Manchmal ist die Kommunikation am Arbeitsplatz unter Kollegen nur so effektiv wie „bla bla bla“. Falls das auch in Ihrem Unternehmen der Fall ist, ist es dringend Zeit für bessere Kommunikationstools.
Beim Vergleich verschiedener Tools zur internen Kommunikation sollten Sie sich für das entscheiden, das vielfältige Funktionen bietet und ein sicheres, schnelles und mobiles Kommunikationsnetz für die gesamte Belegschaft schafft.
Folgende 10 Funktionen sind für effiziente Kommunikationstools am digitalen Arbeitsplatz unverzichtbar:
Beekeepers Kommunikationstool hilft dabei, mit Ihren gewerblichen Mitarbeitern in Kontakt zu treten.
1) Mobiles Design
Viele Unternehmen verlassen sich auf gewerbliche Mitarbeiter, um das Tagesgeschäft am Laufen zu halten.
Tatsächlich sind 80 Prozent der weltweiten Arbeitskräfte mobil und mit den üblichen Kommunikationsmitteln wie E-Mail nicht erreichbar.
Mit einer Mobile-First-Strategie treffen Sie Ihre Mitarbeiter dort, wo sie sich gerade befinden: in der Produktion, im Verkauf, bei der Visite im Krankenhaus oder bei der Hilfe für einen Gast in einem Hotel. Ein mobiles Design der Kommunikationstools ist ein Muss, um jeden einzelnen Mitarbeiter zu erreichen.
Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter eine App nutzt, die ihn mit seinem Unternehmen und seinen Kollegen verbindet und die Teilnahme am internen Dialog ermöglicht.
Mobiles Design sorgt außerdem für:
- eine inklusive Kommunikationskultur
- ein eingespieltes Team
- stärkere Zusammenarbeit
Diese Faktoren mögen für Büromitarbeiter selbstverständlich klingen. In vielen Unternehmen werden gewerbliche Mitarbeiter stattdessen sich selbst überlassen.
Interne Kommunikationstools wie mobile Apps vereinen das gesamte Unternehmen.
2) Echtzeit-Kommunikation
Kommunikationstools kann man daran messen, wie schnell sie sind. Unternehmen arbeiten heutzutage mit rasanten Geschwindigkeiten. Sie sollten unbedingt eine Software vermeiden, die da nicht mithalten kann.
Echtzeit-Kommunikation bietet:
- Sicherheit Ihrer Mitarbeiter. Als der Hurrikan Irma über Florida fegte, nutzte die InterContinental Miami ihre Team-App zur Kommunikation mit den Mitarbeitern, um deren Sicherheit zu gewährleisten.
- Das Unternehmen auf eine Linie bringen. Der Flughafen Heathrow hält seine 6.500 Mitarbeiter, die auf eine 4,7 Quadratmeilen große Anlage verteilt sind, mit Informationen über die Mitarbeiter-App auf dem Laufenden.
- Abschluss von Projekten. Die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht es, dass die Arbeitsabläufe ohne Unterbrechungen funktionieren. Teams können so ihre Aufgaben schneller erledigen und ihre Produktivität steigern.
Echtzeit-Messaging ist ein Muss für Tools zur internen Unternehmenskommunikation in jeder Branche.
In der Produktion ermöglicht sie die Übertragung von Gefahren und bringt Mitarbeiter in Sicherheit. Im Gesundheitswesen sind zeitkritische Aufgaben ein ständiger Begleiter – Mitarbeiter benötigen Kommunikationstools, die diese Dringlichkeit abbilden. Im Einzelhandel, im Bankwesen oder der Immobilienbranche ermöglichen Kommunikationstools für Unternehmen eine sekundengenaue Übertragung der Gesamteffizienz.
3) Sicherheit
Sicherheit sollte ein grundlegendes Merkmal jeglicher interner Kommunikation sein. Einige Unternehmen verwenden Apps im Stil von Social Media, wobei sogar Brieftauben eine sicherere Wahl wären.
Verbraucher-Apps sind sehr anfällig für Sicherheitsverstöße.
Die besten Kommunikationstools für Ihre Belegschaft machen Sicherheit zur Priorität durch Merkmale wie:
- eine virtuelle und private Cloud
- Mehrschichtige Datensegmentierung
- Vollständige Datenverschlüsselung
- DSGVO-Konformität
Fast täglich gibt es Schlagzeilen über neue Sicherheitsverstöße. Lassen Sie das nicht in Ihrem Unternehmen passieren.
4) Sprachanpassung für jeden Mitarbeiter
Wenn Sie Ihr Unternehmen richtig betreiben, wächst ein diverses Team, das unzählige großartige Ideen einbringt. Wahrscheinlich haben Sie also auch Kollegen, die eine andere Sprache sprechen.
Kommunikationstools sollten die gesamte Belegschaft repräsentieren. Mitarbeiter-Apps wie die Plattform Beekeeper verfügen über Echtzeit-Übersetzungen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Nachrichten in ihrer bevorzugten Sprache zu senden und zu empfangen.
Profi-Tipp: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Sprachpräferenzen. Für einen inklusiven Arbeitsplatz sollten Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, zu kommunizieren.
5) Zusammenarbeit innerhalb der Kommunikationstools
Zusammenarbeit beschränkt sich nicht nur auf persönliche Treffen. Damit ein Unternehmen wirklich innovativ sein kann, müssen die Kollegen die Gelegenheit haben, auch mobil zusammenzuarbeiten. Kommunikationstools sollten folgende Funktionen bieten, um die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu fördern:
- Gemeinsame Nutzung von Dateien. Kommunikationstools, die die Möglichkeit zum Austausch von Dateien (wie Dokumente, Audio- und Videodateien) bieten, eröffnen einen Weg zur Zusammenarbeit.
- Mehrere Kommunikationsstreams. Erstellen Sie vertikale Informationen, die entweder mit einer bestimmten Gruppe oder unternehmensweit geteilt werden können.
- Nutzerverzeichnis. Hier erfahren Sie, wie Sie jeden Mitarbeiter des Unternehmens erreichen können.
- Peer-to-Peer-Messaging. 1-zu-1- sowie Gruppenchats sind über sichere Kanäle möglich.
- Bestätigungskampagnen. Sie erfahren genau, wann Mitarbeiter Ihre Nachrichten erhalten und lesen.
In nicht-technischer Hinsicht können Sie Ihre Arbeitnehmer zu mehr Engagement und Zusammenarbeit inspirieren, indem Sie besonders für gewerbliche Mitarbeiter eine Möglichkeit zum Austausch schaffen.
6) Alle Daten an einem Ort
Um das Beste aus den Tools zur internen Kommunikation herauszuholen, sollten Sie wissen, wie diese funktionieren.
Hier kommt das Analyse-Dashboard ins Spiel. Hier erfahren Sie, wir Ihre Mitarbeiter mit den von Ihnen gewählten Tools interagieren. Das Engagement wird genau erfasst und Sie erhalten Daten, aus denen Sie Unternehmensstrategien ableiten können.
Das Dashboard verfolgt Engagement und Produktivität in Echtzeit. Kommunikationstools sollten auch eine Umfragefunktion mitbringen, wodurch das Management direkt mit den Mitarbeitern in Kontakt treten kann. Über das Dashboard sollten alle Antworten zusammenlaufen und eine Analyse bereitgestellt werden.
Hier sehen Sie, wo Ihr Unternehmen effizient läuft und wo es Lücken in den Arbeitsabläufen, die untersucht werden sollten.
Sie sollten das Engagement Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten, weil:
- unengagierte Mitarbeiter Unternehmen jährlich insgesamt 450 Milliarden US-Dollar kosten.
- es derzeit einen Mangel an Talenten gibt. Es ist wichtig, Strategien zu entwickeln, um die Produktivität der Mitarbeiter zu erhalten und, noch wichtiger, sicherzustellen, dass sie ihre Arbeit und das Unternehmen mögen.
Um Maßnahmen und Strategien zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter abzielen, benötigen Sie die Informationen und Beteiligungsdaten, die ein Analyse-Dashboard bietet.
Profi-Tipp: Kennen Sie schon die Personalstatistik? Machen Sie schnellstmöglich eine Umfrage unter Ihrer Belegschaft, um herauszufinden, wie engagiert sie ist. Ergreifen Sie daraufhin Maßnahmen.
7) Digital Signage als zusätzlicher Bonus für Kommunikationstools
Digital Signage erhöht die Reichweite der regulären Kommunikationsströme. Mitarbeiter schauen im Berufsalltag nicht ständig auf ihre Telefone. Durch strategisch platzierte digitale Bildschirme können Sie das Personal dennoch auf dringende Mitteilungen aufmerksam machen. Es ist auch der richtige Ort, um Mitarbeitern Anerkennung entgegen zu bringen!
Diese Nachrichten können aus dem Inhalt der Plattform kuratiert und im Voraus geplant werden. Es ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, damit Ihre Informationen jeden im Unternehmen erreichen.
8) Agile Plattform
Sie sollten kein Kommunikationstool wählen, das für alle Unternehmen ausgerichtet sein will. Ein solches können Sie gleich von Ihrer Liste streichen.
Kommunikationstools sollten im Gegenteil an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens angepasst sein. Wie das möglich ist?
- Integrationen. Kommunikationstools sollten sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen. Wenn sich verschiedene Betriebsmanagementsysteme und Anwendungen auf derselben Plattform befinden und miteinander kommunizieren können, sind die Arbeitsabläufe offen und fließend.
- Benutzerdefiniert. Keine zwei Unternehmen arbeiten auf die gleiche Weise. Kommunikationstools sollten die operativen Anforderungen jedes Unternehmens unterstützen. Eine Plattform sollte im hauseigenen Design entworfen werden können, um in bestehende Systeme zu passen.
9) Funktionen für Mitarbeiter
Kommunikationstools für Ihr Unternehmen sollten die Funktionen priorisieren, die Ihre Mitarbeiter beim Ausführen ihrer Jobs unterstützen.
Das bedeutet:
- Bringen Sie Ihre Belegschaft auf eine Linie entlang der Mission und der Ziele Ihres Unternehmens.
- Stärken Sie das Engagement in allen Bereichen. Jeder Mitarbeiter sollte einbezogen werden und die Möglichkeit zur Beteiligung haben.
- Gleichberechtigter Zugang zu Informationen für alle sollte eine wichtige Priorität sein.
Kommunikationstools, die Unternehmen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen, unterstützen die Belegschaft mit Funktionen wie Dienstplänen, die Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Arbeit geben. Sie ermöglichen Zwei-Wege-Kommunikation, damit Mitarbeiter sich mehr beteiligen und selbstständig einen Dialog eröffnen. Finden Sie Kommunikationstools, die das unterstützen.
10) HR-Technologie
Herzstück jedes Unternehmens ist die Personalabteilung. Rekrutierung, Einstellung, Entlassung, Gehaltsabrechnung – alle Belange der Mitarbeiter werden hier bearbeitet.
Kommunikationstools für Ihr Unternehmen sollten auch HR-Technologien umfassen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Papierkram zu reduzieren und dem Personalteam mehr Zeit für die Mitarbeiter zu verschaffen.
Tools für die interne Kommunikation sollten die Personalabteilung bei folgenden Aufgaben unterstützen:
- Onboarding. Alle Formalitäten (sogar Unterschriften) können online erledigt werden.
- Weiterbildung. Mitarbeiter können über ihr App Schulungsvideos abspielen und sich über Mitarbeiterhandbücher weiterbilden.
- Gehaltsabrechnung. Mit digitalen Gehaltsabrechnungen wird der Papierkram reduziert und Mitarbeitern direkter Zugriff auf die Informationen ermöglicht.
Kommunikationstools sind dann am erfolgreichsten, wenn sie Funktionen bieten, die jedem Mitarbeiter zugute kommen. Da immer mehr Unternehmen global agieren, in einem schnelleren Tempo und mit einer vielfältigen und mobilen Belegschaft, benötigen sie Kommunikationstools, die diesen Ansprüchen genügen. Jedes operative Element sollte unterstützt werden und Verbindungen zwischen allen Mitarbeitern möglich sein, um Schritt zu halten.
