Interne Kommunikation in der Pflege: Wie Spitex mit Beekeeper & KI Routineaufgaben automatisiert

Das Wichtigste in Kürze:

• Ergebnis: Mehr Zeit für Klientinnen und Klienten, weniger administrative Last für HR und höhere Datensicherheit für die IT.
• Herausforderung: Dezentrale Pflegekräfte in der ambulanten und stationären Pflege leiden unter Informationsverlust und Stress durch unsichere Kanäle (Schatten-IT).
• Lösung: Spitex nutzt Beekeeper by LumApps als zentrale Plattform für alle operativen Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz.
• Innovation: Ein integrierter KI-Assistent automatisiert Routineaufgaben wie Dokumentensuche, Schicht-Erinnerungen und Prozess-Trigger.

Wenn Kommunikation zum Stressfaktor wird

Es ist 7 Uhr morgens. Eine Pflegefachfrau sitzt in ihrem Auto und versucht, den Überblick zu gewinnen. Eine WhatsApp-Nachricht von der Kollegin, eine E-Mail mit Schichtänderungen, ein Zettel mit einer neuen Hygienerichtlinie und eine SMS mit einer neuen Richtlinie: Die Informationen sind verstreut, teils veraltet und liegen auf unsicheren Kanälen.

Dieses Szenario ist Alltag in vielen dezentralen Organisationen des Gesundheitswesens – sei es in der ambulanten Pflege wie bei der Spitex in der Schweiz, in Altersheimen oder Kliniken.

Die Spitex bietet professionelle Hilfe und Pflege zu Hause, für Menschen, die auf Unterstützung im Alltag angewiesen sind. Damit ermöglicht sie Selbstständigkeit und steht für Nähe und Verlässlichkeit. Mit über 69.000 Mitarbeitenden betreut Spitex rund 424.000 Klientinnen und Klienten.

Doch operative Mitarbeitende wie Pflegekräfte sitzen nicht am Schreibtisch. Sie arbeiten mobil, verteilt über verschiedene Standorte. Wenn die Kommunikation über private Messenger, SMS oder das Schwarze Brett läuft, entstehen Missverständnisse und Frustration. Für HR-Verantwortliche bedeutet das: sinkende Mitarbeiterzufriedenheit und höhere Fluktuation. Für IT-Leiter ist es ein Albtraum in Sachen Datensicherheit und DSGVO-Compliance.

Die zentrale Frage ist also: Wie erreichen Organisationen ihre dezentral arbeitenden Teams zuverlässig, sicher und effizient?

Das Kernproblem: Warum E-Mails scheitern

Klassische Desktop-Tools funktionieren für operative Teams nicht. E-Mail-Verteiler erreichen Pflegekräfte zum Beispiel oft zu spät. Wenn Organisationen versuchen, diese Tools für mobile Arbeit zu adaptieren, entstehen neue Probleme: Die Tools sind zu komplex, zu langsam, zu unpraktisch.

Das Ergebnis ist vorhersehbar. Mitarbeitende ignorieren die offiziellen Kanäle und greifen zu unsicheren Alternativen. Admins verbringen Stunden damit, Informationen manuell zu verteilen. Und wichtige Nachrichten gehen verloren. Das ist nicht nur ein Kommunikationsproblem – es ist ein Effizienz- und Sicherheitsproblem.

Cristian Grossmann, CEO von Beekeeper, bringt es auf den Punkt: Technologie muss einfach sein und die Arbeit im Alltag wirklich erleichtern. Und sie muss speziell für die Bedürfnisse von operativen Teams entwickelt sein.

Die Lösung: Eine Plattform für die Hosentasche

Spitex setzt auf Beekeeper by LumApps: Die Kommunikations- und -Prozessplattform speziell für Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz. Das Konzept ist simpel: Ein sicherer, digitaler Arbeitsplatz auf dem Smartphone, der alle operativen Prozesse bündelt. Keine privaten Messenger mehr, keine Zettelwirtschaft.

Ein Beispiel aus der Praxis: Angela ist Pflegefachfrau bei Spitex. Früher begann ihr Tag mit dem Durchforsten von Nachrichten in verschiedenen Kanälen. Heute öffnet sie die Beekeeper-App. Dort findet sie: 

• Ihren aktuellen Dienstplan.
• Wichtige Updates zu ihren Klientinnen.
• Checklisten für die Wunddokumentation.
• Zugriff auf das digitale Handbuch.

Alles an einem Ort.

Das hat konkrete Auswirkungen auf ihren Alltag. Sie spart Zeit, weil sie nicht mehr zwischen verschiedenen Apps hin- und herspringen muss. Sie hat Sicherheit, weil sie weiß, dass sie die aktuellsten Informationen hat. Sie fühlt sich eingebunden, weil die Kommunikation nicht einseitig ist: Denn sie kann Fragen stellen, Feedback geben und wächst so viel enger mit ihrem Team zusammen.

Die Zahlen zeigen, dass dieses Modell funktioniert:

• Über 20.000 Prozesse wurden allein 2025 digital über die Plattform durchgeführt. mehr ausreichend.nt vereinfacht und die Adoptionsrate über alle Tools hinweg steigert.
• Über 9.000 Spitex-Mitarbeitende nutzen Beekeeper täglich.
• Über 1,1 Millionen Dokumente werden jährlich abgerufen.

Der nächste Schritt: Intelligente Automatisierung mit KI

Doch Spitex geht noch einen Schritt weiter. Mit der Einführung einer KI-basierten Assistentin wird die Plattform intelligenter. Die KI automatisiert die Aufgaben, die Mitarbeitende am meisten Zeit kosten.

Dokumentensuche: Wenn Angela nach einem bestimmten Protokoll sucht, findet die KI es sofort und zwar genau das, was sie braucht. 

Prozess-Trigger: Wenn sie eine Wunddokumentation ausfüllen muss, leitet Maia sie durch den Prozess und erinnert sie an wichtige Schritte.

Weiterbildung: Wenn eine Schulung aufgefrischt werden muss, sendet Maia eine Erinnerung zum richtigen Zeitpunkt.

Die vielen kleinen Dinge bedeuten in der Summe weniger Zeit mit Suchen und administrativen Aufgaben. Was die mentale Last reduziert und Zeit frei macht für die Betreuung der Klientinnen und Klienten.

Die KI macht die Plattform nicht komplexer, sie macht sie einfacher und automatisiert Routineaufgaben, ohne dass Mitarbeitende lernen müssen, mit KI umzugehen. Es ist Technologie, die den Menschen dient, nicht umgekehrt.

Mehr zur KI-gestützten Automatisierung erfahren Sie hier.

Fazit: Entlastung statt Belastung

Mit Beekeeper by LumApps zeigt Spitex, wie moderne Führung im Gesundheitswesen funktioniert:

• Die zentrale Plattform vereinfacht Kommunikation
• Das KI-Assistenzsystem übernimmt Routineaufgaben
• Teams sind entlastet, denn der Aufwand für Bürokratie wird kleiner.

Am Ende geht es um eine einfache Erkenntnis: Digitalisierung muss den Menschen dienen, nicht umgekehrt.

Für die IT bedeutet das: Eine sichere, skalierbare Plattform, die Schatten-IT eliminiert und sich nahtlos in bestehende Systeme (wie ERP oder Dienstplanung) integrieren lässt.

Für HR bedeutet das: Ein Werkzeug, das die Mitarbeiterzufriedenheit steigert, das Onboarding beschleunigt und moderne Arbeitsbedingungen schafft.

Wenn Mitarbeitende entlastet sind, wenn sie weniger Zeit mit Administration verbringen, dann bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Qualität der Pflege, die Beziehung zu den Klientinnen und Klienten, die Zufriedenheit im Job.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum reichen WhatsApp oder E-Mail für operative Mitarbeitende nicht aus?

Operative Mitarbeitende arbeiten mobil und sind unterwegs. Sie haben keinen Zugang zu einem Schreibtisch und können nicht regelmäßig E-Mails checken. Traditionelle Tools sind für diese Arbeitsweise nicht konzipiert. Sie brauchen eine Lösung, die mobil, intuitiv und auf ihre spezifischen Aufgaben zugeschnitten ist

Wie entlastet KI operative Mitarbeitende im Gesundheitswesen?

KI automatisiert repetitive Aufgaben wie Dokumentensuche, Erinnerungen oder Prozess-Trigger. Das spart Zeit und reduziert die mentale Last. Wichtig: KI macht die Plattform nicht komplexer, sie macht sie einfacher, weil Mitarbeitende schneller bekommen, was sie brauchen.

Welche Prozesse lassen sich digitalisieren?

Neben der Kommunikation können Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Schichttausche, Materialbestellungen, Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit und Onboarding-Strecken digital abgebildet werden.

Wie profitieren Klientinnen und Klienten von dieser Lösung?

Wenn Pflegekräfte von administrativen Aufgaben entlastet werden, bleibt mehr Zeit für die eigentliche Pflege. Eine verbesserte Kommunikation im Team führt auch zu besserer Sicherheit und Qualität der Versorgung.

Über Spitex

Spitex Schweiz bietet professionelle Hilfe und Pflege zu Hause für Menschen, die auf Unterstützung im Alltag angewiesen sind. Mit über 69.000 Mitarbeitenden betreut Spitex rund 424.000 Klientinnen und Klienten und erbringt jährlich über 25,6 Millionen Pflegestunden. Die Spitex-Organisationen sind ein zentraler Pfeiler der Schweizer Gesundheitsversorgung und ermöglichen es Menschen, trotz Krankheit oder Alter in ihrer gewohnten Umgebung zu leben.

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Die All-in-one-App für operative Teams entwickelt in der Schweiz. Beekeeper by LumApps bietet alles, was Ihre Non-Desk-Mitarbeitenden brauchen – von internen Chats und digitalen Formularen bis hin zur zentralen Dokumentenablage und KI-Funktionen. Nahtlos integrierbar in Ihre Tools und Systeme.