Die Mitarbeiterfluktuation ist in den meisten Unternehmen in den letzten Jahren angestiegen. Insbesondere in Berufsfeldern, in denen Fachkräfte rar sind, kommt es immer wieder vor, dass ein Konkurrenzunternehmen eine Arbeitskraft abwirbt. Das kann schwere Folgen haben. Es ist nicht nur schwierig, neue Mitarbeitende zu finden. Darüber hinaus ist es notwendig, diese einzuarbeiten. Dieser Prozess ist aufwendig und mit erheblichen Kosten verbunden. Außerdem passieren während dieser Zeit häufig Fehler, die sich negativ auf die Produktivität auswirken.
Gerade in Unternehmen, in denen die Fluktuation hoch ist, ist deshalb ein professioneller Plan für die Einarbeitung von großer Bedeutung. Dieser gibt vor, wie Sie bei der Einarbeitung vorgehen und welche einzelnen Schritte dabei zu erledigen sind. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, welche Vorteile dieses Hilfsmittel bietet und wie Sie bei der Erstellung vorgehen. Darüber hinaus gehen wir auf die Einarbeitungsplan Vorlage ein, mit der Sie in kurzer Zeit sehr hochwertige Ergebnisse erzielen.
Was macht eine effektive Einarbeitung aus?
Die Einarbeitung – in vielen Betrieben heutzutage auch als Onboarding bezeichnet, stellt eine kritische Phase für ein Unternehmen dar. Ein Problem besteht häufig darin, dass die neue Arbeitskraft nicht über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügt. Das ist besonders häufig der Fall, wenn es sich um eine sehr spezielle Tätigkeit handelt, die in dieser Form nicht ausreichend in der Ausbildung oder beim Studium zur Sprache kommt. Ein weiteres Problem besteht darin, dass sich die neuen Mitarbeitenden erst an den neuen Workflow gewöhnen müssen. Hierbei haben viele Betriebe eine ganz eigene Vorgehensweise. Bis ein Rädchen ins andere greift, vergeht viel Zeit. Die Einarbeitung dient dazu, diese Probleme zu überwinden. Dabei ist es sehr wichtig, dass dieser Prozess alle erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten übermittelt. Darüber hinaus sollte er so schnell wie möglich ablaufen. Die Einarbeitung ist kostenintensiv, sie verbraucht wertvolle Arbeitszeit und sie führt zu einer reduzierten Produktivität. Je schneller sie beendet ist, desto geringer sind die Kosten dafür. Deshalb sollten Sie ein System entwickeln, das alle erforderlichen Kenntnisse schnell und präzise vermittelt.
Warum ist ein Einarbeitungsplan gerade heute so wichtig?
Früher erfolgte die Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden meistens, indem diese in direktem Kontakt mit ihren Kollegen ihre Aufgaben erlernten. Zuerst schauten sie ein paar Mal zu, dann erledigten sie die Tätigkeit selbst. Sollte später nochmals ein Problem auftreten, konnten sie die übrigen Fachkräfte in der Umgebung einfach kurz fragen. Diese Vorgehensweise ist jedoch heutzutage in den meisten Betrieben nicht mehr praktikabel. Dafür sind viele Gründe verantwortlich. Beispielsweise arbeiten immer mehr Menschen räumlich getrennt von den Kollegen. Das erschwert den persönlichen Kontakt. Außerdem sind die meisten Tätigkeiten wesentlich komplexer geworden. Deshalb reicht es nicht mehr aus, einfach eine Weile zuzuschauen. Oftmals sind viele spezifische Informationen für die Ausübung einer Tätigkeit erforderlich. Wenn Sie hingegen mit einem Einarbeitungsplan neue Mitarbeiter einlernen, gehen Sie strukturiert und geordnet vor. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen richtig ankommen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Punkte, die für einen detaillierten Plan für die Einarbeitung sprechen.
Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel führt dazu, dass viele Unternehmen Mitarbeitende einstellen müssen, die eigentlich nicht richtig qualifiziert sind. Das macht eine gute Einarbeitung noch wichtiger. Deshalb ist es unverzichtbar, diese Aufgabe sorgfältig zu planen.
Mitarbeiterbindung
Sollte ein Mitarbeiter das Gefühl haben, dass er seine Aufgaben nicht richtig versteht, führt das häufig dazu, dass er frustriert ist und sich eine andere Stelle sucht. Ein guter Einarbeitungsplan kann dieses Problem verhindern und dadurch die Mitarbeiterbindung verbessern.
Erfolg der Einarbeitung
Wenn Sie bei der Einarbeitung gut strukturiert vorgehen, erhöhen Sie die Erfolgsaussichten. Sie sollten dabei alle wichtigen Inhalte leicht verständlich übermitteln. Außerdem ist es wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden diese Informationen bei Bedarf auch nochmals nachlesen können. All das erreichen Sie mit einem sorgfältig ausgearbeiteten Plan für die Einarbeitung.
Sicherheit
Der Einarbeitungsplan vermittelt auch Aspekte der Arbeitssicherheit. Diese sollten ganz am Anfang im Mittelpunkt stehen. Auf diese Weise kann die Einarbeitung Unfälle verhindern.
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Was macht einen professionellen Einarbeitungsplan aus?
Die Qualität des Einarbeitungsplans hat großen Einfluss darauf, wie das Onboarding abläuft. Deshalb stellen wir Ihnen nun vor, wie Sie diesen professionell erstellen.
Einarbeitungsplan – verschiedene Phasen berücksichtigen
Der Einarbeitungsplan sollte verschiedene Phasen haben. Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Stellen Sie den neuen Mitarbeitenden bereits vorab einige grundlegende Informationen bereit, damit sie sich vor Arbeitsantritt einlesen können. Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die intensive Phase der Einarbeitung. Während dieser Zeit müssen Sie alle relevanten Kenntnisse vermitteln. Je nach Tätigkeit dauert dies zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen. Während der darauffolgenden Wochen und Monate sollte die neue Arbeitskraft ihre Tätigkeit bereits weitgehend selbstständig erledigen können. Dennoch ist es wichtig, dass ein Ansprechpartner für Fragen bereitsteht und dass die wichtigsten Informationen der Einarbeitung noch verfügbar sind.
Einarbeitungsplan: Vorlage,
Professionelle Ergebnisse erzielen Sie, indem Sie anhand einer Vorlage den Einarbeitungsplan erstellen. Damit fällt diese Aufgabe leichter und außerdem stellt sie sicher, dass sie alle Aspekte berücksichtigen.
5 Tipps zum Erstellen des Einarbeitungsplans
Wenn Sie einen Einarbeitungsplan erstellen, fällt diese Aufgabe zunächst sicherlich nicht leicht – insbesondere falls Sie diese bisher noch nie erledigt haben. Deshalb geben wir Ihnen nun einige Tipps, wie Sie dabei am besten vorgehen können.
1. Die wichtigsten Inhalte mit den Kollegen herausarbeiten
Ein großes Problem beim Erstellen des Einarbeitungsplans besteht darin, zu entscheiden, welche Informationen Sie dabei übermitteln sollten. Sollte in Ihrem Betrieb eine SOP (Standard Operating Procedure) bestehen, ist es selbstverständlich notwendig, diese aufzunehmen. Alle weiteren Details kennen jedoch die Kollegen am besten, die die entsprechende Tätigkeit tagtäglich ausüben. Sprechen Sie mit diesen entweder direkt oder nutzen Sie ein technisches Hilfsmittel wie die Mitarbeiter App von Beekeeper.
2. Vorlagen nutzen
Falls Sie für den Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter Vorlagen verwenden, reduziert das den Aufwand und verbessert die Ergebnisse. Mit Beekeeper erhalten Sie nicht nur eine Vielzahl von Vorlagen, um Informationen einzuholen und Wissen zu vermitteln, sondern können den Einarbeitungsprozess praktisch automatisieren.
3. Plan digital erstellen
Digitale Hilfsmittel erleichtern es, einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Die Mitarbeiter App von Beekeeper verfügt beispielsweise über vielfältige Planungs- und Kommunikations-Tools. Außerdem sind passende Vorlagen vorhanden. Auf diese Weise können Sie nicht nur den Plan erstellen. Darüber hinaus eignet sich dieses Hilfsmittel hervorragend, um die Informationen für die Einarbeitung effizient an die neue Arbeitskraft weiterzuleiten. So kann sie diese genau dann abrufen, wenn sie sie benötigt.
4. Längeren Zeitraum einplanen
Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist nicht in den ersten Arbeitstagen erledigt. Dabei handelt es sich um einen längeren Prozess, der bereits vor der eigentlichen Arbeitsaufnahme beginnt. Auch danach geht er – wenn auch mit geringerer Intensität – noch lange weiter. Geben Sie daher keine zu knappen Zeiten vor.
5. Erfolg überprüfen
Überprüfen Sie regelmäßig den Erfolg der Einarbeitung. Besuchen Sie den neuen Mitarbeiter oder kommunizieren Sie mit ihm über die Mitarbeiter App. Fragen Sie, wie die Arbeit verläuft und in welchen Bereichen es noch Probleme gibt. So können Sie die Maßnahmen anpassen.
Zusammenfassung
Die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden – und damit auch der Einarbeitungsplan – gewinnt in den meisten Unternehmen immer weiter an Bedeutung. Deshalb wird eine sorgfältige Planung mit digitaler Unterstützung hierbei immer wichtiger. Eine wesentliche Ursache hierfür ist der Fachkräftemangel. Dieser wirkt sich auch noch auf viele andere Bereiche aus. Wie der Fachkräftemangel das Mitarbeitererlebnis für gewerbliche Arbeitskräfte nachhaltig verändert, lesen Sie in unserem Frontline Trends Report 2022.