Die Arbeit in HR hat sich in den letzten Jahren rasant verändert, insbesondere durch die Herausforderungen der Pandemie. Viele Bereiche, die zuvor nur in der persönlichen Zusammenarbeit denkbar waren, sind nun virtuell geworden: Recruiting, Onboarding-Prozesse, Personalentwicklung, Tagesgeschäft wie etwa Urlaubs- und Krankenanträge.
KI verändert die Aufgaben und Möglichkeiten von HR darüber hinaus weiter. Prozesse werden automatisiert, ungeahnte Datenmengen erlauben Analysen, die bisher aus Kapazitätsgründen unmöglich waren.
Beide Trends kombiniert gestatten außerdem Zugang zu allen Mitarbeitenden im Betrieb. Hatten bisher die Arbeitnehmenden im Büro Vorteile, einfach, weil sie sichtbar waren, können nun alle Gruppen in der Belegschaft gleich behandelt werden – ob sie remote am Schreibtisch arbeiten oder als systemrelevante Mitarbeitende auf der Baustelle oder im Ladengeschäft. Alle diese Gruppen können mit mobilen HR-Lösungen erreicht und die Employee Experience mithilfe von KI verbessert werden.
Schon heute nutzen HR-Teams Chatbots, um Fragen zur Urlaubsregelung zu beantworten. Im Recruiting können Lebensläufe automatisiert ausgewertet werden. Doch die Möglichkeiten für den Einsatz von KI in HR stehen gerade erst am Anfang.
Laut einer Studie von IBM gibt es fünf zentrale Gründe, warum HR-Abteilungen Künstliche Intelligenz nutzen:
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit (und damit Erhöhung der Mitarbeiterbindung)
- Effiziente Nutzung des Budgets
- Datengrundlage für Entscheidungen
- Entwicklung neuer Kompetenzen
- Bewältigung von unternehmerischen Herausforderungen
Wie HR von Künstlicher Intelligenz profitiert
Fachkräftemangel ist eines der größten Probleme von Firmen, und HR-Abteilungen sind besonders gefragt, diesen zu lösen. Dabei geht es zum einen um das Recruiting von Mitarbeitenden, aber auch darum, diese im Unternehmen zu halten und gezielt zu entwickeln.
KI hilft, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Unternehmen zu steigern.
KI senkt HR-Kosten
Künstliche Intelligenz erlaubt es, die Belegschaft besser zu betreuen und alle im Unternehmen zu erreichen – auch diejenigen, die dezentral arbeiten und keinen Schreibtischarbeitsplatz in der Zentrale haben.
So wird die Bindung insbesondere zwischen diesen Mitarbeitenden und dem Unternehmen gestärkt, da wechselseitig das Verständnis für die Bedürfnisse verbessert wird: Mitarbeitende auf der Fläche erhalten relevante Informationen unkompliziert und zeitnah, HR versteht die täglichen Herausforderungen dieser Gruppe.
Das senkt die Kosten für Recruiting, Onboarding und Weiterbildung, da all diese Schritte sehr viel schneller, effizienter und zielgerichteter stattfinden können.
Mit KI-Workflows Effizienz steigern
Automatisiert sind viele Prozesse in HR schon länger; intelligent werden sie dann, wenn Daten aus verschiedenen Quellen miteinander verknüpft und in Verbindung gebracht werden.
Darüber hinaus erreicht KI weitere Teile der Angestellten, erfragt deren Erfahrungen und Sichtweisen und kann diese somit auch im Veränderungsmanagement besser berücksichtigen. So werden nicht nur die HR-Prozesse selbst effizienter, sondern das ganze Unternehmen profitiert vom Einsatz der Künstlichen Intelligenz. Das wiederum steigert den ROI für HR-Technologie auch über HR-Abteilungen hinaus.
KI erleichtert People Analytics
Die Verwaltung einer diversen und dezentralen Belegschaft ist eine Herausforderung. Mit einem Frontline-Success-System können Personalverantwortliche Datenpunkte aus jeder Mitarbeiterinteraktion sammeln und diese zuverlässig analysieren. Dieser HR-Trend ist im Zuge der digitalen Transformation der Branche in den letzten Jahren immer weiter in den Fokus gerückt.
People Analytics ermöglicht demografische oder saisonale Auswertungen über alle Ebenen und Geschäftsbereiche hinweg, um konkrete Rückschlüsse beispielsweise für den künftigen Bedarf an Mitarbeitenden abzuleiten. Die statistische Auswertung von Personaldaten wiederum kann etwa die Wahrscheinlichkeit von Kündigungswellen kalkulieren. Auf diese Weise können Analysen und Daten der Personalabteilung dabei helfen, eine Organisation zu schaffen, die den Menschen stärker in den Mittelpunkt stellt.
Recruiting, Onboarding, Retention: KI für den gesamten Employee Lifecycle
Künstliche Intelligenz wird den Einstellungsprozess von Unternehmen genauso auf den Kopf stellen wie vor 20 Jahren der Wechsel von Papier- auf digitale Bewerbungen. Von der Identifizierung geeigneter Kandidaten bis hin zum unterschriebenen Vertrag: KI unterstützt die Prozesse auf verschiedenen Ebenen:
- Kürzere Zeitspanne von erster Kontaktaufnahme bis zum Vertragsangebot
- KI hilft, mit den Kandidat:innen in Kontakt zu bleiben
- Datengenerierung und Analyse des Recruiting-Prozesses: Welche Strategien funktionieren, welche nicht?
- Berechnungen der zu erwartenden Zeitspanne, bis eine offene Position neu besetzt werden kann
Bei den Unternehmen, die KI im Recruiting einsetzen, hat diese HR-Technologie schon wesentlich dazu beigetragen, die Prozesse effizienter zu gestalten und sowohl HR-Mitarbeitende zu entlasten als auch Kandidat:innen im Einstellungsverfahren besser zu betreuen. Somit ist der Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding bereits gelegt.
Im Onboarding ermöglicht KI dann einen reibungslosen Prozess:
- Chatbots beantworten häufige Fragen
- Standardisierte Trainings wie etwa Arbeitssicherheits- und Datenschutzschulungen können KI-unterstützt angeboten werden; die KI erkennt darüber hinaus weiteren Trainingsbedarf
- Erleichterung administrativer Aufgaben wie die Bereitstellung von Dokumenten und Passwörtern
Auch für die Mitarbeiterbindung und -einbindung und somit die langfristige Zufriedenheit der Belegschaft mit dem Arbeitgebenden ist KI ein wertvolles Tool: Machine Learning erleichtert die Durchführung von Sentiment-Analysen und deren Auswertung und gibt schließlich Handlungsempfehlungen.
Individuelle Karrieren dank gezielter Personalentwicklung
Wie viele Trainings zahlen Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden, die für diese überhaupt nicht relevant sind und möglicherweise nur Druck ausüben, da die eigentliche Arbeit liegen bleibt? Wie viele Unternehmen haben es deshalb aufgegeben, Schulungen anzubieten – mit dem Ergebnis, dass Fachkräfte sich frustriert umorientieren?
KI unterstützt die HR auch dabei, Personalentwicklung gezielt anzubieten. Mit einem besseren Verständnis für die Bedürfnisse einer Person, die im Verkauf oder in der Produktion arbeitet, und die bisher einfach durchs Raster gefallen ist, kann man diesen Menschen gezielt Trainings anbieten und so zum einen die Zufriedenheit und Motivation steigern, zum anderen aber auch dem Fachkräftemangel entgegenwirken, indem man als Arbeitgebender gezielt den eigenen Nachwuchs ausbildet – auf allen Ebenen.
Dabei hilft Künstliche Intelligenz sogar noch eine Ebene darüber: Beim Verständnis dafür, welche Qualifikationen überhaupt gebraucht werden. Mit Machine Learning können HR-Abteilungen analysieren:
- Wo fehlen aktuell oder demnächst Führungskräfte?
- Wer wird bald in den Ruhestand verabschiedet, gibt es eine Nachfolgeregelung?
- Welche Karrieremöglichkeit können wir intern anbieten?
- Gibt es Erfolgsgeschichten, die sich als Blaupausen auch für weitere Kollegen anbieten?
- Können wir offene Stellen intern besetzen?
KI im Bereich Personalentwicklung kann dabei helfen, Schulungen und Karrierewege zu erstellen, die auf jeden Mitarbeiter zugeschnitten sind.
HR-Mitarbeitende haben Zeit für das Wesentliche: Die Menschen im Unternehmen
KI ersetzt mehr und mehr administrative und langweilige Aufgaben in den Personalabteilungen. Dadurch können sich die Mitarbeitenden dort auf kreative Lösungen für Probleme im Unternehmen konzentrieren, für die bisher oft die Zeit fehlte. Sentiment-Analysen geben Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit, und HR-Verantwortliche erreichen mit ihren Aktivitäten nun auch den systemrelevanten Teil der Belegschaft, der bisher bei Entscheidungen oft außen vor geblieben ist.
Darüber hinaus ist es allerdings auch notwendig, dass HR-Abteilungen kritische Fähigkeiten aufbauen und die Kompetenz erwerben, mit HR-Technologie umzugehen und deren Ergebnisse sinnvoll zu interpretieren.
Benchmarking: Was machen eigentlich die anderen?
Jedes Unternehmen blickt auf die Konkurrenz – und auch HR-Abteilungen sind darauf angewiesen zu verstehen, wie andere Firmen arbeiten. Allerdings war das bisher kaum oder nur anekdotisch möglich.
KI erlaubt es, Daten übergreifend miteinander ins Verhältnis zu setzen, neutrale Benchmarks zu erstellen und unterstützt Unternehmen so dabei, strategisch wichtige Vergleichswerte zu gewinnen. Diese helfen wiederum bei der Frage, wie der Betrieb als Arbeitgebender attraktiver werden kann für Fachkräfte und welche Schwachstellen es zu stärken gilt.
Herausforderungen für den Einsatz von KI in KR
KI ist eine disruptive Chance für das Personalwesen, sich neu zu erfinden. Doch gerade hier ist es wichtig, die Herausforderungen zu kennen und sorgfältig zu lösen, denn gerade in HR wird mit besonders sensiblen Informationen gearbeitet – denen der Mitarbeitenden.
Menschlich bleiben und handeln
Es ist eine Erleichterung für HR-Teams, nicht jeden Urlaubsantrag von Hand genehmigen zu müssen, und Unternehmen sparen massiv Kosten ein, wenn Positionen dank KI schneller neu besetzt werden können. Dennoch dürfen Unternehmen nicht vergessen, dass jeder Prozess der HR-Abteilung Auswirkungen auf Menschen hat und diese nicht den Eindruck erhalten sollen, von Robotern betreut zu werden.
Ein gut programmierter Chatbot kann auch für die Mitarbeitenden eine Erleichterung sein, wenn beispielsweise die Hemmschwelle sinkt, die HR-Abteilung bei Fragen zu kontaktieren. Doch wenn es um sensible und persönliche Themen geht, insbesondere wenn diese das Privatleben oder das Arbeitsverhältnis betreffen, ist die menschliche Interaktion durch nichts zu ersetzen.
Datenschutz auch mit KI
Mitarbeitende werden zu Recht besorgt um ihre persönlichen Daten sein, wenn HR den Einsatz von KI ankündigt. Deshalb müssen Unternehmen in der Lage sein zu zeigen, wie sie einerseits die Daten ihrer Belegschaft vertraulich halten, andererseits aber auch Geschäftsgeheimnisse schützen.
Cyberattacken sind leider inzwischen die alltägliche Realität in Unternehmen und der Einsatz von KI schafft besondere Verwundbarkeit. Die Sorge um den Datenschutz sollte Unternehmen nicht davon abhalten, mit KI in HR zu experimentieren; doch darf dieses Thema auch nicht leichtfertig übergangen werden. Beauftragte für Datenschutz können unterstützen, KI-Systeme sicher aufzustellen. Idealerweise wird dabei mit Anbietern zusammengearbeitet , die ihrerseits Datenschutz garantieren.
Qualitative Daten sichern den Erfolg von KI in HR
KI kann bereits jetzt unendlich viele Daten erfassen und analysieren. Deshalb braucht es eine Strategie:
- Was bezweckt ein Unternehmen mit dem Einsatz von KI in HR?
- Welchen digitalen Reifegrad hat das Unternehmen aktuell?
- Welche Daten braucht es, um die Ziele von HR zu erreichen?
- Wie kann man sicherstellen, dass diese Daten sicher erhoben werden?
Unternehmen, die bisher überwiegend noch mit Papier und analogen Prozessen gearbeitet haben, werden bei den Mitarbeitenden mehr Überzeugungsarbeit für digitale Tools leisten müssen als Unternehmen, die schon digitale Tools einsetzen und diese nun mit KI auswerten möchten.
Es müssen außerdem Mitarbeitende in der HR-Abteilung vorhanden sein, die diese Daten auswerten können. Es braucht nicht notwendigerweise direkt einen Data Scientist. Aber KI ist nichts, was zusätzlich nebenbei eingerichtet wird, wenn es erfolgreich sein soll. Sonst besteht die Gefahr, dass Daten unzureichend interpretiert werden und schlimmstenfalls daraus falsche Schlüsse gezogen werden; vielleicht werden im Recruiting Bewerbende bevorzugt, die nicht zum Unternehmen passen und die ein Mitarbeitender in der HR-Abteilung nicht ausgewählt hätte oder die Stimmung in der Firma wird grundlegend falsch eingeschätzt, weil die Ergebnisse von Sentiment-Analysen inkorrekt ausgelegt werden.
Fördert KI in HR Vorurteile?
Auch Künstliche Intelligenz muss den Compliance-Regeln eines Unternehmens entsprechen. Algorithmen, die etwa Lebensläufe für das Recruiting auswerten, könnten ungewollt diskriminieren und so dafür sorgen, dass dem Unternehmen wertvolle Talente entgehen oder schlimmstenfalls sogar der Ruf entsteht, dass es bei seiner Personalauswahl diskriminierend sei.
Künstliche Intelligenz lernt aus Erfahrung und aus den Daten, mit denen sie gefüttert wird und die sie miteinander in Verbindung bringt. Wichtig ist, dass diese Daten ethisch erhoben und ausgewertet werden. Wird beispielsweise ermittelt, wie hoch die Ausfallzeiten im Unternehmen sind, wäre es unethisch, daraus zu ermitteln, wem bei nächster Gelegenheit gekündigt werden sollte. Es ist allerdings sinnvoll, diese Daten zu analysieren und zu ermitteln, ob es sich bei Phasen mit vielen Ausfällen um saisonbedingte Krankheitstage handelt oder ob andere Gründe dahinter stecken könnten.
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Deshalb ist es wichtig, dass am Ende immer ein Mensch die Daten hinterfragt und Entscheidungen trifft. Der Einsatz von KI im Recruiting beispielsweise darf nicht so weit getrieben werden, dass eine KI vom Eingang der Bewerbung bis zum Unterzeichnen des Vertrags alle Schritte selbstständig erledigen würde. Auch wenn dieses Szenario heute noch absurd klingt, verdeutlicht es doch die Gefahren, die von zu viel Entscheidungsfreiheit für die Künstliche Intelligenz ausgehen könnten
KI eröffnet HR neue Horizonte
Künstliche Intelligenz und Machine Learning eröffnen HR neue Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und dabei die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Viele repetitive und langweilige Aufgaben können automatisiert bearbeitet werden und geben den HR-Mitarbeitenden die Chance, sich auf andere, anspruchsvollere Themen zu konzentrieren: Intensivere Betreuung der Mitarbeitenden, wo es um Einzelfälle geht, besseres Verständnis für die Bedürfnisse der Belegschaft und der Stimmung im Unternehmen. Nicht zuletzt hilft KI, in Kontakt mit allen zu stehen, ob systemrelevante Mitarbeitende, die dezentral arbeiten, oder Bürokräfte im Home Office.
Damit Unternehmen davon profitieren, KI in HR einzusetzen, ist es wichtig, dass damit eine Strategie verbunden ist und klare Ziele gesetzt werden. Außerdem wichtig: Künstliche Intelligenz ist genau das – künstlich.
Es braucht menschliches Einfühlungsvermögen und Verständnis für die Unternehmenskultur, um die Daten und Ergebnisse auszuwerten, die KI gibt. Dann allerdings ermöglicht KI in Human Resources eine ungeahnte Steigerung der Effizienz, Kosteneinsparungen und eine spürbare Verbesserung der Employee Experience.
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