Microsoft SharePoint ist ein webbasiertes, kollaboratives Dokumentenverwaltungssystem, das in Microsoft 365-Abonnements enthalten ist. Es wurde 2001 eingeführt und lässt sich flexibel an individuelle Unternehmensanforderungen anpassen.
Als grundsätzliche Anwendungsgebiete umfasst SharePoint folgende Bereiche:
- Website-Erstellung
- Community-Tools wie Wikis, Blogs, Nutzerprofile, Taggings, soziale Medien etc.
- Content-Management (Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Inhalten
- Such-Funktion (innerhalb und außerhalb von SharePoint sowie individuell und unternehmensweit optimier- und gestaltbar)
- Composites (Einfache Einbindung von Sharepoint- oder Office-Elementen in Webseiten)
- Geschäftsanalytik über Insights (Business Intelligence Komponenten)
Das Kollaborationstool ist für viele Unternehmen ein echter Gewinn, denn es lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen und mit weiteren Tools wie etwa der Beekeeper-App verknüpfen, dank der Umstellung von SharePoint auf das App-Modell.
Von SharePoint Apps zu SharePoint Add-Ins
Denn seit 2013 funktioniert SharePoint nach dem App-Modell: Mithilfe von SharePoint Apps können seither angeschlossene Anwendungen in die Benutzeroberfläche von SharePoint-Seiten eingefügt werden. Auf diese Weise werden Anwendungen dezentralisiert und sind als Apps mit geringem Aufwand installier- und nutzbar. Seit 2016 spricht Microsoft zur besseren Abgrenzung von den Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint von SharePoint Add-Ins.
Das Angebot der Add-Ins erweitert sich stetig, welche im SharePoint App Store heruntergeladen werden können. Dabei handelt es sich nicht nur um Microsoft-Apps, sondern auch um Anwendungen von weiteren Anbietern. Einige der hilfreichsten (und kostenlosen) SharePoint Add-Ins im MS App Store:
- Mit Nintext Workflow for Office 365 kann man unternehmensweit mit wenigen Klicks Bevollmächtigungen erteilen.
- Das Task Management Add-In realisiert eine übersichtliche Darstellung von Aufgaben, welche sich nach eigenen Wünschen kategorisieren lassen.
- Mit Forms Designer können alle Mitarbeitenden mit wenigen Klicks Formulare erstellen.
- Über Metro Tiles können Live-Kacheln in bestehende SharePoint-Seiten integriert werden.
- Mit dem Add-In Poll App können Mitarbeiterumfragen und Abstimmungen erstellt werden.
Durch das App-Modell können Fachanwendungen sowohl auf dem SharePoint-Server als auch dezentral gehostet werden. Die erste Variante eignet sich vor allem für kleinere Anwendungen, die keinen serverseitigen Code verwenden. Die zweite Variante bietete mehr Flexibilität, erhöht aber den Wartungsaufwand der App.
SharePoint und Beekeeper
Beekeeper und MS SharePoint bieten aufgrund ihrer jeweiligen Struktur perfekte Integrationsoptionen. Auf diese Weise kann die Dokumentenbibliothek von SharePoint sowohl in die Beekeeper-Plattform integriert werden als auch eine Web-Anbindung von Beekeeper in Sharepoint erfolgen.
Durch die Kombination aus Dokumentenverwaltungssystem und zentraler Arbeitsplattform können Mitarbeitende am PC im Büro wie auch gewerbliche Mitarbeitende mobil und standortungebunden auf die Dokumentenbibliothek zugreifen. Beekeeper-Kunden wie Wincasa haben von dieser Kombination profitiert.
