KI, die von operativen Teams tatsächlich genutzt wird

Most AI todDie meisten KI-Lösungen sind heute für Büroarbeit konzipiert – für Umgebungen ohne Maschinenlärm, persönliche Logins und konzentrierte Bildschirmzeit. Doch die Realität von Mitarbeitenden ohne Schreibtisch sieht ganz anders aus.

Operative Mitarbeitende arbeiten in dynamischen, oft körperlich fordernden und teils unübersichtlichen Situationen. Zeit ist knapp, Ablenkungen gehören zum Alltag. Ob bei der Fließbandfertigung oder in Hotelzimmern, ihre Arbeitsabläufe unterscheiden sich grundlegend von denen im Büro. Und genau so sollte auch ihre Technologie gestaltet sein, die sie unterstützt.

Deshalb braucht KI für den operativen Bereich neue Maßstäbe. Sie lässt sich nicht einfach aus dem Büro auf andere Bereiche übertragen. Sie muss gezielt für die Bedingungen von Mitarbeitenden ohne Schreibtisch entwickelt werden.

Bei Beekeeper sind wir überzeugt, operative KI braucht ein eigenes Regelwerk für die besonderen Anforderungen, Einsatzorte und Leistungen operativer Teams. Mit diesem Beitrag starten wir deshalb eine ganze Serie über KI – und wie sie neu gedacht werden muss, um operative Teams zu unterstützen.

Warum operative Teams bei der KI-Entwicklung oft übersehen werden

Operative Teams wurden nicht absichtlich von KI ‘ausgeschlossen’, viel eher einfach übersehen. Denn digitale Innovation richtete sich bislang vor allem an Menschen mit Schreibtischjobs, weil sich ihre Aufgaben leichter definieren, gestalten und umsetzen lassen.

Das hat Folgen: Mitarbeitende ohne Schreibtisch erhalten gerade dort zu wenig Unterstützung, wo KI besonders hilfreich wäre, etwa um die Arbeit zu beschleunigen, Informationsklarheit zu schaffen sowie Effizienz und Sicherheit zu steigern.

Warum also hat KI die operative Arbeitswelt bisher kaum sinnvoll erreicht? Das liegt im Wesentlichen an drei zentralen Herausforderungen:

1. Fehlende Investitionen in passende Technologien

Die KI-Revolution hat operative Branchen wie Produktion, Logistik oder Hotellerie oft nur am Rand berücksichtigt. Investitionen fließen selten gezielt in Lösungen für den operativen Bereich. Gründe dafür sind begrenzte Budgets, geringe Verbreitung digitaler Tools und eine große Distanz zwischen Technologieanbietern und der Realität vor Ort. Viele von ihnen haben noch nie mit Mitarbeitenden ohne Schreibtisch gearbeitet.

2. Komplexität statt Nutzerfreundlichkeit

KI-Tools sind meist darauf ausgelegt, digitale Aufgaben zu lösen –  etwa E-Mails zu verfassen oder Meetings zusammenzufassen. Der operative Arbeitsalltag hingegen ist alles andere als statisch: Er ist körperlich, dynamisch und oft unvorhersehbar. Das müssen KI-Lösungen für operative Teams adressieren und praktische Antworten für diese Herausforderungen bieten. Leider fehlt diese Perspektive oft in der klassischen Tech-Welt.

3. Fokus auf schnelle Erfolge

Viele KI-Anbieter konzentrieren sich auf Märkte mit niedrigen Einstiegshürden. Deshalb erleben wir besonders in Bereichen wie Marketing, Vertrieb oder HR eine schnelle Verbreitung von KI-Lösungen. Doch nur weil der Einsatz im operativen Bereich anspruchsvoller ist, heißt das nicht, dass er weniger wichtig wäre. Im Gegenteil: Gerade hier kann KI einen besonders großen Unterschied machen, etwa bei Sicherheit, Effizienz und Kundenzufriedenheit.

Die KI-Lücke in der operativen Arbeit schließen

Mitarbeitende ohne Schreibtisch haben andere Bedürfnisse als Menschen in Bürojobs. Ihre Schichten sind eng getaktet, der Fokus liegt klar auf der jeweiligen Aufgabe. Und nach Feierabend ist kaum jemand bereit, sich einzuloggen, nur um digitale Informationen nachzulesen.

KI muss sich deshalb nahtlos in ihren Arbeitsalltag einfügen, ohne zusätzlichen Aufwand oder Zeitbedarf.

Das Problem: Die meisten heutigen KI-Tools sind für Menschen entwickelt, die Zeit, Flexibilität und digitale Erfahrung mitbringen. Büroangestellte etwa, die ChatGPT nutzen, um Prompts zu testen und Antworten zu verfeinern. Operative Mitarbeitende haben dafür weder den Raum noch die Möglichkeit: Ihre Arbeit ist oft gar nicht an digitale Systeme angebunden. Was sie brauchen, sind einfache, schnelle und direkt anwendbare Technologien und keine neue Software, die erst erlernt werden muss.

KI für den operativen Bereich muss an den realen Arbeitsalltag angepasst sein – zum Beispiel an:

• Schichtarbeit: Operative KI-Lösungen müssen schnell, intuitiv und reibungslos funktionieren – Aufgaben am Schichtende müssen etwa nahtlos übergeben werden.
• Geteilte Geräte: Ohne persönliche Logins oder gespeicherte Einstellungen müssen Informationen sofort verfügbar sein – für alle, die ein gemeinsames Gerät wie ein Tablet nutzen.
• Herausfordernde Umgebungen: Die Benutzeroberfläche muss klar, visuell und störungsfrei sein – besonders in lauten Umgebungen oder an Orten, an denen Mitarbeitende immer wieder unterbrochen werden.
• Sprachvielfalt: Oft sprechen operative Teams mehrere Sprachen. Deshalb ist es entscheidend, dass KI-Lösungen mit Übersetzungen und Co. Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen.

Die besten KI-Lösungen für den operativen Bereich sind darauf ausgelegt, die sogenannte Verweilzeit zu minimieren. Ziel ist nicht, dass Mitarbeitende lange auf einen Bildschirm schauen, sie sollen in Sekunden eine Antwort erhalten und direkt weiterarbeiten können.

Vier Prinzipien für KI im operativen Alltag

Mitarbeitende ohne Schreibtisch haben keine Zeit, sich in komplizierte Tools einzuarbeiten. Sie müssen den Lösungen, die sie nutzen sollen, vertrauen können. Aktuell zeigen sich bis zu 36 % von ihnen skeptisch gegenüber KI

Vertrauen entsteht dann, wenn KI echten Mehrwert bietet, nicht durch Spielerei oder generische Funktionen. Wenn sie keine konkreten Probleme löst oder keine Zeit spart, wird sie sich nicht durchsetzen. Bei Beekeeper folgen wir deshalb klaren Prinzipien, wenn es um KI für den operativen Bereich geht:

1. Geschwindigkeit: KI für den operativen Einsatz muss schnell und direkt Antworten liefern – ohne umständliche Zwischenschritte. Operative Mitarbeitende brauchen klare Lösungen in Sekunden.
2. Einfachheit: KI sollte nicht mit langen Dokumenten oder Links antworten, sondern direkt handeln. Wenn jemand fragt: „Wie beantrage ich Urlaub?“, sollte die Antwort lauten: „Möchtest du freie Tage einreichen?“ – und im nächsten Schritt automatisch die Daten erfassen und den Antrag stellen.
3. Inklusion: Viele Mitarbeitende ohne Schreibtisch verfügen nicht über dieselbe digitale Erfahrung wie Büroteams. KI-Lösungen müssen deshalb mobil, mehrsprachig und so intuitiv sein, dass sie ohne Schulung genutzt werden können.
4. Vertrauen: KI darf nicht als ein Risiko bewertet werden, sondern soll zu einem unterstützenden Teammitglied werden. Das bedeutet: Datenschutz respektieren, verantwortungsvoll mit Informationen umgehen und von Anfang an echten Mehrwert zeigen.

So denkt Beekeeper KI für Mitarbeitende ohne Schreibtisch

Bei Beekeeper konzentrieren wir uns auf die ‘letzte Meile’. Technologie soll die Menschen erreichen, die täglich in der Produktionshalle, im Lager oder auf der Baustelle arbeiten. Deshalb entwickeln wir Tools, die nicht beim Büro enden, sondern bis in den operativen Bereich reichen.

Das war schon immer unsere Vision – und bei KI ist das nicht anders

Mitarbeitende ohne Schreibtisch sind häufig die Letzten, die Informationen erhalten, neue Tools nutzen dürfen oder von digitaler Innovation profitieren. Das können wir mit KI verändern, aber nur, wenn wir sie bewusst und gezielt für ihren Arbeitsalltag entwickeln.

Damit KI im operativen Bereich echten Mehrwert liefert, muss sie:

• unterstützen und Arbeitsabläufe vereinfachen statt verkomplizieren
• menschenzentriert bleiben und Teams durch hilfreiche Insights stärken
• Datenschutz wahren, durch sichere und transparente Datenprozesse
• sich im operativen Alltag bewähren, indem sie reale Probleme in Echtzeit löst

Operative Teams sollten ihre Arbeitsweise nicht an die KI anpassen müssen. Stattdessen muss KI so gestaltet sein, dass sie sich reibungslos in bestehende Abläufe einfügt. Die besten Lösungen müssen sich nicht einmal als KI zu erkennen geben. Sie funktionieren einfach und machen die Arbeit leichter und schneller, ohne zusätzliches Training, ohne Mehraufwand und ohne dass überhaupt bewusst ist, dass KI im Spiel ist.

Maia – die KI-Assistentin für operative Mitarbeitende

Operative Teams brauchen keinen weiteren Chatbot. Sie brauchen ein KI-Tool, das sie bei ihrer täglichen Arbeit wirklich unterstützt. Deshalb haben wir Maia entwickelt – die KI-Assistentin von Beekeeper, speziell für den operativen Einsatz konzipiert.

Maia bietet eine einfache und intuitive Möglichkeit, genau die Informationen und Funktionen bereitzustellen, die operative Teams im Moment brauchen. So können sie sich auf ihre eigentlichen konzentrieren. Keine langen Prompts. Kein Training nötig. Einfach loslegen.

So unterstützt Maia operative Teams bereits in der Praxis:

• Echtzeitübersetzung ermöglicht klare Kommunikation in mehrsprachigen Teams über Schichten und Rollen hinweg
• Intelligente Inhaltserstellung erleichtert das Verfassen von Schichtupdates, Nachrichten oder Sicherheitshinweisen – mit minimalem Zeitaufwand, automatisch übersetzt.
• Prägnante Zusammenfassungen heben die wichtigsten Punkte bei Schichtübergaben hervor, etwa dringende Aufgaben, Sicherheitshinweise oder Prioritäten
• Führungskräfte-Tools erfassen Stimmungen, erstellen Berichte und schlagen nächste Schritte vor, damit sich Team-Leads auf die Menschen statt die Bürokratie konzentrieren können.

Was als Nächstes für die Beekeeper-KI kommt

Maia hilft operativen Teams heute dabei, Zeit zu sparen, klarer zu kommunizieren und Aufgaben schneller zu erledigen. Doch das ist erst der Anfang. 

Mit steigenden Anforderungen im operativen Alltag wollen wir Maia noch hilfreicher machen, indem sie Probleme früh erkennt, schneller reagiert und Teams unterstützt, bevor Herausforderungen zum Hindernis werden.

Was noch kommt:

• Agentische KI: Künftig wird KI nicht mehr nur auf Eingaben warten, sondern selbst aktiv werden. Wenn sich zum Beispiel mehrere Mitarbeitende krankmelden, erkennt Maia das automatisch, informiert passende Vertretungen und passt den Schichtplan an. Ohne Eingreifen von Führungskräften.
• Sprachbasierte Bedienung: In sterilen Umgebungen oder dort, wo besonders manuell gearbeitet wird, ermöglicht sprachgesteuerte KI eine Interaktion ohne Tippen oder Antippen. Ideal etwa in der Pflege, Logistik oder Produktion. Gleichzeitig macht KI die Nutzung barrierefrei: Mitarbeitende mit eingeschränkter Lesekompetenz können sprechen oder zuhören, statt lesen oder schreiben zu müssen.
• Operatives Benchmarking: Transparenz über Leistungen darf nicht stundenlange Berichterstattung erfordern. KI kann Kennzahlen schnell über Teams, Schichten oder Standorte hinweg vergleichen und so Führungskräften zeigen, was gut läuft und wo gezielte Unterstützung gefragt ist.

Operative Arbeit mit intuitiver KI verbessern

Zu lange spielten operative Teams bei der digitalen Transformation nur am Rand eine Rolle. KI gibt uns die Chance, das zu ändern. Nicht, indem wir Bürolösungen einfach übertragen, sondern indem wir Technologien entwickeln, die wirklich zum Arbeitsalltag von Mitarbeitenden ohne Schreibtisch passen.

Wenn KI für reale Arbeitsbedingungen entwickelt wird, ist sie nicht einfach ein weiteres System, das verwaltet werden muss. Sie unterstützt, stärkt die Menschen, die den Betrieb am Laufen halten, schützt ihre Zeit und hilft ihnen, im Alltag effizienter und sicherer zu arbeiten.

Unsere Mission bei Beekeeper bleibt: Wir wollen den Arbeitsalltag von operativen Teams erleichtern. Der Schlüssel liegt in KI, die Vertrauen aufbaut, indem sie effizient Probleme löst und keine zusätzlichen Herausforderungen schafft.

Neugierig auf KI für operative Teams? Vereinbaren Sie eine Demo, um Maia kennenzulernen – und bleiben Sie gespannt auf den nächsten Teil unserer Serie zur KI im operativen Gewerbe.

Über den Author

Kees de Vos

Als CPO ist Kees die treibende Kraft hinter unserer Produktinnovation und widmet sich der Schaffung einer Plattform, die sowohl intuitiv als auch wirkungsvoll ist. Er verfügt über 20 Jahre Führungserfahrung in der digitalen Technologielandschaft, unter anderem in den Bereichen Produktstrategie und -management, Professional Services und Customer Success, die er bei führenden globalen SaaS-Unternehmen und Beratungsfirmen geleitet hat.