Solidarität, Wertschätzung, Verlässlichkeit und Professionalität prägen die Arbeit der 1800 Angestellten des Hauses der Barmherzigkeit, die insgesamt für etwa 1600 BewohnerInnen und KundInnen sorgen. An mehreren Standorten in Wien und Niederösterreich sorgt die Organisation für die Pflege und Versorgung chronisch kranker sowie älterer Menschen und Menschen mit Behinderung. Mit weniger als 5 Prozent der Beschäftigten am PC-Arbeitsplatz ist die interne Kommunikation vor besondere Herausforderungen gestellt. Wie sie diese mit Beekeeper lösen konnte, erzählt die Kommunikationsmanagerin Natalie Ferch.
Wie lief die interne Kommunikation bisher ab?
Vor Beekeeper nutzten wir E-Mails für wichtige Informationen der Organisationsleitung. Die Pflegedienstleitung schrieb an die Stationsleitungen und die verbreiteten die Infos an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir nutzten auch unser Intranet, das wir über SharePoint angelegt hatten. Allerdings verfügen die meisten unserer Angestellten nicht über einen fixen PC-Arbeitsplatz, sondern sind aufgrund ihrer Tätigkeit viel in Bewegung. Deshalb war uns der Aspekt, trotzdem alle erreichen zu können, besonders wichtig bei der neuen MitarbeiterInnen-App. Im Gegensatz zum PC-Arbeitsplatz nutzten bereits viele unserer Kolleginnen und Kollegen ihr Smartphone auch im Dienst, beispielsweise um sich gegenseitig über Dienstpläne, Ausfälle oder dringende Infos auf dem Laufenden zu halten. Das wollten wir uns für das neue Tool zur internen Kommunikation zunutze machen.
Wie sah die Implementierung von Beekeeper aus?
Das wurde von der IT-Abteilung, dem Qualitätsmanagement, der Personalentwicklung, sowie der Kommunikation gut vorbereitet. Alle Standorte sollten nacheinander auf die App geholt werden und so wurden die Zugangsdaten nach und nach verschickt. Zuvor haben wir natürlich alle über die Neuerung informiert und eine größere Kampagne gestartet. Wir haben Plakate aufgehängt, Beiträge ins Intranet gestellt und sind mit KollegInnen aus der Kommunikation und dem Qualitätsmanagement auf Road Show gegangen, um die Kolleginnen und Kollegen vor Ort durch Informationsveranstaltungen abzuholen. Dabei haben wir die häufigsten Fragen gesammelt und als FAQ ins Intranet gestellt, sodass alle auch später noch mal nachschauen konnten.
Was hat sich durch Beekeeper verbessert?
Wir freuen uns über einen Großteil der Kolleginnen und Kollegen, die wir nun mit dieser App direkt und ich Echtzeit erreichen können. Alle, die sich bereits angemeldet haben, sind begeistert von Beekeeper und nutzen die App sehr gern. Der Austausch untereinander ist so einfach und schnell möglich, dass er auch wirklich aktiv gesucht wird.
Wir können die Informationen in den verschiedenen Streams gut kanalisieren, damit niemand den Überblick verliert. Unser WissensStream ist beispielsweise sehr beliebt. Da tauschen sich Kollegen und Kolleginnen über fachspezifische Themen aus und regen sich gegenseitig zum Weiterbilden an. Das ist auch für uns als Organisation eine Art Qualitätssicherung unserer Pflege.
Gleichzeitig haben wir aber auch unser Intranet behalten und teilen da längere Artikel, die entweder fachlich relevant sind oder über unsere Einrichtungen erschienen sind. Das kommt auch bei den Kolleginnen und Kollegen sehr gut an. Eine Verknüpfung zwischen Beekeeper und Sharepoint macht die Nutzung ebenfalls einfacher. Beekeeper wird dabei eher für den schnellen Austausch genutzt, weil es so unkompliziert mit dem Smartphone funktioniert. Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit der App und der Nutzung unserer Kolleginnen und Kollegen.
