Die Personalplanung in der Pflege hat vor allem ein Ziel: Die Versorgung der Patient:innen zu gewährleisten, und das rund um die Uhr und das ganze Jahr über. Darüber hinaus diktiert der Dienstplan allerdings natürlich auch das Leben Ihrer Mitarbeitenden und deren Familien.
Damit bietet der Dienstplan die Chance, mit geschickter Planung die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu fördern und sie langfristig an Ihre Einrichtung zu binden – was angesichts der Personalknappheit im Gesundheitsbereich besonders wichtig ist.
Wer einen Dienstplan in der Pflege erstellt, trägt weitreichende Verantwortung. Denn über Pflegequalität und Mitarbeiterzufriedenheit hinaus dient der Dienstplan auch der Lohnabrechnung und ist außerdem rechtlich gesehen eine Urkunde, die, einmal veröffentlicht, nicht ohne weiteres verändert werden darf. Lesen Sie unsere 11 Tipps für die erfolgreiche Gestaltung von Dienstplänen in der Pflege.
Wer darf den Pflegedienstplan gestalten?
Rechtlich gesehen übt der Arbeitgebende mit der Erstellung des Dienstplans sein Weisungsrecht gegenüber den Mitarbeitenden aus, wann und wo diese ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit abzuleisten haben (§ 106 GewO).
Das heißt: Der Arbeitgebende darf und muss den Dienstplan erstellen. In der Praxis fällt diese Aufgabe meistens an Pflegeleitung oder Personalabteilung.
Aufbau und Inhalte eines Pflegedienstplans
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften dazu, was ein Dienstplan in der Pflege genau enthalten muss. Üblicherweise sollten jedoch folgende Informationen enthalten sein, damit die Pflege im Haus sichergestellt ist:
- Gültigkeitsbereich des Dienstplans, z.B. Abteilung oder Station
- Vor- und Nachname des Mitarbeitenden sowie dessen Position und/oder Qualifikation (z.B. Auszubildende, Pflegefachkraft)
- Soll-Arbeitszeit, Schichtform oder geplante Arbeitszeit
- Abwesenheiten und Urlaubstage
- Nachweise über Mehr- und Feiertagsarbeiten sowie daraus resultierende Ausgleichszeiten
- Rufbereitschaften
- Soll-Ist-Vergleich und Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten
- Datum von Bekanntgabe und Inkrafttreten des Dienstplans
- Unterschriften der Person, die den Dienstplan erstellt hat, sowie der Vorgesetzten, ggf. Kenntnisnahme des Betriebsrats
Mitarbeiterzufriedenheit, rechtliche Vorgaben und vor allem die Qualität der Pflege: Wie bekommen Dienstplangestalter alle Interessen “unter einen Hut”?
Wir haben 11 Tipps für eine reibungslose Dienstplanung.
11 Tipps: Erfolgreiche Dienstplangestaltung in der Pflege
1. Planen Sie die Dienste möglichst weit im Voraus
Der Dienstplan bestimmt das Leben der Pflegefachkräfte und ihrer Familien. Naturgemäß haben Ihre Mitarbeitenden also ein großes Interesse daran, möglichst frühzeitig zu wissen, wann sie Dienst haben.
Es gibt keine gesetzliche Regelung, wie weit im Voraus ein Dienstplan bekannt gegeben werden muss, als Minimum gelten üblicherweise vier Tage Vorlauf, basierend auf §12 Abs. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Es ist jedoch ratsam, den Dienstplan mindestens vier Wochen final bekanntzugeben, besser noch gibt es einen vorläufigen Jahresplan, aus dem Urlaubs- und Dienstzeiten zumindest unverbindlich hervorgehen. Je besser Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten planen können, desto besser wird auch das Betriebsklima sein.
2. Kommunizieren Sie den Pflegedienstplan eindeutig
Planbarkeit ist wichtig für Ihr Pflegepersonal: Kinderbetreuung, Freizeitaktivitäten, eigene Arztbesuche etc. müssen von Ihren Mitarbeitenden um die Dienstzeiten herum geplant werden. Damit sie das tun können, müssen sie sich darauf verlassen können, dass die Zeiten im Dienstplan verbindlich sind.
Kommunizieren Sie die Schichten klar und über einen Kanal, der möglichst einfach für die Mitarbeitenden zu erreichen ist. Ein Aushang im Stationszimmer oder ein ausgedruckter Plan erfordert viel eigenen Aufwand seitens der Pflegekräfte. Eine Mitarbeiter-App ist ideal, um Dienstzeiten direkt zu kommunizieren. Mitarbeitende können ihren Schichtplan jederzeit abrufen, Tauschwünsche einreichen und per Push-Nachricht über Änderungen informiert werden.
3. Kennen Sie Ihre Engpässe im Pflegeteam
Pflege muss an 365 Tagen im Jahr stattfinden, rund um die Uhr. Gerade an Feiertagen und zur Ferienzeit gibt es deshalb regelmäßig Engpässe in der Personalplanung. Berücksichtigen Sie diese Spitzen direkt bei Ihrer Dienstplangestaltung für die Pflegekräfte.
Wird eine Kollegin in absehbarer Zeit in Mutterschutz gehen? Wann sind die Unterrichtszeiten Ihrer Auszubildenden? Nimmt ein Kollege an einer Fortbildung teil? Wann sind die beliebtesten Urlaubszeiten und wann findet die Einarbeitung des neuen Kollegen statt? Berücksichtigen Sie vorhersehbare Engpässe in Ihrer Jahresplanung und berechnen Sie die Schichtstärken entsprechend.
Unvorhergesehene Änderung in den Schichten? Kommunizieren Sie direkt mit Ihrem Pflegeteam.
4. Gehen Sie davon aus, dass sich etwas ändert
Auch bei bester Planung: Seien Sie dafür gewappnet, dass es kurzfristige Änderungen am Schichtplan geben wird. Insbesondere Krankheitsausfälle der Mitarbeitenden können die Dienste durcheinanderwirbeln.
Wichtig zu wissen: Sie können zwar Kollegen bitten, kurzfristig einzuspringen und auf ihre Freizeit zu verzichten. Allerdings sind diese nicht dazu verpflichtet, zusätzliche Dienste zu übernehmen. Wenn sie es tun, fällt außerdem natürlich ein zusätzlicher Freizeitausgleich an.
Berücksichtigen Sie deshalb schon bei der Dienstplangestaltung, dass es unvorhergesehene Ausfallzeiten geben wird und planen Sie nicht alle Stunden Ihrer Beschäftigten ein. Eine Auslastung von 80% hat sich bewährt und gibt Ihnen Spielraum, um auf kurzfristige Änderungen flexibel zu reagieren und die Pflege der Patient:innen sicherzustellen.
5. Bleiben Sie fair in der Gestaltung des Dienstplans
Jede Pflegekraft hat andere Präferenzen: Einer arbeitet gern in der Frühschicht, dem nächsten macht es nichts aus, an Silvester zu arbeiten und die dritte ist alleinerziehend und an Öffnungszeiten von Kita und Krippe gebunden. Kennen und berücksichtigen Sie die Präferenzen Ihres Teams, soweit möglich.
Fragen Sie Ihre Pflegekräfte nach deren persönlichen Dienstpräferenzen. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Dienstzeiten zumindest teilweise mitbestimmen können und auf persönliche Wünsche Rücksicht genommen wird, fördert das sowohl Teamzusammenhalt und Mitarbeiterzufriedenheit als auch Loyalität Ihrer Einrichtung gegenüber.
6. Berücksichtigen Sie gesetzliche Anforderungen
Für Pflegekräfte gelten im Wesentlichen dieselben Regeln aus dem Arbeitsschutzgesetz, die auch für Mitarbeitende anderer Branchen gelten.
Berücksichtigen Sie bei der Dienstplangestaltung, dass die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten wird – teilen Sie die Pflegenden für mehr Stunden ein, ist auf einen entsprechenden Freizeitausgleich zu achten. Das gilt insbesondere bei Diensten an Sonn- und Feiertagen. Mindestens 15 Sonntage im Jahr und zwei Wochenenden im Monat müssen außerdem arbeitsfrei sein, darüber hinaus Ruhezeiten von wenigstens elf Stunden zwischen zwei Diensten eingehalten werden. Ein Wechsel von Spät- auf Frühschicht über Nacht ist also nicht gestattet.
In der Praxis sind diese Anforderungen für Dienstplangestaltende in der Pflege kaum mehr umsetzbar, zu drastisch der Fachkräftemangel. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Blick behalten und versuchen, sie mit einer schonenden Schichtplanung zu entlasten. Das gelingt insbesondere, wenn Sie sie in die Planung einbeziehen und auf persönliche Anliegen Rücksicht nehmen, siehe Punkt 5.
7. Beachten Sie besondere Bedürfnisse des Pflegepersonals
Neben persönlichen Wünschen haben einige Beschäftigte weitere besondere Bedürfnisse: Für Schwangere, Jugendliche und Schwerbehinderte gilt, dass gewisse tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden dürfen.
Planen Sie Schichten mit einer Mitarbeiter App im Gesundheitswesen, in der Sie die Bedürfnisse einzelner Personengruppen hinterlegen. Das erleichtert Ihnen die Dienstplangestaltung, da Sie die jeweiligen Höchstarbeitszeiten einfacher berücksichtigen und umsetzen können.
8. Gestalten Sie Schichten möglichst schonend für die Pflegefachkräfte
Schichtarbeit ist eine große Belastung für den menschlichen Organismus, das haben zahlreiche Studien inzwischen bewiesen. Planen Sie daher Schichtwechsel für Ihre Pflegekräfte möglichst schonend:
- Mehr als drei Nachtschichten in Folge sind zu vermeiden
- Geben Sie einen rollierenden Plan vor: Auf Frühschicht folgt Spätschicht und dann Nachtschicht – nicht umgekehrt
- Planen Sie nicht mehr als sieben aufeinanderfolgende Arbeitstage ein
- Sorgen Sie für ausreichend lange Ruhepausen zwischen den Schichten
9. Binden Sie den Betriebsrat ein
Haben Sie einen Betriebsrat im Haus? Dann binden Sie diesen in die Schichtplanung mit ein. Der Betriebsrat hat eine Vermittlerfunktion zwischen Arbeitgebendem und Gesundheitspersonal, seine Aufgabe ist es darauf zu achten, dass das Arbeitszeitgesetz und weitere Regeln zum Schutz der Arbeitnehmenden eingehalten werden, wie etwa Ruhezeiten und Anforderungen an Sonntagsarbeit.
Nutzen Sie einen guten Draht zum Betriebsrat, um mit sensibler Dienstplangestaltung die Mitarbeiterbindung an Ihr Haus zu steigern.
10. Wahren Sie den Datenschutz
Auch für die Kommunikation in der Pflege gilt der Datenschutz. Das heißt: Es ist nicht zulässig, den Dienstplan für alle sichtbar etwa im Stationszimmer auszuhängen oder ihn an alle im Team auszuhändigen – es sei denn, alle im Dienstplan genannten Personen haben dem ausdrücklich zugestimmt.
Es gibt seitens Ihres Pflegeteams keinen Anspruch darauf, die Dienstpläne der gesamten Station zu kennen. Datenschutzrechtlich stehen Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie den jeweiligen Dienstplan nur mit der Pflegekraft teilen, für die er gilt.
11. Nutzen Sie ein Online-Planungstool
Dienstpläne auf Papier oder erstellt in Excel sind ein Relikt der Vergangenheit. Die digitale Transformation im Gesundheitswesen ist auch bei der Dienstplangestaltung angekommen und Online-Tools wie Beekeeper ermöglichen sowohl eine einfache Einteilung der Schichten als auch die reibungslose Kommunikation der Arbeitszeiten an die Mitarbeitenden.
Im Schichtplanungs-Tool von Beekeeper hinterlegen Sie Fortbildungszeiten, Urlaube und Höchstarbeitszeiten, so dass diese in der Personalplanung automatisch berücksichtigt werden. Anschließend kommunizieren Sie direkt per Dienstplan-App an Ihre Pflegekräfte. Gibt es Änderungswünsche, können auch diese ganz einfach in der App eingereicht und bearbeitet werden.
Fazit: Nutzen Sie die Dienstplanung in der Pflege für mehr Mitarbeiterzufriedenheit
Die Schichtplanung kann leicht zum Zankapfel werden. Mit etwas Sensibilität für die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden und einer einfachen Kommunikation der Arbeitszeiten jedoch fördert eine günstige Dienstplangestaltung in der Pflege den Zusammenhalt im Team und damit die langfristige Bindung an Ihre Einrichtung.
Mehr Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Fluktuation.
