Im vergangenen Jahr konnten wir beobachten, wie unsere Kunden enorme Herausforderungen gemeistert haben. Gewerbliche Mitarbeitende und ihre Unternehmen haben gezeigt, wie unglaublich flexibel, kreativ und belastbar sie angesichts solch unsicherer Zeiten sein können. Als Unternehmen, das sich unermüdlich einsetzt, um die Position der gewerblichen Mitarbeitenden zu stärken, haben wir uns noch nie so inspiriert gefühlt, unser Produkt zu verbessern und auf den Markt zu bringen.
Wir freuen uns besonders darüber, wie Teams mit den neuesten Funktionen des operativen Zusatzpakets — Formulare und Aufgaben — bereits deutliche Verbesserungen in ihren betrieblichen Abläufen erzielen.
Wie kann die Formularfunktion in Beekeeper eingesetzt werden?
Stellen Sie sich vor, Sie sind Mechaniker in einem Produktionsbetrieb. Sie sind in der nächsten Woche für vier Schichten eingeplant, aber eines ihrer Kinder ist krank geworden und Sie müssen sich die Woche freinehmen, um sich um das Kind zu kümmern. Diese Woche sind Sie für keine weiteren Schichten mehr eingeteilt und Sie hatten während Ihrer letzten Schicht keine Gelegenheit, einen Urlaubsantrag auszufüllen und einzureichen.
Das bedeutet für Sie, eine 30-minütige Fahrt zurück zum Arbeitsort, um das Formular auszufüllen und Ihrem Vorgesetzten und dem Personaldienst abzugeben. Von dort kommt das Formular auf einen Stapel mit anderen Urlaubsanträgen, deren Genehmigung 2–3 Tage dauern kann, was für Sie ein stressiges Wochenende bedeutet, da Sie nicht wissen, ob und wann der Antrag bewilligt wird.
Solche Fälle kommen in allen Branchen und Abteilungen vor. Aber es sind bei weitem nicht nur Urlaubsanträge, die von solch teuren, zeitaufwendigen Papierprozessen betroffen sind. Genau solche Probleme sind es, die unsere Kunden mit den Beekeeper-Formularen lösen.
Die Formularfunktion von Beekeeper ist Teil eines Pakets von operativen Tools, die Teams bei der Digitalisierung und Optimierung von Abläufen unterstützen. Mit Formularen in Beekeeper können Administratoren praktisch jedes Formular mit einer einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche digitalisieren.
Formulare können mit dem gesamten Unternehmen oder auch nur mit bestimmten Teams oder Standorten geteilt werden. Auf diese Weise können gewerbliche Mitarbeitende relevante Formulare von überall her direkt auf dem Handy oder im Web ausfüllen und einreichen.
Admins können Formulareingaben aus dem Admin-Bereich von Beekeeper herunterladen oder sie an einen bestimmten Nutzer oder Stream weiterleiten. Formulareingaben sind auch WebHook-fähig, sodass Teams Abläufe einrichten können, die mehrere Tools oder Systeme umfassen, z. B. das Senden einer Formulareingabe per E-Mail oder an ein Ticket- oder Aufgabenverwaltungssystem eines Drittanbieters.
Dank der Flexibilität durch verschiedene Eingabefelder haben wir gesehen, dass Kunden ihre Arbeitsabläufe in folgenden Bereichen optimieren konnten:
- Allgemeine Bestellformulare
- Bestellung von Geräten und Ausrüstung
- Maschinen- und Gerätewartung
- Bestellformulare für Namensschilder
- Formulare für Urlaubsanträge
- Zimmerreinigungs-Checklisten
- Checklisten zum Öffnen/Schließen einer Filiale
- … und viele mehr!
Besonders freut es uns, dass Unternehmen ihre Formulare zum Schutz ihrer Mitarbeitenden digitalisieren, z. B. Formulare für tägliche Gesundheitschecks. Darüber hinaus haben wir festgestellt, dass Unternehmen nach der Einführung digitaler Gesundheitschecks eine höhere Aktivierung und Teilnahme der Mitarbeitenden verzeichnen können. Ein Kunde konnte die Anzahl der Mitarbeitenden, die mit Updates erreicht werden, um 16 % steigern, und das dank der Digitalisierung einer einzigen Gesundheitscheckliste! Mitarbeitende, die vorher nicht an Neuigkeiten und Aktualisierungen interessiert waren, nutzen die Plattform nun täglich und erhalten dadurch mehr wichtige Informationen.
Aber es hört nicht bei der aktiveren Beteiligung der Mitarbeitenden auf — die Formularfunktion sorgt für echte Kosteneinsparungen. Mehrere Unternehmen erzählten uns, dass sie zwischen 8 und 15 Minuten pro Mitarbeiter und Tag einsparen, indem Mitarbeitende sich zum Abgeben ihres Formulars nicht mehr anstellen müssen, sondern es digital einreichen können. Nach einem ganzen Jahr der Pandemie könnte dies für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden eine zeitliche Kostenersparnis in der Höhe von über CHF 1 Mio. bedeuten.
Wie kann die Aufgabenfunktion in Beekeeper eingesetzt werden?
Die Aufgaben-Funktion ist die neueste Veröffentlichung im operativen Zusatzpaket — einem Paket aus Tools für die effiziente und sichere Zusammenarbeit im gewerblichen Bereich. Mit der Aufgabenfunktion in Beekeeper können gewerbliche Mitarbeitende To-do-Listen für sich selbst auf dem Handy erstellen oder den Überblick über Aufgaben behalten, die ihnen von ihren Managern zugeteilt wurden. Aufgaben können Fälligkeitsdatum, Bilder, Links zu Dokumenten in der Dokumentbibliothek, Links zu Drittanbietertools oder Links zu Formularen oder Checklisten in Beekeeper enthalten.
Gewerbliche Mitarbeitende können neue Aufgaben entweder direkt aus Chat-Nachrichten heraus erstellen und müssen so zugeteilte Aufgaben nicht mehr aus unstrukturierten Chat-Nachrichten heraussuchen, oder sie können neue Aufgaben direkt über die Aufgabenfunktion hinzufügen. Auf diese Weise kann die Aufgabenfunktion zur besseren Übersicht beitragen, z. B. bei:
- Mitarbeitereinführung
- Wartungsproblemen
- Reinigungsaufträgen von Räumen und Bereichen
- Inspektion und Wartung von Geräten und Maschinen
- … und vielen mehr!
Mitarbeitende und Vorgesetzte können die Funktion auch für weitere tägliche Aufgaben einsetzen. Verantwortliche in Fertigungsbetrieben können Mitarbeiteranfragen oder Probleme, die Mitarbeitende bei Schichtbeginn gemeldet haben, in ihrer mobilen To-do-Listen erfassen. Auf diese Weise gehen Anliegen weniger leicht vergessen und Listen nicht verloren, da alles elektronisch abgelegt wurde.
Wie können die Formular-, Aufgaben- und Dokumentenfunktion in Kombination miteinander eingesetzt werden?
An dieser Stelle wird es so richtig spannend. Mithilfe mobiler Formulare und Aufgaben sind Teams in der Lage, betriebliche Abläufe zwischen Management und Mitarbeitenden zu vereinheitlichen und zu optimieren.
Die Aufgabe zum Reinigen eines Patienten- oder Gästezimmers auf elektronische Weise zu erstellen, ist schön und gut, allerdings ist sie noch besser, wenn sie mit der entsprechenden Reinigungscheckliste verbunden werden kann. Das Zusammenspiel von Formularen und Aufgaben ermöglicht Vorgesetzten sicherzustellen, dass alle zugeteilten Räumlichkeiten gereinigt wurden und dass jeder Raum auch wirklich korrekt gereinigt wurde. Mitarbeitende können jeden Schritt auf der Reinigungscheckliste abhaken und sie anschließend einem Vorgesetzten einreichen oder sie zur Datenerfassung einer Tabellendatei hinzufügen. Danach kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Aufgabe als erledigt markieren, worauf die Aufgabe auch beim Vorgesetzten, der die Aufgabe zugeteilt hat, als erledigt erscheint.
Auch bei regelmäßigen Gerätewartungen ist die Aufgabenfunktion äußerst nützlich, noch hilfreicher ist es aber, wenn der Aufgabe eine Wartungscheckliste hinzugefügt werden kann. Gewerbliche Mitarbeitende können die Aufgabe öffnen, auf die Checkliste zugreifen, sie Schritt für Schritt durchgehen, die ausgefüllte Checkliste an den Vorgesetzten senden und die Aufgabe dann als erledigt markieren.
Die Aufgabe, das Mitarbeiterhandbuch während des Einarbeitungsprozesses zu lesen, dient zwar als Erinnerung, wenn die Aufgabe aber einen direkten Link zu einer mobilen Version des Handbuchs enthält, ist das noch viel praktischer. Neue Mitarbeitende müssen nicht nach Informationen suchen, die sie für das Erledigen der Aufgabe benötigen — alles ist direkt innerhalb derselben App miteinander verlinkt.
Mithilfe der Aufgabenfunktion können Teams andere operative Tools einsetzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und teaminterne sowie teamübergreifende Arbeiten besser zu koordinieren, und das alles in einem mobilfähigen Format, das auf gewerbliche Teams ausgerichtet ist.
Was steht für Formularen und Aufgaben in Beekeeper als nächstes an?
Wie alle unsere Funktionen ist auch die Aufgaben- und Formularfunktion in der Lage, in andere Systeme integriert zu werden, damit Mitarbeitende auch weiterhin mit den ihnen vertrauten Tools arbeiten können und mehr gewerbliche Unternehmenssoftware über eine einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche zugänglich wird.
Wir werden unsere Produkte außerdem stets weiterentwickeln, damit diese Funktionen flexibler, vernetzter und automatisiert werden und die Beekeeper-Plattform so noch mehr Arbeit für Sie erledigt. Mit mobilfähigen Tools, Kommunikationskanälen und digitalen Arbeitsabläufen können Unternehmen ihren Teams eine effiziente, stressfreie und direkte Zusammenarbeit ermöglichen.