Mit einem digitalen Urlaubsplaner behalten Unternehmen und Mitarbeitende einen guten Überblick über anstehende Urlaube sowie Abwesenheiten. Auf diese Weise können langfristig Projekte geplant sowie Vertretungen organisiert werden. Statt analoger Kalender in Büros oder Gemeinschaftsräumen sowie Urlaubsplanungen mit Excel und Co. durch die Personalabteilung, haben mit einer Urlaubsplaner-App Mitarbeiter und Vorgesetzte gleichermaßen und von überall Zugriff auf Zeitkonten.
Warum ist digitale Urlaubsplanung wichtig?
Urlaubsplanung bedeutet sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden Koordination und Zeitmanagement. Gerade wenn langfristig für das kommende Jahr Urlaube und Großprojekte eingeplant werden müssen, bedeutet dies mitunter Stress.
Denn die Mitarbeitenden müssen sich nicht nur mit ihren Vorgesetzten abstimmen, sondern auch Übergaben und eine Urlaubsvertretung organisieren sowie ihre restlichen Urlaubstage überblicken. Viele nehmen gerne länger im Sommer und über die Weihnachtsfeiertage frei. Zudem müssen Schulferien von Mitarbeitenden mit Kindern sowie regionale Feiertage bei der Gesamtplanung berücksichtigt werden. All dies bedeutet einen großen organisatorischen Aufwand, und das Jahr für Jahr!
Diese Teilaspekte werden bei der herkömmlichen Urlaubsplanung in Unternehmen mündlich oder per Mail abgestimmt und anschließend in Excel-Tabellen zusammengeführt. Da nicht jeder Urlaubsantrag bewilligt werden kann, beispielsweise wenn mehrere Mitarbeitende zur gleichen Zeit Urlaub nehmen wollen oder wenn Rückfragen entstehen, zieht sich die Antragstellung mitunter unnötig in die Länge. Zudem können bei der Übertragung von Urlaubsanträgen in eine Gesamtübersicht Fehler passieren, sodass Überschneidungen zu spät bemerkt werden.
Bei all diesen Herausforderungen der betrieblichen Urlaubsplanung schafft eine App mit Urlaubsplaner-Funktion Abhilfe. Automatische Urlaubsanträge und Zeitausgleiche sowie eine Übersicht über die verbleibenden Feiertage erleichtern den Mitarbeitenden die Urlaubsplanung enorm. Mögliche Überschneidungen bei paralleler Antragstellung von Kollegen werden direkt angezeigt und können erleichtert abgestimmt werden. Und all das auf datensicheren Servern.
Unternehmen haben wiederum einen Überblick über die Urlaube aller Mitarbeitenden und können einheitliche Regelungen bei der Urlaubsplanung wie z.B. hinsichtlich des Resturlaubs aus dem Vorjahr ohne Missverständnisse formulieren.
Gerade auch in Zeiten von Corona, in denen sich viele Mitarbeitende im Home Office befinden und Abstimmungen ohnehin mehr und mehr digital stattfinden, bietet sich ein Online-Urlaubsplaner zugunsten einer verbesserten Strukturierbarkeit von Projekten und Jahresurlauben perfekt an.
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Wie funktioniert Urlaubsplanung online und mit einer App?
Mit einem Online-Urlaubsplaner kann für jeden Mitarbeitenden ein Profil angelegt werden. Auf dieses haben Vorgesetzte sowie der Mitarbeitende selbst Zugriff. Auf diese Weise haben Abteilungsleiter die Übersicht über den Urlaubsanspruch sowie die Urlaubswünsche ihrer Mitarbeitenden. Die Angestellten können – ob vom PC im Büro, im Home Office oder über das eigene Smartphone – ihre eigenen Abwesenheiten verwalten sowie Urlaubsgenehmigung per Klick durch die Vorgesetzten bestätigen lassen.
Absprachen im Team zu Überschneidungen und Urlaubsvertretung sowie Regelungen zu Resturlauben, Feiertagen und Co. lassen sich automatisiert bzw. vereinfacht kommunizieren. Dies gelingt durch die zertifizierte und sichere Speicherung der Daten auf entsprechenden Servern der Urlaubsplaner-App.
Die Vorteile eines Online-Urlaubsplaners
Die Angestellten und die Geschäftsführung können die Abwesenheitsarten selbst bestimmen. So können Brückentage, Urlaube, Geschäftsreisen und mehr gut voneinander unterscheidbar in dem Urlaubsplaner festgehalten werden. Dabei behalten die Mitarbeitenden sowohl am Arbeitsplatz als auch von unterwegs über das Smartphone einen guten Überblick über ihre jeweiligen Urlaubsansprüche sowie ihre verbleibenden Urlaubstage. Zudem lassen sich die Urlaubsplaner der Mitarbeitenden exportieren sowie mit deren privaten Kalendern oder dem firmeninternen Kalender verknüpfen.
Die Ansichten eines Online-Urlaubsplaners lassen sich zudem bei vielen Softwares frei wählbar anpassen: So können sowohl Kalenderblätter als auch Listen für eine gute Übersichtlichkeit der Urlaubsansprüche der Angestellten sorgen. Auch zwischen Jahres- und Monatsansichten kann gewechselt werden. Die Geschäftsführung kann zudem die anpassbaren Einstellungen und Nutzerrechte nach eigenem Ermessen ausschöpfen.
Das muss ein Urlaubsplaner 2021 können
- Am PC und mobil nutzbar
- Übersicht der Urlaubsansprüche und verbleibender Urlaubstage
- Exportierbare Daten
- Urlaubsgenehmigungen per Klick
- Individuell einstellbare Abwesenheitsarten
- Sichere Datenspeicherung
- Anpassbare Nutzerrechte und Ansichten
Wie kann eine Urlaubsplanung-App im Unternehmen eingeführt werden?
Eine digitale und mobile Urlaubsplanung mithilfe einer App kann Unternehmen wie Mitarbeitenden nicht nur Zeit ersparen, sondern diese auch agiler und flexibler bei der Einsatzplanung machen. Mit der Integration von Beekeeper und Gastromatic kann Ihr Unternehmen von den Möglichkeiten eines integrierten Urlaubsplaners in ihrem zentralen Mitarbeiter-Tool profitieren.
