeptanzraten

Aus der schlechten Nutzbarkeit resultiert ein fehlender Wille zur Nutzung auf Seiten der Mitarbeiter.

Hoher Zeitaufwand

Die Suche nach Ressourcen im Intranet kann sich für Ihre Mitarbeiter manchmal wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlen.

Aber dank moderner Technologien erleben Firmen-Intranet-Lösungen gerade ein ernst zu nehmendes Comeback.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Firmen-Intranet wiederzubeleben. 

Hier sind einige unserer Lieblingstipps, wie Sie das Intranet Ihres Unternehmens wieder auf Trab bringen.

Gestalten Sie ein Social Intranet

Bleiben wir bei der Bibliotheks-Metapher: Während diese Institutionen versuchen, sich als coole Community-Treffpunkte zu präsentieren, sendet die Atmosphäre im Inneren eine völlig andere Botschaft. Sie sind stickig und man macht sich ständig Sorgen, ein „Shhht“ zu hören zu bekommen.

Firmen-Intranets haben ein ähnliches Problem: Ihre feste und statische Natur macht sie nicht gerade einladend und kooperativ. Intranets schaffen es, Menschen mit Informationen zu verbinden, aber sie scheitern oft daran, Menschen mit Menschen zu verbinden. 

Sie können helfen, die Atmosphäre innerhalb des Firmen-Intranets zu verändern, indem Sie ein soziales Element einbringen, das dazu beiträgt, die allgemeine Benutzerfreundlichkeit und die Akzeptanzrate zu verbessern. Soziale Funktionen bei Beekeeper wie Erwähnungen, Kommentare oder andere Push-Benachrichtigungen erhöhen den Spaß an der Zusammenarbeit, sodass die Menschen die Intranet-Lösung als Social Intranet auch tatsächlich nutzen wollen. Finden Sie eine passende Software für Ihr Firmen-Intranet, die soziale Elemente mitbringt.

Machen Sie das Firmen-Intranet mobil

Wir leben im Zeitalter der „mobilen Momente“. Das sind die Gelegenheiten, in denen Nutzer ihre Smartphones aus der Tasche holen, um bestimmte Informationen abzurufen, die genau zu diesem Zeitpunkt an diesem Ort relevant sind.

Für Mitarbeiter, die in der Produktion, im Außendienst oder auf der Fläche verteilt sind, können diese Momente mehrmals täglich am Arbeitsplatz auftreten. Wenn Ihr Firmen-Intranet nicht für mobile Geräte optimiert ist, können diese Mitarbeiter nicht darauf zugreifen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Firmen-Intranet für alle Mitarbeiter nützlich ist, und beobachten Sie, wie das gesamte Engagement in die Höhe schnellt.

Automatisieren Sie das Firmen-Intranet

Wenn fehlende Benutzerfreundlichkeit ein Problem Ihres Intranets ist, dann sind Automatisierungen Ihr neuer bester Freund. Durch die Automatisierung langwieriger Aufgaben wie Workflows, Inhaltsbereitstellung und gemeinsame Nutzung von Onboarding-Ressourcen können Sie Ideen für ein Firmen-Intranet schaffen, das viel dynamischer und weniger arbeitsintensiv zu pflegen ist.

Durch die Automatisierung bestimmter Kommunikationen mit Beekeeper tragen Sie dazu bei, Ihr Firmen-Intranet menschlicher zu gestalten, was die Mitarbeiter zu steigender Nutzung ermutigen kann.

Sie können beispielsweise Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit automatisieren, um regelmäßig die Stimmung im Team zu erfassen. Wenn Sie häufig individuell auf Ihre Mitarbeiter eingehen, geben Sie ihnen das Gefühl, respektiert zu werden und ihre Stimme zu hören. Engagierte Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter.

Beekeeper Firmen Intranet

Beekeeper und Sharepoint – eine himmlische Idee fürs Firmen-Intranet

Um ein erfolgreiches Firmen-Intranet zu erstellen, sollte es also sozial und mobil einsetzbar sein. Das Sharepoint-Intranet von Microsoft ist eine hervorragende Option zum Erstellen eines digitalen Team-Arbeitsplatzes, allerdings ist es noch keine angemessene Plattform. Damit Sharepoint als interne Intranet-Lösung funktioniert, müssen Sie die richtigen App-Integrationen implementieren ‒ wie Beekeeper!

Die Integration einer internen Mitarbeiter-App wie Beekeeper kann für Ihr Firmen-Intranet die zündende Idee sein. 

So hat Wincasa den ultimativen digitalen Arbeitsplatz mit Beekeeper und Sharepoint geschaffen

Wincasa ist ein führender Immobiliendienstleister mit mehr als 860 Mitarbeitern an 25 Standorten in verschiedenen Sprachregionen. Diese verteilten, mehrsprachigen Mitarbeiter stellen eine einzigartige Herausforderung für die interne Kommunikation dar.

Das Unternehmen brauchte eine Möglichkeit, zeitnah Informationen mit dem Team auszutauschen und die Bottom-up-Kommunikation zu erleichtern. Mit dem bisherigen statischen Intranet war lediglich eine Top-Down-Kommunikation möglich. Nach der Implementierung der Sharepoint-Software und der internen Kommunikationsplattform Beekeeper konnte jedoch ein sehr kollaboratives, lebendiges internes Intranet innerhalb des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.

Beekeeper SharePoint Integration

Es folgen einige Highlights aus dem Integrationsprozess von Sharepoint und Beekeeper:

  • Die Kommunikation zwischen den Anbietern verlief schnell und effizient
  • Für die IT-Abteilung von Wincasa war der Aufwand minimal. In einigen Fällen haben sich die Anbieter direkt ausgetauscht, ohne dass Wincasa vermitteln musste.
  • Die erfolgreiche Integration der beiden internen Kommunikationsmittel schuf den perfekten digitalen Arbeitsplatz für ihr Team.

Nach der Integration von Sharepoint und Beekeeper berichtet Wincasa, dass sich die interne Kommunikation insgesamt komplett verändert hat. Auf der neuen Plattform hat jeder Mitarbeiter eine Stimme. Die interne Kommunikation findet nicht mehr in einzelnen Teams statt, sondern unternehmensweit, unabhängig vom Standort, der Abteilung oder Stellenbezeichnung.

Die Nutzung von Sharepoint als Dokumenten-Bibliothek

Eine weitere beliebte Möglichkeit, die Beekeeper/Sharepoint-Integration zu nutzen, besteht in der Erstellung einer internen Dokumenten-Bibliothek in Sharepoint. Nutzer können diese dann mit der Beekeeper-App synchronisieren, sodass jedes Mal, wenn ein Dokument in Sharepoint aktualisiert wird, es automatisch auch in Beekeeper aktualisiert wird. Es ist wie eine sich automatisch selbst verwaltende Bibliothek.

Beleben Sie Ihr Firmen-Intranet mit Integrationen

Die Wahrheit ist, dass es keine einzige Out-of-the-Box-Lösung gibt, die perfekt zum Intranet Ihres Unternehmens passt. Das eigentliche Geheimnis bei der Erstellung eines Intranets, das Ihre Mitarbeiter in der täglichen Arbeit tatsächlich nutzen werden, liegt in Ihrer Fähigkeit zur Anpassung.

Mit den richtigen App-Integrationen können Sie das perfekte, maßgeschneiderte Firmen-Intranet  erstellen. Denken Sie daran ‒ das perfekte Intranet für Ihr Team gibt es noch nicht. Aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, es aufzubauen und die Anforderungen Ihres Teams zu erfüllen, werden Ihre Mitarbeiter es nutzen. Und sie werden es lieben!

Wenn Sie die beste Software für die interne Kommunikation Ihres Unternehmens suchen, lesen Sie unser White Paper „Finden Sie die beste Software für die Mitarbeiterkommunikation“.