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Alle Teams vernetzt: Wie Sportgastro erfolgreich digitalisiert

Starker Zusammenhalt, vereinfachte Prozesse und höheres Engagement: Für die rund 1.000 Mitarbeitenden der
Sportgastro AG wird der Arbeitsalltag mit der Beekeeper-App deutlich leichter.

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Kurzfassung

Innerhalb eines Monats wurde Beekeeper für alle Mitarbeitenden implementier¬

Über 100.000 Chat-Nachrichten und 6.500 Reaktionen in einem Jah$

Bessere Kommunikation, optimierte Einsatzplanung

Highlights

Herausforderung

Lösung

Mehrwerte

Über Sportgastro

Wie jede Branche verändert die Digitalisierung auch die Gastronomie. Im Speziellen die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten. Die Sportgastro stand dabei vor ganz bestimmten Herausforderungen: Kommunikation vereinfachen, den Zusammenhalt der über 1.000 Mitarbeitenden stärken und Abläufe effizienter gestalten – digital. Mit Beekeeper hat genau dies funktioniert: Ein engagiertes Projektteam sorgte mit einer schnellen Implementierung, klaren Strukturen und gezielten Kommunikationsmaßnahmen für eine nachhaltige Veränderung.

Beekeeper hat uns geholfen, den Informationsfluss unserer knapp 1.000 Mitarbeitenden auf allen Ebenen zu bündeln, zu koordinieren und Ressourcen optimierend einzusetzen.“

Anja Thaler

Leiterin Stabstellen & Dienste, Geschäftsleitungsmitglied

Herausforderung

Die Mitarbeitenden in unterschiedlichen Arbeitsverhältnissen (Festbeschäftigte und Aushilfen) sollten, auch ohne Zugang zu geschäftlichen E-Mail-Adressen, mit relevanten Inhalten versorgt werden. Koordination und Informationsaustausch liefen meist über private Kanäle – das erhöhte allerdings unter anderem den Admin-Aufwand. Teams waren an verschiedenen Standorten und Eventbereichen wenig vernetzt und gleichzeitig war es schwierig, Engagement sowie Bindung zu steigern.

Lösung

Beekeeper wird zur zentralen Plattform für Kommunikation und Koordination. Die Lösung wird innerhalb eines Monats mit klarer Struktur und gezieltem Onboarding eingeführt. Es wird eine benutzerfreundliche App-Struktur eingeführt, die auf die Bedürfnisse von Festangestellten und Aushilfen zugeschnitten ist. Für bessere Flexibilität und Planbarkeit erfolgt die Anmeldung für Einsätze in der App. Es entsteht eine digitale Community mit interaktiven Funktionen wie Chats, Newsfeeds und Umfragen. Internen Kommunikation wird durch gezielte Informationsverteilung effizient,  administrativer Prozesse wie HR-Anfragen, Formulare, Einsatzpläne werden integriert. All das stärkt die Unternehmenskultur durch transparente Kommunikation und stärkere Einbindung der Mitarbeitende.

Herausforderung

Zentrale und verlässliche Kommunikation für über 1.000 Mitarbeitende

Sportgastro betreibt zahlreiche Restaurants, Eventgastronomie und Catering-Services an verschiedenen Standorten – von der PostFinance Arena bis zum Bernexpo-Areal und in der gesamten Umgebung von Bern. Damit der Betrieb reibungslos funktioniert, müssen über 1.000 Festbeschäftigte und Aushilfskräfte koordiniert werden. Doch viele von ihnen haben keine geschäftliche E-Mail-Adresse. Deswegen lief die Kommunikation bislang über private Kanäle. Das erschwerte die schnelle und zuverlässige Weitergabe betrieblicher Informationen und führte zu einem hohen administrativen Aufwand.

Die Lösung für diese Herausforderungen sollte die interne Kommunikation verbessern und die tägliche Zusammenarbeit effizienter gestalten. Neben einer reibungslosen Informationsverteilung stand auch die Optimierung der Einsatzplanung im Fokus. Eine Plattform war gefragt, die den Austausch zwischen den Teams erleichtert, Schichtpläne transparenter macht und administrative Prozesse digitalisiert. Gleichzeitig sollte sie die Identifikation mit dem Unternehmen stärken und eine Plattform für direkte Interaktion bieten. Mit Beekeeper entschied sich Sportgastro für eine Mitarbeiter-App, die genau diese Anforderungen erfüllt.

Lösung

Schnelle Implementierung mit durchdachtem Konzept

Die Einführung von Beekeeper bei Sportgastro erfolgte in kürzester Zeit: Innerhalb eines Monats wurden die Strukturen im Hintergrund definiert und die Mitarbeitenden auf der Plattform registriert. Ein fünfköpfiges Projektteam sorgte dafür, dass der Rollout reibungslos verlief und sich alle schnell in der App zurechtfanden.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die intuitive Nutzung: Von Anfang an legte das Team Wert darauf, dass die App einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in den Arbeitsalltag integriert. Das Konzept ging auf: Bis Ende 2024 nutzt bereits die Hälfte der Belegschaft Beekeeper täglich, um sich zu informieren, mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen und ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

Optimierte Einsatzplanung und höhere Flexibilität

In der Eventgastronomie ist die Einsatzplanung besonders komplex: Aushilfen sind oft an wechselnden Standorten tätig, was eine flexible und schnelle Koordination erfordert. Beekeeper hat diesen Prozess erheblich verbessert.

Teams können nun in der Mitarbeiter-App jederzeit verfügbare Schichten einsehen und sich direkt für Einsätze anmelden. Diese transparente und einfache Lösung erleichtert nicht nur die Planung für das Management, sondern ermöglicht es auch den operativen Mitarbeitenden, ihre Arbeit flexibel an ihre Verfügbarkeiten anzupassen. Gleichzeitig sorgt die verbesserte interne Vernetzung dafür, dass Sportgastro verstärkt auf eigene Mitarbeitende setzen kann und die Abhängigkeit von externen Arbeitskräften reduziert wird.

Mehr Zusammenhalt durch digitale Interaktion

Neben der organisatorischen Verbesserung spielt Beekeeper auch eine zentrale Rolle für den Teamgeist bei Sportgastro. Über die Plattform können Führungskräfte und Mitarbeitende Neuigkeiten teilen, Einblicke hinter die Kulissen geben und so Transparenz schaffen. Besonders interaktive Inhalte wie Bilder, Videos und Kommentare tragen dazu bei, dass sich die Belegschaft aktiv einbringt und sich als Teil einer Gemeinschaft fühlt.

In einem Jahr wurden so über 500 Beiträge veröffentlicht, mehr als 6.500 Reaktionen vergeben, über 40.000 Dokumente angeschaut und über 100.000 Chat-Nachrichten ausgetauscht. Diese direkte und unkomplizierte Kommunikation stärkt den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens nachhaltig.

Effiziente Prozesse durch digitale Workflows

Neben der internen Kommunikation erleichtert Beekeeper auch viele administrative Prozesse. HR-Anfragen, Adressänderungen oder Krankmeldungen können nun direkt über die App übermittelt werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Dank vorgefertigter Formulare und klarer Workflows erfolgt die Bearbeitung effizienter, sodass sowohl die HR-Abteilung als auch die Mitarbeitenden profitieren.

Ein weiterer Vorteil ist die digitale Dokumentenbibliothek, in der alle relevanten Unterlagen wie Einsatzpläne, das Mitarbeiterhandbuch oder Informationen zu Fringe Benefits jederzeit abrufbar sind. Dies sorgt für mehr Transparenz und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Informationen haben.

Mehrwerte

Nachhaltiger Erfolg und kontinuierliche Weiterentwicklung

Sportgastro hat nicht nur die Kommunikation verbessert und die Einsatzplanung optimiert, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Unternehmens gestärkt. Die Digitalisierung von Workflows und die stärkere Vernetzung der Mitarbeitenden haben langfristig Ressourcen freigesetzt, die nun anderweitig genutzt werden können. Da Beekeeper stetig weiterentwickelt wird, kann Sportgastro auch in Zukunft von neuen Funktionen profitieren und seine digitale Transformation weiter vorantreiben.

Messbare Erfolge: So verändert Beekeeper Sportgastro nachhaltig

Die Einführung von Beekeeper hat die interne Kommunikation bei Sportgastro nachhaltig verändert. Besonders in der Eventgastronomie, wo Mitarbeitende oft an wechselnden Standorten tätig sind, sorgt die Plattform für eine effizientere Koordination. Die Möglichkeit, sich flexibel für Einsätzen anzumelden, hat nicht nur die Planbarkeit verbessert, sondern auch dazu beigetragen, die Abhängigkeit von externen Arbeitskräften zu reduzieren.

Die App fördert zudem eine aktivere Beteiligung der Belegschaft: über 98% aktive Nutzer, über 500 veröffentlichte Beiträge, 100.000 Chatnachrichten und mehr als 6.500 Reaktionen in den letzten 12 Monaten zeigen, dass die Plattform intensiv genutzt wird. Auch administrative Prozesse wurden spürbar beschleunigt – von HR-Anfragen bis zur Bereitstellung von Dokumenten. Insgesamt hat Beekeeper nicht nur die Kommunikation verbessert, sondern auch die Unternehmenskultur bei Sportgastro nachhaltig gestärkt.

Über Sportgastro

Die Sportgastro AG ist eine Schwestergesellschaft der SC Bern Eishockey AG und betreibt verschiedene
Gastronomiekonzepte und Restaurants in der PostFinance Arena, auf dem gesamten Bernexpo-Areal und in der
Region Bern. Gegründet im Frühjahr 2002 als SCB Restaurations GmbH, wurde das Unternehmen im Zuge der
Expansion in Sportgastro AG umgewandelt. Heute beschäftigt Sportgastro rund 1.000 Mitarbeitende in
Festanstellung und Aushilfspensum und zählt damit zu den wichtigen Arbeitgebern im Raum Bern.

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