Warum Kommunikationsplattformen für den Erfolg von Unternehmen wichtig sind

Digitale Kommunikationsplattformen ermöglichen den Informationsfluss  ‘in alle Richtungen’, das heißt Top-down, Bottom-up und Peer-to-peer. Führungskräfte sprechen mit Teams, das Management mit der gesamten Belegschaft und Mitarbeitende können ihrerseits Feedback geben.

Ein wesentlicher Mehrwert für Unternehmen ist dabei: Sicherheit. Denn mit den entsprechenden Tools ist die Kommunikation datenschutzkonform und compliant.

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Was Kommunikationsplattformen leisten

Ähnlich wie Social-Media-Plattformen – LinkedIn, Instagram, TikTok und Co. – und Messaging-Apps – WhatsApp, Telegram oder Signal – ermöglichen es Kommunikationsplattformen im Unternehmenskontext, Inhalte wie Texte, Bilder oder Videos zu teilen und miteinander zu interagieren. 

Diese Systeme sind natürlich nicht  öffentlich, sondern einer bestimmten Gruppe vorbehalten. Etwa den Mitarbeitenden eines Unternehmens, die nur auf Einladung und per Login Zugriff auf die Inhalte haben.

Mehrwerte mobiler Kommunikationsplattformen

Warum sind diese Punkte wichtig? Entsprechende Tools für Unternehmen ermöglichen die mobile Kommunikation und den Zugriff auf wichtige Informationen. Damit werden sie zu einem Treiber für Produktivität und Effizienz.

Denn: Unternehmen erreichen alle Mitarbeitende in Echtzeit. Das ist besonders in operativen Branchen, wie Gastgewerbe, Bauwesen oder Einzelhandel von Bedeutung, da viele Mitarbeitende eben keinen festen Büroarbeitsplatz haben.

Alle Informationen, die Mitarbeitende für ihre Arbeit benötigen, sind zentral an einem Ort hinterlegt und persönliche Administration wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen sind möglich. Alle Nutzenden können sich informieren, einbringen und Meinungen, Feedback Wissen oder Fragen austauschen.

Eine zentrale App für das Smartphone der Mitarbeitenden verbessert damit die gesamte Employee Experience.

Mobile Kommunikationsplattformen bieten auf einer weiteren Ebene einen Mehrwert: Es ist im Interesse von Unternehmen, dass Teams keine unsicheren Kanäle wie WhatsApp-Gruppen nutzen. Sondern auf ein Tool zurückgreifen, das die Daten von Mitarbeitenden und der Kundschaft schützt.

Effizienter, produktiver und zufriedener arbeiten

Gehen wir noch etwas tiefer in die Punkte Produktivität, Effizienz und Employee Experience.

Mit einer Kommunikations-Plattform, die alle Mitarbeitenden einbindet, … 

• … arbeiten Teams effizienter: Mit guter Kommunikation stellen Unternehmen sicher, dass ihren Mitarbeitenden alle relevanten Informationen vorliegen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Mitarbeitende aller Ebenen und Abteilungen können ihre Perspektiven und Fachkenntnisse einbringen, was Ergebnisse und Ideen deutlich verbessert.

• … werden Missverständnisse reduziert: Wenn Mitarbeitende wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie ihre Arbeit effektiver erledigen. Informationen sind klar und verständlich, Verzögerungen oder Fehler werden vermieden – und damit werden Zeit und Ressourcen gespart. Eine Kommunikationsplattform verbessert die Produktivität, ohne zusätzlichen Druck auf die Mitarbeitende auszuüben.

• … wird das Miteinander gestärkt: Transparente und offene Kommunikation sorgen dafür, dass sich die Mitarbeitenden gehört und wertgeschätzt fühlen. Dies trägt zu einer positiven Arbeitskultur bei und fördert die Motivation und das Engagement. Das verbessert sowohl Mitarbeiterzufriedenheit als auch Employee Experience.

Wichtige Funktionen und Features einer Kommunikationsplattform

Eine Kommunikationsplattform ist dann erfolgreich, wenn sie Mitarbeitenden die tägliche Arbeit erleichtert. Das funktioniert vor allem mit den folgenden Funktionen und Features:

Chat-Funktion/Instant Messaging

Über direkte Nachrichten können sich alle Mitarbeitenden miteinander vernetzen. Gerade in Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden ohne einen festen Büroarbeitsplatz, etwa im Einzelhandel, in der Gastronomie oder der Pflege, ist es deshalb unerlässlich, die Kommunikationsplattform als App zur Verfügung zu stellen. Sonst sind diese Mitarbeitenden von der internen Kommunikation ausgeschlossen.

Info-Channels

Über diese Kanäle teilt das Unternehmen wichtige Informationen, die alle Mitarbeitenden oder eine bestimmte Gruppe betreffen. So ist sichergestellt, dass alle die für sie relevanten Informationen erhalten und darauf reagieren können.

Teilen von Dokumenten

Vom Urlaubsantrag über die Krankmeldung bis hin zum Formular für das Jahresgespräch oder neue Richtlinien, die alle Mitarbeitenden zur Kenntnis nehmen müssen: Eine Kommunikationsplattform ist der richtige Ort, um Dokumente zu teilen und wichtige Dateien abzulegen.

So stellen Unternehmen sicher, dass Mitarbeitende keine Zeit verlieren, weil sie aktuelle Versionen suchen müssen oder nicht wissen, wo sie die gefragte Information finden.

Personalisierung

Nicht jede Information ist für jeden oder jede relevant. Indem sich die Kommunikationsplattform personalisieren lässt, haben Mitarbeitende schnellen Zugriff auf die für sie wichtigen Daten und Informationen.

Umfragefunktion

Umfragen werden einfacher, wenn es automatisierte Workflows gibt, mit denen regelmäßig und zügig Feedback von Mitarbeitenden eingeholt wird. Mit Sentiment-Analysen können Unternehmen die Stimmung in der Belegschaft niedrigschwellig erfassen und schnell reagieren.

Datenschutz

Mitarbeitende brauchen einen sicheren Kanal, über den sie miteinander kommunizieren können. Wenn Unternehmen diesen nicht zur Verfügung stellen, finden sie selbst einen. Im Worst Case werden dann Kundendaten über WhatsApp geteilt.

Mobile Zugang

Der Zugang per App ermöglicht es allen Mitarbeitenden, auf die Plattform zuzugreifen. Unabhängig von ihren Schichten, dem Einsatzort oder dem Arbeitsplatz. So nehmen alle Mitarbeitenden an der internen Kommunikation teil.

Intuitive Nutzung

Eine Kommunikationsplattform sollte unübersichtlich sein, die digitale Zusammenarbeit erleichtern und sich nahtlos in vorhandene Arbeitsprozesse einbinden lassen. Das erhöht die Akzeptanz, ohne umfangreiche Schulungen der Belegschaft.

In 5 Schritten eine Kommunikationsplattform erfolgreich implementieren

1. Evaluation des Bedarfs

Zunächst ist es wichtig, den generellen Bedarf an Kommunikation festzustellen und sich einen Überblick zu verschaffen. Wie und wo arbeiten die Mitarbeitenden? Gibt es viele Schichten? Sitzen die meisten Teams im Büro? Welche Informationen will die Geschäftsführung weitergeben? Welche Kanäle werden aktuell genutzt?

2. Mitarbeitende einbinden

Um die Akzeptanz der Belegschaft langfristig zu sichern, ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden. Die Einführung einer Kommunikationsplattform sollte kein Firmengeheimnis sein, sondern offen angesprochen werden. So haben diejenigen, die später täglich mit der Anwendung arbeiten sollen, die Gelegenheit, ihre Vorschläge und Anregungen einzubringen.

3. Pilotgruppe bilden

Schließlich ist es ratsam, die Funktionen mit einer Testgruppe auszuprobieren. Diese Pilotgruppe übt den Einsatz des Tools im Alltag und ist gleichzeitig Vorbild und Botschafter für die Nutzung der Plattform, wenn der allgemeine Roll-out stattfindet.

4. Gemeinsames Onboarding

Damit die Mitarbeitenden die Kommunikationsplattform annehmen, ist es wichtig, dass sie sich mit ihr vertraut machen können. Gemeinsames Onboarding mit Gelegenheit dazu, Fragen zu stellen, erleichtert den Einstieg und senkt etwaige Hürden, sich in der Anwendung zurechtzufinden.

5. Commitment der Geschäftsleitung

Entscheidend für den Erfolg ist außerdem, dass die Geschäftsführung will, dass die Mitarbeitenden im Unternehmen die Kommunikationsplattform nutzen. Wenn das Tool für alle interne Kommunikation genutzt werden soll, gilt das natürlich zuerst für die Informationen Top-down. Sobald die Mitarbeitenden dies verstehen, werden sie die Plattform auch selbst nutzen.

Praxis-Beispiel: Beekeeper als Kommunikationsplattform für das DRK Erfurt

Das DRK Erfurt hat hunderte Ehrenamtliche und Mitarbeitende, die in Bereitschaft und Schichtarbeit im Rettungsdienst und anderen Sozialbereichen arbeiten. Mit der Kommunikationsplattform von Beekeeper erreicht das DRK heute alle Beteiligten bei Bedarf in Echtzeit und erleichtert ihnen darüber hinaus den Alltag: Etwa indem Formulare nun einfach über die App ausgefüllt und eingereicht werden können. Hier lesen Sie mehr.

Doris Beck