Digital Workspace: Die Zukunft der Arbeitswelt

Homeoffice, KI, hybrides Arbeiten und weltweite Teams sind längst keine Ausnahme mehr, sondern ein fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Damit alle diese neuen Modelle und Arbeitsweisen funktionieren, braucht es eine technologische Grundlage: den Digital Workspace.

Was heißt das genau? Ein Digital Workspace ist mehr als nur ein virtuelles Büro. Es handelt sich um eine digitale Arbeitsumgebung, die sämtliche Tools, Anwendungen und Kommunikationskanäle in einem zentralen digitalen Ökosystem vereint. Dadurch können Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort effizient arbeiten und Unternehmen ihre Prozesse schlanker, flexibler und produktiver gestalten.

Und genau deshalb ist dieses Konzept vor allem auch für Unternehmen mit vielen Non-Desk-Mitarbeitenden so interessant. Denn Digitalisierung verändert  – natürlich – nicht nur Remote-Arbeit und Büros, sondern eben auch auf die systemrelevanten, operativen Jobs. Wer heute in Branchen wie Gesundheitswesen, Gastgewerbe, Einzelhandel, Produktion und Co. wettbewerbsfähig bleiben will, sollte neue Arbeitsmethoden integrieren. Das heißt, dass auch operativen Mitarbeitenden ein digitales Arbeitsumfeld, das Effizienz und Zusammenarbeit fördert.

Der Digital Workspace von Beekeeper by LumApps. Hier mehr erfahren.

Vorteile eines Digital Workspace

Ein Digital Workspace verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Die Digitalisierung bringt mehr Flexibilität, höhere Produktivität und eine effizientere Zusammenarbeit.

• Starke Arbeitgebermarke: Ein digital Workspace für operative Teams fördert unter anderem persönliche Flexibilität und Teilhabe. Unternehmen zeigen ihre Innovationskraft, stärken Mitarbeiterbindung und erhöhen die Zufriedenheit.

• Mehr Flexibilität: Operative Mitarbeitende können unabhängig von Zeit und Ort auf Wissen, Informationen und Kommunikation zugreifen. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und ermöglicht Unternehmen, Talente zu binden.

• Höhere Produktivität: Digitale Tools automatisieren Prozesse, reduzieren manuelle Aufgaben und verbessern den Arbeitsfluss. Dokumente lassen sich zentral speichern, Aufgaben effizient verwalten und Meetings nahtlos organisieren.

• Konstruktive Zusammenarbeit: Eine zentrale Plattform erleichtert den Austausch und vermeidet Informationsverluste. Echtzeitkommunikation und gemeinsame Dokumentenbearbeitung sorgen für eine reibungslose Teamarbeit – unabhängig vom Standort.

• Kosten sparen: Schnellere Verwaltungsprozesse sparen Zeit. Was auf Papier Stunden oder sogar Tage dauert, funktioniert etwa in einer App effizienter. Jedenfalls steckt in der Digitalisierung dieses Potenzial. Eine Wunderpille ist das digitale Dokument nicht automatisch, Prozesse müssen zu den jeweiligen Ansprüchen passen und auf der richtigen Plattform integriert sein.

Schlüsselkomponenten eines Digital Workspace

Ein gut funktionierender Digital-Workspace-Service besteht aus mehreren Kernelementen, die nahtlos ineinander greifen. Von Kommunikations- und Kollaborationstools bis hin zu Sicherheitsmaßnahmen und Automatisierungslösungen – all diese Komponenten tragen dazu bei, dass operative Teams und Büroangestellte  effizient arbeiten und Unternehmen ihre digitalen Prozesse optimieren können.

Kommunikationstools: Schnelle und effiziente Abstimmung

Digitale Kommunikationstools sind essenziell für den operativen Arbeitsplatz. Programme wie Microsoft Teams oder Slack bieten beispielsweise Funktionen für Chats und Videokonferenzen. Die Mitarbeiter-App Beekeeper by LumApps ermöglicht sichere Gruppen- und Einzelchats, Unternehmensnachrichten in Echtzeit und automatische Übersetzungen. Ideal für Mitarbeitende ohne Arbeitsplatz am Schreibtisch.

Kollaborationstools: Gemeinsames Arbeiten in der Cloud

Cloud-basierte Kollaborationstools für die Büroarbeit gibt es einige, etwa Google Workspace, Trello oder Asana. 

Teams arbeiten gemeinsam an Dokumenten und behalten den Überblick über Projekte. Diese Tools machen das Arbeiten effizienter und transparenter.

Sicherheitslösungen: Datenschutz und Cybersecurity

Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Bedeutung der Datensicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Daten geschützt sind. Verschlüsselungstechnologien, sichere Cloud-Speicher und Zugriffsmanagement spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Für DSGVO-konforme und datensichere Kommunikation haben wir hier eine Checkliste zusammengestellt.

Geräte und Infrastruktur: Mobile Endgeräte als Schlüssel

Ein Digital Workspace funktioniert am besten, wenn die nötige Hardware und eine stabile Internetverbindung vorhanden sind. Besonders bei operativer Arbeit sollte das Konzept von Edge Computing, also die dezentrale Datenverarbeitung am Rand des Netzwerks, berücksichtigt werden.

Im besten Fall stellen Unternehmen sicher, dass ihre Mitarbeitenden mit leistungsfähigen Laptops, Smartphones und sicheren VPN-Verbindungen ausgestattet sind. Es gibt allerdings auch Lösungen, den Digital Workspace beispielsweise mit einer App auf den privaten Smartphones der Teams verfügbar zu machen.

Automatisierung: Schnellere Abläufe und Prozesse für mehr Effizienz

Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung können Routineaufgaben vereinfacht oder komplett übernommen werden. Beispielsweise lassen sich mit Chatbots Support-Anfragen bearbeiten oder mit automatisierten Workflows Onboardingprozesse optimieren.

Die Herausforderungen eines Digital Workspace

Ein Digital Workspace bietet Vorteile – aber bringt natürlich auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen stehen vor technischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Hürden, die eine erfolgreiche Umsetzung erschweren können. 

Für einen nachhaltigen digitalen Wandel ist es entscheidend, diese Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und gezielt anzugehen.

Technologische Barrieren überwinden

Falls Unternehmen noch mit älteren IT-Systemen arbeiten, wird der Umstieg auf einen Digital Workspace schwerer. Das ist allerdings keine unlösbare Aufgabe, die richtige Herangehensweise ist hier eine schrittweise Implementierung digitaler Lösungen. 

Wichtig ist hierbei vor allem die Integration bestehender Systeme. Das bedeutet, Tools für Personalverwaltung, Schichtplanung und Kommunikation auf einer Plattform zusammenzubringen und Prozesse damit effizienter zu machen. Verschiedene Anwendungen  werden nahtlos verknüpfen, Daten automatisch synchronisiert und den Zugriff auf wichtige Dokumente und Tools zentralisiert.

Integrationen sind von entscheidender Bedeutung für Produktivität und Effizienz. Wie unser Ökosystem aussieht, erfahren Sie hier.

Datensicherheit gewährleisten

Ein Digital Workspace bringt neue Sicherheitsrisiken mit sich, da sensible Daten über verschiedene Geräte und Standorte hinweg genutzt werden. Unternehmen müssen daher auf starke Authentifizierung, verschlüsselte Datenübertragung und eine DSGVO-konforme Speicherung setzen. Zudem sollte verhindert werden, dass Mitarbeitende unsichere, nicht autorisierte Tools nutzen. Klare Sicherheitsrichtlinien und regelmäßige Schulungen helfen, Risiken zu minimieren und Datenschutzlücken zu vermeiden. Dazu haben wir oben auch das passende E-Book verlinkt.

Akzeptanz bei Mitarbeitenden steigern

Ein Digital Workspace kann nur dann erfolgreich sein, wenn Mitarbeitende die neuen Tools aktiv nutzen. Widerstände entstehen oft aus Unsicherheit oder fehlendem Wissen über die Vorteile der digitalen Arbeitsumgebung. Eine gezielte Change-Management-Strategie, regelmäßige Schulungen und eine offene Kommunikation können helfen, Vorbehalte abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen. Besonders hilfreich ist es, Mitarbeitende frühzeitig in den Auswahlprozess neuer Tools einzubeziehen.

Work-Life-Balance sicherstellen

Flexibles Arbeiten bietet viele Vorteile, kann jedoch dazu führen, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen. Um Überlastung und Burn-out vorzubeugen, sollten Unternehmen klare Richtlinien für Arbeitszeiten und Pausen etablieren. Zudem ist es wichtig, Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Benachrichtigungen außerhalb der Arbeitszeiten stummzuschalten oder anzupassen, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.

Best Practices für die Implementierung

Die Einführung einer Digital-Workspace-Lösung sollte strukturiert erfolgen: Diese Best Practices helfen Unternehmen, den Übergang erfolgreich zu gestalten:

Feedback nutzen: Ein Digital Workspace entwickelt sich ständig weiter. Regelmäßige Rückmeldungen der Mitarbeitenden – z. B. durch Umfragen oder Feedbackrunden – helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Optimierungen vorzunehmen.

Schrittweise Einführung: Statt sofort alles umzustellen, sollte die Implementierung in Phasen erfolgen. Eine Pilotgruppe kann helfen, erste Erfahrungen zu sammeln, bevor der Rollout auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.

Mitarbeitende einbeziehen: Wer den Digital Workspace täglich nutzt, sollte auch in die Auswahl und Gestaltung eingebunden werden. Workshops oder Umfragen helfen, Bedürfnisse zu verstehen und Akzeptanz zu erhöhen.

Regelmäßige Schulungen: Die besten Tools nützen wenig, wenn Mitarbeitende sie nicht richtig anwenden. Praxisnahe Schulungen und leicht zugängliche Tutorials erleichtern den Einstieg und sorgen für eine effiziente Nutzung.

Die Rolle von Beekeeper by LumApps als Digital Workspace

Ein Digital Workspace bedeutet effiziente Kommunikation und nahtlose Zusammenarbeit. Während Büroangestellte oft auf klassische Lösungen wie E-Mail oder Messenger-Tools zugreifen, stehen Unternehmen mit operativen Teams – beispielsweise in der Produktion, Gastronomie oder Logistik – vor besonderen Herausforderungen. 

Diese Mitarbeitenden haben oft keinen festen Arbeitsplatz, arbeiten in Schichtsystemen oder haben keinen direkten Zugang zu firmeninternen Kommunikationskanälen. Beekeeper by LumApps bietet hier eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf die Bedürfnisse dieser Zielgruppe zugeschnitten ist.

• Wichtige Unternehmensinformationen lassen sich einfach und sicher an alle Mitarbeitenden übermitteln – unabhängig davon, ob sie am Schreibtisch, im Lager oder unterwegs sind.
• Mit der Mitarbeiter-App können Nachrichten, Schichtpläne oder Sicherheitsrichtlinien in Echtzeit bereitgestellt werden, ohne dass E-Mail-Adressen oder private Messenger-Dienste erforderlich sind. 
• Besonders in Branchen, in denen ein direkter Zugang zu Computern nicht immer gegeben ist, schafft die Mobile-First-Plattform eine wichtige Verbindung zwischen Unternehmen und Belegschaft.

Viele Unternehmen setzen bereits erfolgreich auf Beekeeper by LumApps als Digitalen Workspace, um produktiver und effizienter zu arbeiten. Der Schweizer Einzelhändler Coop konnte mit der Plattform über 95 % seiner rund 50.000 Mitarbeitenden erreichen und so die interne Vernetzung messbar verbessern. Hier mehr zur Erfolgsgeschichte.

Auch die Stadler Winterthur AG hat mit Beekeeper by LumApps Kommunikation digitalisiert und damit die Grundlage für Workflows und mehrsprachige Kommunikation gelegt. Hier geht’s zum Video.

Trends und die Zukunft des Digital Workspace

Der Digital Workspace entwickelt sich kontinuierlich weiter. Technologische Innovationen und neue Arbeitsmodelle verändern die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten. Die folgenden Trends werden in den kommenden Jahren besonders prägend sein:

• Hybrid Work: Die Kombination aus Büro- und Remote-Arbeit wird zum Standard. Mitarbeitende erwarten mehr Flexibilität, während Unternehmen hybride Modelle entwickeln, die sowohl digitale als auch physische Arbeitsplätze optimal miteinander verbinden.
• Künstliche Intelligenz: Automatisierte Prozesse erleichtern den Arbeitsalltag. KI-gestützte Tools übernehmen Routineaufgaben, helfen bei der Datenanalyse und optimieren Workflows – so bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Virtuelle Realität (VR) und Augmented Reality (AR): Neue Technologien verändern Meetings, Schulungen und Trainings. Virtuelle Konferenzräume oder interaktive Lerneinheiten ermöglichen eine immersive und effiziente Zusammenarbeit.
• Nachhaltigkeit durch Digitalisierung: Weniger Papierverbrauch, weniger Geschäftsreisen, mehr Ressourceneffizienz – digitale Lösungen helfen Unternehmen, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und nachhaltiger zu wirtschaften.

Beekeeper und LumApps schaffen den ersten KI-gestützen Employee Hub.

Digital und Effizient

Unternehmen, die ihre Arbeitsweise digitalisieren, profitieren von höherer Effizienz, besserer Zusammenarbeit und mehr Flexibilität. Gleichzeitig erfordert die erfolgreiche Umsetzung eine strategische Planung. Für Unternehmen, die den nächsten Schritt gehen möchten, gilt: Schrittweise implementieren, Mitarbeitende einbinden und kontinuierlich optimieren. Wer eine digitale Arbeitsumgebung aufbaut oder bestehende Strukturen verbessern möchte, sollte auf Lösungen setzen, die speziell auf die Bedürfnisse der Belegschaft zugeschnitten sind.

Eine Plattform wie Beekeeper by LumApps kann dabei helfen, Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen zu erleichtern – insbesondere für operative Teams, die nicht an einem festen Schreibtisch arbeiten.

Wer mehr darüber erfahren möchte, wie ein Digital Workspace erfolgreich gestaltet werden kann, kann direkt hier eine Demo vereinbaren.

Beekeeper

Die All-in-one-App für operative Teams entwickelt in der Schweiz. Beekeeper by LumApps bietet alles, was Ihre Non-Desk-Mitarbeitenden brauchen – von internen Chats und digitalen Formularen bis hin zur zentralen Dokumentenablage und KI-Funktionen. Nahtlos integrierbar in Ihre Tools und Systeme.