Als internationale humanitäre Organisation bietet das Rote Kreuz weltweites Krisenmanagement und globale Gesundheits- und Wohlfahrtshilfe vor, während und nach Katastrophen. Der Kreisverband Säckingen ist Teil des Deutschen Roten Kreuzes und beschäftigt rund 80 hauptamtliche Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen des Deutschen Roten Kreuzes.
Eine interne Kommunikation in Echtzeit ist angesichts der zeitlichen Sensibilität des Notfall- und Krisenmanagements des DRK Kreisverbandes Säckingen zwingend erforderlich. Von der Kommunikation bei Notfalleinsätzen und Routeninformationen bis hin zu Anweisungen für die Lieferung von Hilfsgütern und aktuellen Updates zu instabilen Sicherheitssituationen benötigte das DRK eine zuverlässige und effiziente interne Kommunikation zwischen Sanitätern, Mitarbeitern und anderen relevanten Abteilungen.
Interne Kommunikation verbindet Abteilungen
Um den Anforderungen an das Krisenmanagement am besten gerecht zu werden, hat das Management des Kreisverbandes Säckingen die folgenden Funktionen als wesentlich für die Auswahl einer vereinheitlichten Kommunikationslösung identifiziert:
- Sichere Datenübertragung von allen Nachrichten und Mitteilungen der Mitarbeiter.
- Sortierung, Sicherstellung und Teilbarkeit von Informationen in Echtzeit mit relevanten Teams.
- Intuitive Benutzeroberfläche ähnlich der eines Consumer-Kommunikations-Tools wie WhatsApp, aber mit mehr Kontrolle darüber, wer Inhalte und Nachrichten empfängt.
Überwindung von Krisenmanagement-Barrieren in verteilten Teams
Vor der Adaption der Beekeeper Mitarbeiter-App nutzte das DRK Säckingen WhatsApp für die interne Kommunikation. Obwohl es einfach zu bedienen ist, waren die Mitarbeiter der Ansicht, dass die Kommunikations-App zu eng mit ihrer persönlichen Kommunikation verknüpft war. Daher war die Nutzung der App bei der arbeitsbezogenen Kommunikation, für aktives Krisenmanagement nicht geeignet. Über WhatsApp war es auch nicht möglich, zu verwalten, welche Informationen an Mitarbeiter zugestellt wurden. Mitarbeiter konnten sich von wichtigen Chats abmelden und verpassten so wichtige Informationen für das Krisenmanagement.
Alle Mitarbeiter erfolgreich zu erreichen, aktive Krisenkommunikation und das Bereitstellen von wichtigen Informationen in Echtzeit war inkonsequent und schwer zu messen. Besonders schwierig war es angesichts der mobilen Art der Arbeit, bei der die Mitarbeiter auf verschiedene Büros und Standorte verteilt waren.
Unified Communications mit der Beekeeper Mitarbeiter-App
Bei der Auswahl der internen Kommunikationsplattform für die weit verstreute Belegschaft im Krisenmanagement des Kreisverband DRK Säckingen, waren viele Faktoren ausschlaggebend:
- Eine professionelle Schnittstelle, die sich klar und sichtbar von Verbraucher-Messaging-Tools wie WhatsApp unterscheidet.
- Dedizierte Streams auf der Mitarbeiter-App speziell für die Rettungsdienst- und mobilen Sozialdienstleistungen des DRK.
- Zentralisierte interne Kommunikation sowohl für Büroangestellte als auch für Außendienstmitarbeiter wie Sanitäter und andere Ersthelfer.
Für das Management ist es besonders praktisch, dass Administratoren der jeweiligen Streams Informationen für einzelne Abteilungen anpassen und organisieren können, sodass alle Mitarbeiter nur wichtige Informationen sehen, die für sie relevant sind. Die Mitarbeiter profitieren auch davon, dass der gesamte Inhalt der Beekeeper-App mit Tags versehen werden kann. Die Suche und Sortierung von Informationen wird erleichtert, sodass die Mitarbeiter neueste Updates, Protokolle und Informationen unterwegs schnell finden können.
Digitale Kommunikation führt zu einem effizienteren operativen Betrieb
Eine der wichtigsten Änderungen, die das DRK Säckingen mit der Beekeeper-Mitarbeiter-App vorgenommen hat, war das Umstellen von manuell erstellten, gedruckten und verteilten Papierankündigungen zu digitalen internen Kommunikations- und Betriebsinformationen.
Kommunikations-Streams und Gruppenchats sind jetzt die Kanäle auf denen die Mitarbeiter Meeting Notizen austauschen. Mit Hilfe des Analyse-Dashboards der App können Administratoren die Öffnungsraten von Mitarbeitern verfolgen, indem sie eine Bestätigung anfordern, die vom Empfänger mit einem Klick bestätigt wird. Nach Implementierung von Beekeeper hat sich die Leserate von 80% auf 98% deutlich erhöht.
Die Mitarbeiter-App von Beekeeper hat die interne Kommunikation des DRK Säckingen auf folgende Weise verbessert:
- Enorme Reduzierung von E-Mails.
- Weniger gedruckte Benachrichtigungen und Aktualisierungen denn PDFs und andere Dateien werden direkt in Nachrichten und Beiträge in den Streams der Beekeeper-App hochgeladen.
- Die Kommunikationsplattform ist nun mobil, unkompliziert und transparent.
Heute hat das Deutsche Rote Kreuz fast 160 Mitarbeiter in mehreren Abteilungen der Organisation, die aktive Nutzer ihrer Beekeeper-Mitarbeiter-App sind. Die Akzeptanz ist hoch, 76% von 99% der aktivierten Nutzer tragen täglich zur Beekeeper App bei.
